Onboarding buddy: onmisbaar voor het succesvol inwerken van nieuwe medewerkers

De start van een nieuwe medewerker is een belangrijk moment voor zowel de werkgever als de werknemer. Voor de nieuwe werknemer kan het overweldigend zijn om deel uit te maken van een nieuwe omgeving, nieuwe mensen te leren kennen, en zich vertrouwd te maken met de organisatiecultuur en de processen. Tijdens de onboarding een buddy inschakelen kan daarbij goed helpen.

Joske Hindriks, trainer bij IMK Opleidingen, vertelt in dit artikel meer over de inzet van een buddy tijdens én na de onboarding.

Wat doet een onboarding buddy?

Een buddy is iemand die al in dienst is bij het bedrijf en die de nieuwe collega helpt bij het inwerken. Hij of zij biedt ondersteuning, begeleiding en antwoorden op vragen. De buddy helpt met integreren in het team en de organisatiecultuur.

De buddy geeft informatie over de gebruiken en tradities binnen het bedrijf en de beste manieren om relaties op te bouwen met collega’s. Een buddysysteem kan helpen bij het leren kennen van de weg binnen een organisatie en de systemen. Zo kan hij of zij uitleggen hoe de technologie binnen het bedrijf werkt en waar bepaalde documenten of informatie te vinden zijn.

Een andere belangrijke rol is om de nieuwe medewerker gerust te stellen en eventuele zorgen weg te nemen. Nieuwe werknemers kunnen zich onzeker voelen over hun prestaties in de eerste weken of maanden van hun nieuwe baan. Een buddy kan helpen om deze angsten weg te nemen door het delen van eigen ervaringen en tips. Met deze hulp kan de nieuwe medewerker sneller productief zijn en zich beter thuis voelen in het bedrijf. Ook vergroot het de loyaliteit en betrokkenheid van de nieuwe medewerker. Een laatste bijkomend voordeel is dat een goed onboarding programma, zeker met een buddy, een bedrijf extra aantrekkelijk maakt voor potentiële kandidaten. Vooral inzetten voor de werving dus!

Valkuilen van onboarding met een buddy

Het inzetten van een buddy heeft voordelen, maar er zijn ook wat valkuilen waar je rekening mee moet houden:

• De buddy heeft een te beperkte kennis en ervaring waardoor de nieuwe collega niet voldoende begeleid en ondersteund wordt.
• De nieuwe medewerker kan te afhankelijk worden van de buddy en wordt passief in het zelf zoeken van informatie of het opbouwen van relaties binnen de organisatie.
• Als de buddy en de nieuwe medewerker niet goed met elkaar overweg kunnen, kan de druk om een goede relatie te behouden problematisch worden.
• Als de rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn afgebakend, kan dit leiden tot verwarring en frustratie. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij de nieuwe medewerker de buddy gaat zien als leidinggevende.
• Het kan een uitdaging zijn om de juiste persoon te vinden om als buddy op te treden en om de tijd en middelen vrij te maken die nodig zijn om deze rol effectief te vervullen.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er een goede match is en dat de verwachtingen duidelijk gecommuniceerd worden om eventuele problemen te vermijden.

Hoe vind en begeleid je een onboarding buddy?

Het vinden en begeleiden van een goede buddy op het werk vraagt planning en voorbereiding. Zo moet de buddy voldoende tijd hebben om de nieuwe werknemer te begeleiden en training en ondersteuning krijgen om zijn rol goed te kunnen invullen.

Enkele tips voor het vinden en begeleiden van een buddy:

• Wacht niet af tot er een nieuwe werknemer wordt aangenomen maar kijk voortdurend wie binnen de organisatie geschikt zou kunnen zijn om als buddy op te treden. Let dan niet alleen op vakinhoudelijke kennis en ervaring maar ook op hoe iemand omgaat met de cultuur en waarden van de organisatie.
• Je kunt ook kiezen voor twee buddy’s: een sociale buddy die de nieuwe medewerker begeleidt in de sociale omgangsvormen en culturele normen en waarden en een vakinhoudelijke buddy die nieuwe medewerker in zijn functie inwerkt. Eventueel kan een buddy ook meerdere medewerkers tegelijk begeleiden.
• Vraag intern of er iemand is die geïnteresseerd is. Wie weet is er een enthousiaste vrijwilliger die graag wil helpen en zichzelf wil ontwikkelen. Let er wel op dat een buddy openstaat voor de nieuwe generatie, ervaringen, meningen en invalshoeken.
• Probeer een match te maken op basis van interesses, persoonlijkheden en werkstijlen. Dit kan helpen om een goede relatie op te bouwen tussen de twee wat het leerproces bevordert.
• Begeleid beide partijen in het helder maken van verwachtingen en verantwoordelijkheden van de buddy. Zo voorkom je eventuele misverstanden.
• Zorg ervoor dat de buddy over de juiste middelen en tools beschikt om de nieuwe medewerker te begeleiden en te ondersteunen. Dit kan variëren van toegang tot trainingsmateriaal en documentatie tot ondersteuning van HR.

Met deze voorbereiding en begeleiding kan een buddy de onboarding van de nieuwe medewerker sterk verbeteren en de integratie in de organisatie versnellen.

De rol van een buddy op het werk

Het koppelen van een buddy aan een medewerker kan gedurende de hele carrière binnen de organisatie. Een buddy kan een waardevolle mentor en coach zijn en bijvoorbeeld fungeren als vertrouwenspersoon. De buddy kan bijvoorbeeld ook helpen bij het opstellen van persoonlijke ontwikkelingsplannen, bijdragen aan de groei van de medewerker door middel van regelmatige coachingsgesprekken en feedbacksessies, en helpen bij het navigeren door de organisatie als er veranderingen zijn.

Een buddy kan ook helpen bij het opbouwen van een sterk netwerk binnen de organisatie en kan de medewerker introduceren bij belangrijke stakeholders en contactpersonen. Dit kan de carrièrekansen van de werknemer vergroten en de mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei verbeteren.
De rol van een buddy moet je dus niet onderschatten. Een buddy kan waardevol zijn tijdens de onboardingperiode, maar ook in de ontwikkeling en groei van de medewerker gedurende zijn of haar hele carrière binnen de organisatie. Zo houd je medewerkers langer aan boord, wat met een krappe arbeidsmarkt geen overbodige luxe is.

Meer leren?

Wil je meer leren over de onboarding van nieuwe medewerkers? Tijdens de training Onboarding ga je aan de slag met een maatwerk onboardingsprogramma. Vervolgens pas je dit direct toe in je eigen praktijk.

Weten welke opleiding, training of cursus nog meer aansluiten bij jouw ontwikkelvraag? Neem dan contact op met onze studieadviseurs, ze helpen je graag en vrijblijvend. Je kunt ze bereiken via studieadvies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.

De meest gestelde vragen over een onboarding buddy beantwoord: