Een onboarding programma maken in 4 stappen

Een goed onboardingprogramma is de basis voor een lange en plezierige arbeidsrelatie. Het zorgt ervoor dat alle praktische zaken geregeld zijn en je niets vergeet wanneer een nieuwe medewerker start. Maar onboarding is méér dan een goed georganiseerde eerste werkdag. Het is een strategisch proces dat invloed heeft op hoe betrokken en productief iemand wordt en zelfs hoe lang iemand in dienst blijft.

Wat is onboarding?

Onboarding is kort gezegd het welkom heten van nieuwe medewerkers. Misschien denk je nu: dat dóen we toch? Maar onboarden is meer dan het ondertekenen van de nodige papieren, het bosje bloemen en het voorstelrondje op de eerste werkdag. Onboarding is een doorlopend proces waarbij bedrijven ervoor zorgen dat medewerkers zich thuis voelen, weten wat er van ze verwacht wordt en snel in staat zijn productief te werken.

Vaak bestaat de onboarding uit vier onderdelen:

1. Praktisch: werkmiddelen, systemen, toegang, werkinstructies
2. Sociaal: collega’s leren kennen, teamcultuur, informele momenten
3. Strategisch: kennismaking met missie, visie en doelen van de organisatie
4. Evaluatie: voortgangsgesprekken en feedbackmomenten

Overdreven gedoe? Uit onderzoek blijkt dat 49% binnen een jaar alweer van baan overweegt te wisselen. Extra aandacht voor het binden van personeel aan de organisatie kan dus zeker geen kwaad.

Wat is een onboardingprogramma?

Om onboarding effectief aan te pakken, kan een onboardingprogramma worden opgesteld. Een onboardingprogramma gaat verder dan een inwerkprogramma. Waar inwerken zich meestal beperkt tot praktische zaken in de eerste werkweek, is onboarding een langdurig, gestructureerd proces. Het start al voordat de arbeidsovereenkomst wordt getekend en kan soms tot wel een jaar daarna doorlopen. In de praktijk duurt het meestal tot zo’n drie maanden na de eerste werkdag.

Een goed onboardingprogramma is een gestandaardiseerd proces dat ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers:

• Zich thuis voelen binnen de organisatie
• Duidelijk weten wat er van hen verwacht wordt
• Snel in staat zijn om productief en zelfstandig te werken
• Zich verbonden voelen met de organisatie

Lees ook: Dit zijn de 5 redenen waarom medewerkers ontslag nemen

Voordelen van een onboarding programma

• Efficiënt en gestructureerd – Een gestandaardiseerd programma zorgt ervoor dat alle nieuwe medewerkers dezelfde essentiële informatie ontvangen en niets missen bij de start.
• Sneller productief – Duidelijkheid over taken en verwachtingen maakt dat nieuwe collega’s sneller zelfstandig kunnen werken.
• Minder verloop – Wie zich snel welkom en betrokken voelt, blijft doorgaans langer. Een sterke onboarding voorkomt vroegtijdig vertrek.
• Sterker werkgeversimago – Nieuwe medewerkers delen hun eerste ervaringen vaak met anderen. Positieve verhalen versterken je reputatie als werkgever.
• Continu te verbeteren – Een vast programma werkt als een ‘levend document’ dat je kunt bijsturen en verfijnen op basis van feedback en veranderende behoeften in je organisatie.

Onboarding start al vóór de eerste werkdag

De periode tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag is een kwetsbare fase. Twijfel kan ontstaan door externe invloeden of onzekerheid over de nieuwe rol.

Juist daarom is het belangrijk om in deze periode:

• Contact te houden
• Verwachtingen helder te maken
• Informatie te delen
• De nieuwe medewerker actief te betrekken

Door deze fase bewust onderdeel te maken van je onboardingprogramma, verklein je de kans op afhaken nog vóór de start.

Wie stelt het onboarding programma op?

In de meeste organisaties is een HR-medewerker verantwoordelijk om het onboardingprogramma op te stellen en door te voeren. Per nieuwe werknemer zal over de invulling afstemming plaatsvinden met de leidinggevende en de onboarding buddy. Al met al is het dus een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Stappenplan onboardingprogramma opzetten

Met het onderstaande stappenplan bouw je stap voor stap een onboardingprogramma dat past bij jouw organisatie én bij de mensen die er komen werken. Zo doe je dat!

Stap 1. Bepaal je doelgroep

Het is slim om voor verschillende groepen verschillende onboarding programma’s te maken.

• Niet elke medewerker heeft namelijk dezelfde onboarding nodig.
• Een manager op kantoor heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan een monteur in de buitendienst.

Stel jezelf daarom eerst de vraag: voor wie maak ik een onboarding programma?

Niet meteen helder? Deze vragen kunnen je helpen:

• Welke functies komen vaak voor?
• Werken mensen op locatie of op afstand?
• Gaat het om langdurige of tijdelijke aanstellingen?
• Welk type functies komen er binnen de organisatie veel voor?
  • Fysieke/actiegerichte functies of kantoor/kennisfuncties?
  • In teamverband of meer solo?

Deze inzichten helpen om de inhoud, vorm en toon van een specifiek programma goed af te stemmen.

Een eenvoudig voorbeeld: een collega die vooral op afstand werkt, wil graag weten hoe hij onkosten kan declareren. Een collega die op locatie werkt, wil weten of er samen geluncht wordt.

Stap 2. Bepaal doelstellingen per fase

Een effectief onboardingprogramma verloopt meestal in meerdere fases. Per fase noteer je welke doelstellingen van belang zijn. Dit is altijd maatwerk. HR-medewerker Lisa Wahle-Nijsten verdeelt ons proces bij IMK Opleidingen bijvoorbeeld in drie overzichtelijke delen: Terugblik, Vooruitblik en Toekomst.

Fase 1: Terugblik – de periode vóór de eerste werkdag

Onboarding begint niet op de eerste werkdag, maar op het moment dat de arbeidsovereenkomst is getekend. Of eigenlijk zelfs daarvoor al.

Kijk daarom bij de start van het programma terug op wat er al gebeurd is.

Denk aan:

• Gesprekken met de recruiter
• Gesprekken met HR, leidinggevende of toekomstige collega’s
• Ontvangst van een welkomstmail of -pakket
• Een rondleiding op kantoor of werkplek
• Uitnodiging voor een informele bijeenkomst of training vooraf

Laat de nieuwe medewerker dit overzicht ook zelf nalopen: wat weet hij of zij al, en wat niet?

Fase 2: Vooruitblik – eerste werkdag en -week

Wat staat de nieuwe collega te wachten in de eerste dagen?

• Ontvangst en welkom (denk aan slingers, bloemen of een welkomstkaart)
• Uitleg over HR-regelingen zoals verlof, ziekte en declaraties
• Kennismaking met directe collega’s en leidinggevende
• Inwerkschema met taken en leerdoelen
• Uitleg over systemen en processen
• Gesprekken met collega’s van andere afdelingen
• Kennismaking met directie of management

Lisa:

“Ik geef de nieuwe medewerker ook altijd een lijstje met namen van collega’s waarmee een kennismaking extra waardevol is – met toelichting waarom.”

Lees ook: Zo laat je een nieuwe medewerker goed landen in de organisatie

Fase 3: Toekomst – na de proeftijd

Een onboarding stopt niet na de eerste werkweek. Sterker nog: dan begint het pas echt.

• Plan een evaluatie vóór het einde van de proeftijd
• Spreek verwachtingen uit voor de komende maanden
• Wijs eventueel een buddy toe
• Organiseer meeloopmomenten met andere afdelingen of klantbezoeken
• Plan vervolggesprekken na 2 en 3 maanden
• Bespreek verdere ontwikkeling of doorgroeimogelijkheden

Door dit goed te structureren, blijft de aandacht voor de nieuwe collega levend, ook als het normale werktempo zich weer aandient.

Stap 3. Bepaal de belangrijkste aspecten per bouwsteen

Een onboarding programma bestaat uit verschillende bouwstenen.

1. Praktisch: werkmiddelen, systemen, toegang, werkinstructies
2. Sociaal: collega’s leren kennen, teamcultuur, informele momenten
3. Strategisch: kennismaking met missie, visie en doelen van de organisatie
4. Evaluatie: voortgangsgesprekken en feedbackmomenten

Bepaal welke bouwstenen binnen jouw programma van belang zijn en in welk deel van het onboarding programma ze geïntroduceerd moeten worden.

Meer informatie over deze bouwstenen vind je in ons artikel: Het onboarding proces en de 4 c’s, maar dan net even anders.

Stap 4. Bepaal de verschillende rollen per fase

Wie doet wat in welke fase? Wat is de rol van de leidinggevende en HR? Wat doen collega’s? Wie wordt de buddy?

Lisa:

“Ik zorg voor de werkplek en regel dingen zoals inloggegevens. De leidinggevende pakt de inhoudelijke kant op. Zo weet iedereen precies wat zijn rol is.”

Neem in het programma op wie er wanneer aan zet is en zorg ook dat iedereen daarvan op de hoogte is. Zo voorkom je dat er gaten vallen in het onboardingsproces.

• In de basis kun je stellen dat de rol van de leidinggevende erg belangrijk is gedurende alle fasen. De leidinggevende is in de lead van het onboardingsproces en weet meestal veel over de taken en functie van de nieuwe medewerker en wat dit vraagt.
• HR kan, na het organiseren van een aantal praktische zaken, aangehaakt blijven voor het grotere geheel.
• Uiteindelijk is onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle collega’s. Zij versterken het wij-gevoel en de loyaliteit aan de organisatie.

Wat is het belangrijkste in een onboarding programma?

Lisa: “Het allerbelangrijkste is dat je duidelijkheid biedt.”

Dat kan over alles gaan: wat wordt er van de nieuwe medewerker verwacht in zijn functie, maar ook: hoe doen we het met de lunch, hoe open je het pand, hoe laat begint de werkdag, hoe zit het met pauzes, wie ruimt de vaatwasser in, hoe sluit je af, hoe log je in. Wees duidelijk over dingen die van belang zijn voor de samenwerking, de cultuur en het werk zelf.

Lisa: “Bij ons hebben we bijvoorbeeld de afspraak dat als je het pand binnenkomt, dat je dan iedereen even gedag zegt. Dat vinden we heel belangrijk, dus daar zijn we vanaf de eerste werkdag heel duidelijk over.”

Spreek af wie er verantwoordelijk zijn voor de onboarding. “Zo vind ik dat ik als HR-medewerker in elk geval verantwoordelijk ben voor de HR-processen zoals de arbeidsovereenkomst, het bespreken van het personeelshandboek maar ook het regelen van de werkmiddelen zoals in ons geval een laptop, headset, een bureau, inloggevens etc. Het inwerken op de inhoud van de functie is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de teamcollega’s.”

Tips bij het uitwerken van een onboarding programma

Met deze tips wordt je onboardingprogramma nog succesvoller.

• Maak een uniek programma per groep – Medewerkers op de vloer volgen een ander onboarding programma dan kantoormedewerkers. Bepaalde aspecten zullen overeen komen, maar veel informatie is alleen voor bepaalde groepen.
• Neem de tijd – Het is aanlokkelijk om zo veel mogelijk in korte tijd te doen. Je wilt nieuwe medewerkers immers snel productief hebben. Toch kan dit averechts werken. Door te veel in te korte tijd te doen, kan een nieuwe collega overspoeld raken en duurt het juist langer voordat alle informatie geland is. Besef dat alles nieuw is behoorlijk intensief kan zijn.
• Creëer een centrale hub voor alle informatie – Maak bijvoorbeeld een online omgeving waarin medewerkers alle documentatie kunnen vinden met betrekking tot contactgegevens, roosters, veiligheidsinstructies, enzovoort. Dat maakt het overzichtelijk en bespaart een hoop ‘waar kan ik x ook alweer vinden?’-vragen.
• Zet gepaste technieken in – Bij de meeste Gen Z’ers past een e-learning aanpak goed. Daarmee kunnen ze op hun eigen tempo modules volgen, via hun smartphone of laptop. Maar bij mensen die hier minder affiniteit mee hebben, zorgt zo’n aanpak waarschijnlijk voor meer frustratie dan begrip. Pas de vorm daarom aan op de doelgroep.
• Vraag om feedback – Vraag anoniem en objectief wat medewerkers van de onboarding vinden of vonden. Met deze feedback kun je het programma verder optimaliseren en nóg beter maken voor toekomstige nieuwe medewerkers.

Lees ook: 5 manieren om ChatGPT te gebruiken tijdens je onboarding

Praktische tips rondom onboarding

Vergeet ook deze tips niet voor de uitvoering van het onboardingprogramma.

• Zorg dat iedereen weet dat er een nieuwe collega komt.
• Geef de nieuwe medewerker een zichtbaar welkom op kantoor of op het scherm.
• Laat de collega zich kort voorstellen (bijvoorbeeld per e-mail).
• Lever het onboardingsplan ook geprint aan – op stevig papier – zodat het tastbaar is.
• Evalueer regelmatig en hou de vinger aan de pols, ook na de eerste maand.
• Laat een nieuwe collega rondlopen of meelopen op andere afdelingen voor meer context.

Onboarding voorbeeld en checklist

Wil je zien hoe Lisa het onboardingsplan voor onze nieuwe medewerkers heeft uitgewerkt? Dat kan! Gebruik het onboardingprogramma voorbeeld vooral als inspiratie want een onboarding is het meest effectief als het past bij het bedrijf, de medewerker en het type werk dat hij of zij gaat doen.

Download hem hier:

Leer je eigen onboarding programma maken

Tijdens de training Onboarding maak je een onboarding programma dat volledig is afgestemd op jullie organisatie. Ben je de persoon die vooral betrokken is bij het inwerken? Dan is het zeker de moeite waard om te onderzoeken of de training Werkplekbegeleider iets voor jou is.

Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?

Ontdek de training

Veelgestelde vragen over het onboarding programma