Feedback geven vinden we vaak lastig, maar onderschat ook het ontvangen van feedback niet. Vooral als je te horen krijgt dat jouw manier of jouw gedrag beter kan. Dat kan nog wel eens hard aankomen en persoonlijk worden opgevat. Maar met de regels om feedback te ontvangen wordt het vast gemakkelijker.
Negatieve en positieve feedback ontvangen
Misschien herken jij de volgende uitspraak wel: “Feedback is een cadeautje”. Krijg jij daar ook een allergische reactie van? Met deze uitspraak wordt bedoeld dat de feedbackgever de tijd en moeite neemt om je iets te geven. Hij had het ook niet kunnen zeggen of het achter je rug om kunnen zeggen. In plaats daarvan neemt hij echt de tijd om het aan jou persoonlijk te zeggen. Maar dat de ander je een cadeau geeft wil niet zeggen dat je ook automatisch blij bent met het cadeau. Feedback ontvangen kan soms nog best lastig zijn. En daar ben je echt niet de enige in.
Negatieve feedback ontvangen
“Iemand gaat zeggen wat ik allemaal niet goed doe.” Als je deze manier van denken aanhoudt, zal alle feedback lastig zijn om te krijgen. Probeer feedback krijgen te zien als een mogelijkheid om te leren. Je krijgt de kans om te veranderen en jouw werkrelatie of prestatie te verbeteren. Zie het als een verzoek, niet als een persoonlijke aanval of opdracht. Die ander zegt het niet om je af te kraken, maar om je te helpen groeien. Dit kan al helpen met het ontvangen van negatieve feedback.
En ook als je dat weet kan het toch nog voelen als een stomp in je maag. Dat is je eerste, primitieve reactie. Blijf rustig en tel eventueel tot 10 voor je reageert. Dan kun je de tijd nemen om er even over na te denken.
Positieve feedback ontvangen
Positieve feedback écht ontvangen is soms ook best lastig. In plaats van het compliment aan te nemen denken we dat onze prestaties het compliment niet waard zijn of dat een ander het beter heeft gedaan. Of de feedback klopt wel, maar we willen niet arrogant overkomen. We gaan de positieve feedback saboteren door het weg te wuiven, de aandacht naar de ander te verleggen of door het kleiner te maken (lees complimenten ontvangen zonder te blozen). En dat terwijl je eigenlijk alleen maar ‘Dank je wel’ hoeft te zeggen.
Regels voor feedback ontvangen
Met deze 7 regels in je achterhoofd gaat het jouw zeker lukken om effectief en krachtig te reageren op feedback. Lukt dat niet gelijk, blijf oefenen. Nieuw gedrag toepassen duurt namelijk even voordat het je goed afgaat.
- Eerst luisteren. Kijk de ander aan en laat de ander merken dat je luistert door bijvoorbeeld te knikken. Laat de ander uitpraten.
- Vat samen en vraag door. Dit is het punt waarop je kijkt of je de ander goed begrepen hebt en doe je navraag over onduidelijkheden. Dit doe je door open vragen te stellen. Als je het niet helemaal herkent kun je ook vragen om een voorbeeld.
- Laat de ander merken wat het met je doet. Zeg bijvoorbeeld “Hier schrik ik van” of “Dit overvalt me”.
- Geef jezelf en de ander ruimte om te reageren. Dat doe je door een stilte te laten vallen. Hiermee geef je de ander tijd om nog meer te vertellen en te ventileren. Zo kom je er ook achter waarom het belangrijk is voor de ander. Neem de tijd om te reageren en haal een paar keer adem om rustig te worden.
- Denk na over de feedback. Op welke punten zou de ander weleens gelijk kunnen hebben en op welke punten ben je het er niet mee eens? Waar herken je je wel of niet in? En in hoeverre ben je bereid om jouw gedrag te veranderen? Het kan ook zijn dat je wat meer tijd nodig hebt om erover na te denken. Geef dit aan bij de feedbackgever en kom er later op terug.
- Zoek samen naar oplossingen. Toon initiatief en kom zelf met een mogelijke oplossing en check dit bij de ander. Je kunt het ook de ander vragen: “Wat zou ik anders kunnen doen?” of “Wat verwacht je van mij?” of doe het samen: “Hoe kunnen we dit samen oplossen?”
- Bedank de ander. De ander neemt de moeite om aandacht hieraan te besteden en voor de ander is feedback geven ook niet altijd even makkelijk. Daarnaast geeft de ander jou de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen.
Valkuilen en tips bij feedback ontvangen
Er zijn meerdere valkuilen waar je in kunt stappen bij het ontvangen van feedback. We hebben ze op een rij gezet en de tips wat je dan beter kunt doen erachter gezet.
| Doe niet dit (valkuil) | Maar doe dit (tip) |
| Verdedigen: “Ja, maar…”, “Dat was alleen deze keer!” | Het is de zienswijze van de ander. Wees nieuwsgierig in plaats van je te verdedigen. |
| Ontkennen: “Dat is niet waar!” | Stel een vraag: “Hoe zie jij dat?” |
| Verklaren: “Dat komt omdat Piet…” | Kijk naar de toekomst in plaats van het verleden. Hoe ga je verder? |
| Persoonlijk opvatten: “Dus je vindt dat ik slecht ben”. | Het gaat om het gedrag dat je hebt laten zien in een bepaalde situatie. Niet om jou persoonlijk. |
| Omdraaien: “Alsof jij altijd zo lekker op tijd komt!” | Blijf bij de situatie. Kies een ander moment om de ander feedback te geven. |
| Emotioneel reageren: je wordt boos of gaat huilen. | Tel tot 10 en als dat niet helpt, geef dan aan dat het beter is het gesprek op een ander moment te vervolgen. |
Training feedback geven en ontvangen
Om goed te kunnen oefenen met feedback ontvangen kun je wachten totdat een collega feedback geeft. Maar je kunt ook zelf actief feedback aan collega’s vragen. Want hoe meer je oefent met feedback ontvangen, hoe gemakkelijker het zal worden.
Daarnaast kun je ook oefenen met ontvangen en geven van feedback in een training. Omdat feedback geven en ontvangen een van de belangrijkste communicatiemiddelen is om te groeien op de werkplek, heeft IMK Opleidingen het in meerdere trainingen opgenomen. Zo zit het in de trainingen Effectief communiceren op de werkvloer en Persoonlijke effectiviteit, maar ook in onze leiderschapstrainingen, zoals Praktisch leidinggeven op de werkvloer voor de doorgegroeide vakmens of in de training De effectieve teamleider die meer gericht is op de kantooromgeving. En wil je echt de focus houden op het geven en ontvangen van feedback? Dan is de tweedaagse training Feedback geven interessant. Kijk gerust op de website of neem contact op met een van onze studieadviseurs.
De meest gestelde vragen over dit onderwerp beantwoord:
Hoe bedank je iemand voor feedback?
Je bedankt iemand voor het geven van feedback door te zeggen: ”Dank je wel” of “Dank je wel dat je de tijd hebt genomen me dit te vertellen”
Wat als je het niet eens bent met de feedback?
Als je het niet eens bent met de ontvangen feedback kun je dat zeggen tegen de feedbackgever. Je kunt dan bijvoorbeeld zeggen: “Ik heb gehoord wat je zei maar ik ben het niet met je eens. De reden is …”
Wat moet je niet doen bij het ontvangen van feedback?
Wat je niet moet doen bij het ontvangen van feedback is direct in de verdediging schieten of ontkennen. De ander direct aanspreken op zijn eigen gedrag is ook niet aan te raden. Boos worden of emotioneel reageren is ook niet handig bij het ontvangen van feedback.
