Een praktijkvoorbeeld van een effectief onboarding programma

Een onboarding voorbeeld is fijn ter inspiratie om een onboarding programma samen te stellen. Want onboarding is meer dan alleen ervoor zorgen dat een nieuwe collega de eerste werkdag of werkweek doorkomt en zo snel mogelijk is ingewerkt. Een goede onboarding begint al op het moment dat de arbeidsovereenkomst is getekend en duurt gemiddeld tot zo’n 3 maanden na de eerste werkdag. De vraag is alleen: hoe ziet zo’n onboarding programma er dan uit? Lisa Wahle, HR-medewerker bij IMK Opleidingen legt uit hoe wij dat doen en deelt een voorbeeld.

Wat is het belangrijkste van een onboarding programma voor nieuwe medewerkers?

Lisa: “Het allerbelangrijkste is dat je duidelijkheid biedt.”

Dat kan over alles gaan: wat wordt er van de nieuwe medewerker verwacht in zijn functie, maar ook: hoe doen we het met de lunch, hoe open je het pand, hoe laat begint de werkdag, hoe zit het met pauzes, wie ruimt de vaatwasser in, hoe sluit je af, hoe log je in. Wees duidelijk over dingen die van belang zijn voor de samenwerking, de cultuur en het werk zelf.

Lisa: “Bij ons hebben we bijvoorbeeld de afspraak dat als je het pand binnenkomt, dat je dan iedereen even gedag zegt. Dat vinden we heel belangrijk, dus daar zijn we vanaf de eerste werkdag heel duidelijk over.”

Spreek af wie er verantwoordelijk zijn voor de onboarding. “Zo vind ik dat ik als HR-medewerker in elk geval verantwoordelijk ben voor de HR-processen zoals de arbeidsovereenkomst, het bespreken van het personeelshandboek maar ook het regelen van de werkmiddelen zoals in ons geval een laptop, headset, een bureau, inloggevens etc. Het inwerken op de inhoud van de functie is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de teamcollega’s.”

Onboarding nieuwe medewerkers, een voorbeeld

Een onboardingsprogramma bestaat uit meerdere fases. Lisa deelde de onboarding op in globaal drie delen.

1. Terugblik afgelopen periode tot de eerste werkdag

Omdat duidelijkheid essentieel is, is terugblikken op de periode voorafgaand aan de eerste werkdag ook onderdeel van de onboarding. Zo kan de nieuwe medewerker zelf ook checken of alles aan bod is gekomen.

Wat is er allemaal gebeurd vanaf het moment van het tekenen van de arbeidsovereenkomst tot de eerste werkdag? Denk aan:

• gesprekken met HR, directie, leidinggevende, collega’s;
• tekenen van de arbeidsovereenkomst;
• rondleiding op kantoor en
• voorstellen nieuwe collega.

2. Vooruitblik 1e werkdag en de 1e werkweek

Wat staat de nieuwe collega te wachten? Denk aan:

• een afspraak met HR over HR-regelingen zoals verlof, vakantie, ziekte, arbeidsvoorwaarden etc.
• een inwerkschema zodat helder is welke werkzaamheden geleerd worden de komende tijd;
• kennismaken met systemen;
• meelopen met directe collega’s zodat duidelijk wordt hoe een gemiddelde werkdag eruit ziet;
• kennismakingsgesprekken met collega’s van andere afdelingen en
• nadere kennismaking met directie of MT.

3. Na de proeftijd

In de meeste gevallen duurt de proeftijd een maand. Evalueer uiterlijk een week voordat de proeftijd verloopt hoe het de collega vergaan is. En bespreek natuurlijk ook of de proeftijd omgezet wordt in een (tijdelijke) overeenkomst. Is iedereen positief? Dan gaat de onboarding verder en kun je denken aan de volgende stappen:

• Koppel de nieuwe collega aan een buddy.
• Laat de nieuwe medewerker intern stagelopen op andere afdelingen. Plan bijvoorbeeld op op twee andere afdelingen een meeloopdag in. En laat hem of haar ook een dag meegaan op klantbezoek. Bijvoorbeeld met een servicemonteur mee naar een klant of een accountmanager naar een tussenpartij. Op die manier weet de nieuwe medewerker voor wie hij zijn hun werk doet doen.
• Evalueer na 2 maanden en na 3 maanden opnieuw met de medewerker hoe de onboarding verloopt en wat er anders kan.

Een onboarding programma kun je in de basis inzetten voor elke medewerker. Zo is weten hoe er samen geluncht wordt niet van toepassing voor iemand in de buitendienst. Hij of zij wil weten of er een vergoeding is voor de lunch en hoe hij dat kan declareren. Hoe meer de onboarding is afgestemd op de medewerker, hoe beter!

Voorbeeld onboarding programma downloaden

Lisa geeft elke nieuwe medewerker een geprint exemplaar van het onboardingsprogramma. Op dik papier zodat het goed te bewaren is. Ook de leidinggevende en collega’s hebben toegang tot het onboardingsprogramma zodat iedereen op de hoogte is en niemand voor verrassingen komt te staan.

Wil je zien hoe Lisa het onboardingsplan voor onze nieuwe medewerkers heeft uitgewerkt? Dat kan! Gebruik het onboarding programma voorbeeld vooral als inspiratie want een onboarding is het meest effectief als het past bij het bedrijf, de medewerker en het type werk dat hij of zij gaat doen.

Je kunt het onboardingsplan van Lisa via onderstaand formulier gratis downloaden.

Praktische tips voor een succesvolle onboarding

Lisa leerde in de praktijk hoe de onboarding nog beter kan:

1. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega.
2. Geef de nieuwe medewerker een welkom gevoel: zo zorg ik er altijd voor dat de nieuwe collega een bureau heeft met een bos bloemen, een foto van alle collega’s en slingers.
3. Laat de collega zichzelf uiterlijk op de eerste werkdag even voorstellen met een persoonlijk berichtje. Wie ben je, hoe ziet je gezinssituatie eruit, wat vind je leuk om te doen in je vrije tijd, dat soort dingen. Ook geef ik de nieuwe medewerker een lijst met namen waarmee hij of zij zeker een gesprek zou moeten hebben en waarom. Soms plan ik die gesprekken alvast in of de collega doet dit zelf. Dit hangt een beetje af van de DISC voorkeursstijl van de collega.
4. Nodig de nieuwe collega voordat hij of zij in dienst is alvast eens uit voor een informele bijeenkomst of een training die georganiseerd wordt. Hij of zij is natuurlijk niet verplicht om te komen, maar de uitnodiging zorgt er wel voor dat er verbinding is.
5. Als het al bijna zeker is dat iemand in dienst komt, leid ik diegene alvast rond in het bedrijf. Zo krijgt diegene alvast een indruk van de sfeer en de collega’s.
6. Als de nieuwe collega al een paar weken rondloopt, raakt de onboarding makkelijk op de achtergrond. Plan daarom in de agenda in dat je even met de nieuwe collega gaat bijpraten.
7. Betrek ook vooral de leidinggevende en/of de buddy bij het onboarden. Het is tenslotte een gezamenlijke verantwoordelijkheid om een nieuwe medewerker aan boord te houden.

Meer leren over onboarding?

Heeft het voorbeeld onboardings programma van Lisa je geïnspireerd en wil je nog veel meer weten over een succesvolle onboarding? Dan is de training Onboarding echt iets voor jou. In de training maak je een onboardings programma dat past bij jullie organisatie en je maakt zelfs al een begin met de uitvoering ervan. Of lees de onderstaande artikelen:

• Het onboarding proces en de 4 C’s, maar dan net even anders
• Een onboardingprogramma maken, hoe pak je dat aan?
• Wat is onboarding: marketing, trend of noodzaak?
• DISC in de praktijk: Hoe DISC helpt bij het personaliseren van het onboardingsproces

De meest gestelde vragen over een succesvolle onboarding: