Ruim 30% van de nieuwe medewerkers die niet goed landt binnen een organisatie, gaat na zes maanden alweer op zoek naar ander werk. Een goede onboarding maakt het verschil. In dit artikel lees je wat onboarding is, wat de bekende 4 C’s inhouden en hoe wij die bij IMK Opleidingen op onze eigen manier hebben vertaald naar de praktijk.
Inhoud
Over onboarding
Onboarding is het proces waarin je een nieuwe medewerker laat kennismaken met het bedrijf, de werkplek, collega’s en de rol die hij of zij gaat vervullen. Het doel van onboarden is ervoor zorgen dat de nieuwe collega zich snel thuis voelt, voelt dat hij of zij de juiste keuze heeft gemaakt om bij jouw organisatie te komen werken én snel aan de productief is.
Goed om te weten: onboarding is niet hetzelfde als inwerken. Inwerken betekent dat een nieuwe collega leert hoe hij of zij het werk moet uitvoeren. Dat is slechts en onderdeel van onboarding.
Lees ook: Zo maak je een onboardingprogramma
De 4 C’s van onboarding
In een succesvol onboardingprogramma besteed je in elk geval aandacht aan vier onderdelen. Het 4C model voor onboarding werd in 2010 geïntroduceerd door Talya Bauer, hoogleraar Management aan de Portland State University.
1. Compliance: de regels en randvoorwaarden
Dit gaat over alles wat geregeld moet zijn voordat iemand kan starten: contracten, accounts, toegangspassen, een laptop, veiligheidsinstructies en privacyregels. Maar ook de normen en waarden vallen hieronder: hoe gaan collega’s met elkaar om, en met klanten en leveranciers?
2. Clarification: helderheid over de rol
De nieuwe medewerker moet precies weten wat de functie inhoudt, wat er van hem of haar verwacht wordt en wat hij of zij van collega’s en de leidinggevende mag verwachten. Een functieomschrijving is hierbij onmisbaar, net als het regelmatig bespreken van rol en taken tijdens werkoverleggen.
3. Culture: de cultuur van de organisatie
In alle onderdelen van de onboarding moet de nieuwe medewerker de cultuur terugzien. Denk aan de manier van communiceren, de weekstart, de gezamenlijke lunch, de vrijdagmiddagborrel of het jaarlijkse kerstdiner. Cultuur zit zowel in de formele werkwijze als in de ongeschreven regels.
4. Connection: de verbinding met collega’s
Sociale verbinding is de belangrijkste factor om een nieuwe medewerker te binden en te behouden. Plan kennismakingsgesprekken, organiseer een teamlunch en koppel de nieuwe collega aan een buddy. Hoe sterker de verbinding, hoe kleiner de kans dat iemand vroegtijdig vertrekt.
De 4 C’s in de praktijk
De 4 C’s zijn een mooi model voor onboarding, maar wat doe je er concreet mee? Onderstaand overzicht vertaalt elke C naar praktische onderdelen van je onboarding.
| C | Doel | Praktische onderdelen |
|---|---|---|
| Compliance | Een snelle, foutloze start | Contract en formulieren vooraf klaar, accounts en laptop gereed, toegangspas, veiligheids- en privacy-instructies |
| Clarification | Helderheid en eigenaarschap | Functieomschrijving, 30-60-90-dagenplan, duidelijke doelen, vast aanspreekpunt |
| Culture | Thuisgevoel en gewenst gedrag | Welkomstvideo, kennismaking met missie en visie, uitnodiging voor teamactiviteiten, introductie van ongeschreven regels |
| Connection | Een sociaal vangnet | Buddy-systeem, kennismakingsgesprekken, teamlunch, voorstelrondje in het team |
Nog twee extra C’s
We zijn inmiddels ruim 16 jaar verder sinds de eerste 4 C’s werden genoemd. Inmiddels heeft Bauer er nog ‘Confidence’ en ‘Checkback’ aan toegevoegd.
5. Confidence: vertrouwen in de eigen rol
Confidence gaat over het zelfvertrouwen van de nieuwe medewerker. Het gevoel dat hij of zij de functie aankan en op de juiste plek zit. Dat vertrouwen ontstaat niet vanzelf, maar groeit naarmate de andere C’s goed geregeld zijn. Geef daarom ruimte om te leren, vier kleine successen en laat merken dat fouten maken mag. Een medewerker die zich zeker voelt, durft vragen te stellen, initiatief te nemen en zelfstandig beslissingen te nemen.
6. Checkback: evalueren en bijsturen
Checkback draait om het regelmatig terugkoppelen tijdens en na de onboarding. Vraag hoe de nieuwe collega de eerste weken ervaart, of de taken duidelijk zijn en of er nog iets ontbreekt. Plan vaste evaluatiemomenten in, bijvoorbeeld na de eerste week, de eerste maand en na drie maanden. Zo kun je tijdig bijsturen als dat nodig is en gebruik je de inzichten om de onboarding voor de volgende nieuwe medewerker nog beter te maken.
De visie van IMK Opleidingen op onboarding
Bij IMK Opleidingen richten we ons vooral op de praktijk. Daarom kiezen wij voor een praktische vertaling van de C’s. En wel door middel van vier bouwstenen.
Bouwsteen 1: Praktisch
Dit is onze vertaling van Compliance.
Wat is er nodig om een medewerker aan het werk te zetten? Van het loonheffingsformulier tot een werkende laptop en bedrijfskleding. Hoe je de praktische zaken regelt, zegt veel over hoe welkom een medewerker is. Daarmee zet je meteen de toon en laat je ook zien dat de nieuwe medewerker belangrijk is.
Bouwsteen 2: Sociaal
Hierin komen Culture en Connection samen.
Sociale verbinding begint al op het moment dat iemand ‘ja’ zegt tegen de baan. In de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag zegt de nieuwe collega zijn oude baan op en vertelt iedereen over de nieuwe stap. Is er dan nog geen verbinding met de nieuwe werkgever, dan kan er twijfel ontstaan. Blijf daarom in contact: nodig de nieuwe collega uit voor een personeelsuitje, stuur alvast een kaartje of bel even om te checken of er vragen zijn of stuur alvast een video waarin collega’s zich voorstellen. Ook een buddy koppelen werkt hierbij uitstekend.
Bouwsteen 3: Strategisch
Dit is onze vertaling van Clarification.
Je besteedt aandacht aan de missie en visie van de organisatie, de structuur en de plek van de functie daarin. Ook maak je helder wat de functie inhoudt en wat je van de nieuwe collega verwacht. Dat dit belangrijk is, blijkt uit onderzoek van Effectory: medewerkers met rolduidelijkheid werken 53% efficiënter en 27% effectiever. Toch ervaart ongeveer de helft van de medewerkers die duidelijkheid niet. Alle reden dus om hier vanaf dag één aandacht aan te besteden. Niet alleen voor de eigen rol, maar ook door uit te leggen wat collega’s doen en welke processen er zijn.
Bouwsteen 4: Evaluatie
Onze vierde bouwsteen staat voor Checkback.
Vraag regelmatig of de nieuwe medewerker alles heeft om met plezier te werken. Kan hij of zij de weg vinden in de organisatie? Zijn de taken duidelijk? En hoe wordt de onboarding zelf ervaren? Zo kun je tijdig bijsturen en het proces voor de volgende nieuwe collega verbeteren.
Alle bouwstenen samen
Samen vormen deze bouwstenen de basis voor vertrouwen.Confidence uit het model van Bauer, dat later nog werd toegevoegd.
Zelf aan de slag met het onboardingsproces?
Wil je na het lezen van dit artikel zelf aan de slag, maar weet je niet goed waar te beginnen? De training Onboarding van IMK Opleidingen helpt je daarbij.
- Leer het wat en waarom van goede onboarding
- Werk een effectief onboardingsprogramma uit voor jouw organisatie
- Maak al een start aan implementatie van jouw programma
Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?
Ontdek de training
Veelgestelde vragen
Welke onderdelen zijn belangrijk in een onboarding proces?
Een onboardingsproces belicht in elk geval drie belangrijke kanten van een organisatie: de operationele kant, de strategische kant en de sociale kant. Als deze drie op een goede manier belicht worden, is de kans op een langdurige arbeidsrelatie vele malen groter. In onze training Onboarding behandelen we de bouwstenen waarmee je zowel aandacht besteedt aan de verschillende aspecten van de organisatie als van de functie.
Wat zijn de belangrijkste bouwstenen een onboarding proces?
Het onboardingsproces bestaat in elk geval uit de bouwstenen Praktisch, Sociaal, Strategisch en Evaluatie. Het doel is dat je vertrouwen opbouwt en het liefst gebruik je daarbij lekker veel creativiteit om het onboardingsproces afwisselend en aantrekkelijk te maken. Het belangrijkste is dat je tijdens de onboarding verschillende aspecten van de organisatie en de functie belicht.
In welke training kan ik meer leren over het onboarding proces?
Vaak wordt er in de onboarding verwezen naar de zogenaamde 4 C’s. Wij vertaalden de 4 C’s in bouwstenen waarmee je een goed onboarding proces opbouwt. De training Onboarding is een heel praktische training waarbij je een op maat onboardingsprogramma maakt en implementeert. Klik hier voor meer informatie.
