Duidelijke werkafspraken maken binnen je team

24 januari 2024

Succesvol samenwerken met collega’s in een team of een project vraagt om goede afspraken maken met elkaar. Zonder werkafspraken te maken, is de kans groot dat iedereen maar wat doet en dat er misverstanden ontstaan. Maar hoe maak je nou goede afspraken met collega’s en wat doe je als anderen zich er niet aan houden?

Wat is een werkafspraak?

Een werkafspraak kun je zien als richtlijn hoe je als groep wilt samenwerken. Door samenwerkingsafspraken te maken weet iedereen wat er verwacht wordt (in plaats van aannames te doen) en hoe je als team met elkaar omgaat. Loopt het anders dan afgesproken? Dan kun je verwijzen naar de eerder gemaakte werkafspraken (‘Barry, de whatsappgroep is bedoeld voor korte werkgerelateerde zaken, niet om vakantiefoto’s te delen.’)

✨ Download onze gratis whitepaper: Waarom sterke teams tóch vastlopen ✨

Waarom zijn goede werkafspraken belangrijk?

Goede werkafspraken zorgen voor duidelijkheid en gedeelde verwachtingen. In plaats van te werken op basis van aannames of persoonlijke voorkeuren, spreek je concreet af hoe je met elkaar samenwerkt. Dat voorkomt misverstanden en maakt het makkelijker om elkaar aan te spreken, zonder dat het persoonlijk wordt. Je verwijst immers naar een gezamenlijke afspraak.

Daarnaast zorgen werkafspraken voor een efficiënte en eenduidige werkwijze. Iedereen weet wat er van hen verwacht wordt, hoe communicatie verloopt en hoe je met deadlines, feedback of bereikbaarheid omgaat. Dat bespaart tijd, voorkomt irritatie en versterkt de samenwerking.

Nooit te laat voor goede samenwerkingsafspraken

Natuurlijk is het slim om werkafspraken meteen bij de start van een project of team te maken, maar gaandeweg kun je ze alsnog introduceren. Merk je bijvoorbeeld dat dingen stroef lopen, dat verwachtingen verschillen of dat er onduidelijkheid ontstaat? Dan is dat een goed moment om de groepsafspraken te (her)formuleren. En ook als alles goed gaat, kunnen werkafspraken helpen om het werk nog soepeler en productiever te laten verlopen.

Waar kun je werkafspraken over maken?

Je kunt werkafspraken maken over allerlei aspecten van de samenwerking. Denk bijvoorbeeld aan:

• Communicatie: Welke kanalen gebruik je waarvoor? Hoe snel reageer je op berichten of e-mails?
• Tijd en planning: Hoe ga je om met deadlines, vergadertijden en vertragingen?
• Taken en verantwoordelijkheden: Wie doet wat, en hoe wordt dat afgestemd of vastgelegd?
• Feedback en aanspreken: Hoe geef je elkaar feedback? En wat spreek je af over de toon en het moment?
• Bereikbaarheid en beschikbaarheid: Wanneer ben je bereikbaar, en wat zijn de afspraken over werk-privébalans?
• Samenwerking en overlegstructuur: Hoe vaak stem je af, hoe houd je elkaar op de hoogte, en hoe worden besluiten genomen?

Door deze thema’s samen te bespreken, krijg je zicht op wat belangrijk is voor jullie manier van samenwerken.

Voorbeelden van werkafspraken

Goede werkafspraken zijn concreet, duidelijk en praktisch toepasbaar. Hieronder een aantal voorbeelden:

• We beantwoorden e-mails op werkdagen binnen 24 uur.
• We gebruiken Slack voor korte vragen en e-mail voor inhoudelijke communicatie.
• We starten elke werkdag om 9.00 uur met een kort overleg van maximaal 15 minuten.
• Na 17.00 uur reageren we alleen op urgente berichten.
• Iedereen werkt na elke meeting zijn eigen actiepunten en updates direct bij in het gedeelde projectdossier.
• Feedback geven we onder vier ogen, zo concreet mogelijk en altijd op gedrag, niet op de persoon.
• Als je een taak niet op tijd af krijgt, laat je dat minimaal één dag van tevoren weten.
• Tijdens vergaderingen leggen we telefoons weg, tenzij het voor het overleg nodig is.

Stappenplan voor goede samenwerkingsafspraken

Hoe kun je als team samen goede groepsafspraken maken? Als teamleider neem je natuurlijk het voortouw en kun je deze stappen volgen:

1. Bepaal samen waar behoefte aan is – Start met een open gesprek: waar loopt de samenwerking nu soepel? Waar ontstaan knelpunten of irritaties? Laat teamleden voorbeelden delen en maak duidelijk dat het doel is om de samenwerking te verbeteren, niet om regels op te leggen.
2. Kies de belangrijkste thema’s – Richt je op de onderwerpen die het meest impact hebben: communicatie, deadlines, overleg, feedback, etc. Beperk je tot de kern: liever een paar duidelijke afspraken die écht effect hebben, dan een lange lijst met onzinnigheden die niemand naleeft.
3. Formuleer afspraken concreet en werkbaar –Vermijd vage afspraken zoals “We communiceren duidelijker.” Spreek liever gedragsgericht af: wat doen we wél, wanneer, en hoe? Bijvoorbeeld: “We starten elke dinsdag om 09.00 uur met een kort weekoverleg van 30 minuten.”
4. Zorg voor draagvlak en check ieders beeld – Check actief of iedereen achter de afspraken staat en hetzelfde beeld heeft. Vraag door: wat versta jij onder ‘bereikbaar zijn’? Stimuleer dat teamleden meepraten, ook als ze het ergens niet mee eens zijn. Probeer iedereens mening mee te nemen.
5. Leg afspraken vast en maak ze zichtbaar – Zet de afspraken op een centrale plek, bijvoorbeeld op het (digitale) projectbord, in het teamoverzicht of in een gedeeld document. Zo kun je er later makkelijk op terugkomen.
6. Geef als leidinggevende het goede voorbeeld – Probeer zelf de afspraken zo goed mogelijk na komen. Ben je zelf rommelig met afspraken of onduidelijk in communicatie? Dan verliezen ze snel kracht. Stimuleer teamleden om jou er ook op aan te spreken wanneer (ze het gevoel hebben dat) je afspraken niet nakomt.
7. Evalueer en stel bij – Plan een vast moment (bijv. eens per kwartaal of na een projectfase) om te bespreken of de afspraken nog werken, waar teamleden tegenaan lopen en welke wijzigingen gemaakt moeten worden. Zo blijft het levend en ontwikkelt de samenwerking mee.

Tips voor goede werkafspraken met collega’s

Afspraken maken is op zich niet zo moeilijk. Maar als je wilt dat ze nagekomen worden, is het handig om rekening te houden met een aantal zaken:

• Overdrijf het niet: maak liever twee heldere basisafspraken dan tien verschillende afspraken die niemand onthoudt.
• Maak de werkafspraken gezamenlijk: zo zorg je ervoor dat iedereen zich erbij betrokken voelt.
• Check of iedereen achter de afspraken staat: kan niet iedereen zich vinden in de afspraak? Vraag dan goed door wat voor beeld iemand erbij heeft en waar de twijfel zit.
• Maak verwachtingen helder: hoe ziet gedrag eruit dat past bij de afspraak? Bijvoorbeeld: jullie spreken af dat de team overleggen op tijd moeten beginnen en eindigen. Wat voor gedrag hoort daarbij? Betekent dat dat je nooit te laat mag komen of betekent het dat je tijdig laat weten dat je later komt? Stem dat goed met elkaar af zodat de verwachtingen helder zijn.
• Evalueer de afspraken regelmatig: wat werkt goed en wat werkt minder goed. Zijn de groepsafspraken helpend of belemmeren ze juist? Sta open voor elkaars feedback en luister naar elkaar.
• Leg de afspraken vast: zorg dat de afspraken op papier staan en dat ze goed terug te vinden zijn. Zet ze bijvoorbeeld op de mail of hang ze op het (digitale) planningsbord.

Afspraken maak je om effectiever samen te werken. Zorg daarom dat de werkafspraken bijdragen aan de gestelde projectdoelen.

Wat doe je als collega’s zich niet aan de afspraken houden?

Je kunt samen overeenstemming bereiken over werkafspraken en toch zal het voorkomen dat collega’s zich er niet aan kunnen of willen houden. Wat doe je dan? Wij maakten hier een stappenplan voor.

1. Gedrag

Benoem het gedrag zo concreet mogelijk en zonder oordeel.

• “We hadden afgesproken dat je dit vandaag af zou hebben, zodat we de volgende stap kunnen zetten binnen ons project.
• “Ik merk dat jij vandaag en vorige week de afgesproken acties voor de projectteamvergadering niet afgerond hebt.”

2. Gevolg

Geef het effect van het gedrag op jou en/of het resultaat.

• “Hierdoor loopt ons project vertraging op.”

3. Geef je gevoel of grens aan.

• “Ik merk dat ik me hieraan ga ergeren.”
• “Dit is niet volgens de afspraken die we gemaakt hebben.”

4. Geef ruimte voor reactie en check of de ander jou heeft begrepen.

• Laat een stilte vallen.
• Geef ruimte voor reactie.
• Toon begrip, ga niet in discussie.
• Stel bijvoorbeeld een vraag:
“Wat maakt dat je de afspraken niet nakomt?”
“Vanwaar dat je dit doet?”

5. Gewenst

Geef concreet aan wat je wilt.

• “Kunnen we afspreken dat ….”
• “Ik wil je vragen of je ….”

6. Afspraak

Het maken van afspraken met collega’s en elkaar daarop aanspreken bevordert de samenwerking, het werkplezier en het vergroot de productiviteit en effectiviteit. De onderlinge communicatie verbetert, er ontstaan minder misverstanden en het stimuleert groei en ontwikkeling. Win-win-win!

Meer leren?

Wil jij beter leren communiceren op je werk? De cursus Effectief communiceren op de werkvloer is speciaal ontwikkeld voor medewerkers die hun communicatieve vaardigheden willen verbeteren.

Werk jij regelmatig in projectteams en wil je beter leren communiceren met projectleden maar ook met andere stakeholders? Dan is de training Communicatie in en rond projecten iets voor jou. Deze training is speciaal ontwikkeld voor alle betrokkenen bij een project. Of je nu projectleider, projectmedewerker, meewerkend voorman of stafmedewerker bent, met deze training kun je jouw communicatieve vaardigheden verbeteren binnen een projectomgeving.