Een goed onboarding programma is de basis voor een lange en plezierige arbeidsrelatie. Met een goed uitgewerkt programma zorg je ervoor dat alle praktische zaken geregeld zijn en je niets vergeet wanneer een nieuwe medewerker start. Lees hier hoe je een effectief onboardingprogramma maakt.
Inhoud
Wat is een onboardingprogramma?
Een onboardingprogramma wordt weleens verward met een inwerkprogramma. Een inwerkprogramma beperkt zich vaak tot de eerste werkdag of werkweek, is kort en richt zich op de praktische aspecten van de functie. Denk aan het gebruik van bepaalde machines, het volgen van bepaalde veiligheidsinstructie en de toegang tot gebouwen.
Een onboarding programma kun je zien als een uitgebreid inwerkprogramma.
Het is een gestandaardiseerd proces waarin het doel is om nieuwe medewerkers:
- zich thuis te laten voelen binnen de organisatie,
- weten wat er van ze verwacht wordt,
- en snel in staat zijn productief te werken.
Het onboarding programma start op het moment dat de arbeidsovereenkomst is getekend en eindigt soms pas een jaar na de eerste werkdag. Hoewel het in de praktijk meestal tot zo’n drie maanden na de eerste werkdag duurt.
Lees verder: Wat is onboarding?
Wie stelt het onboarding programma op?
Een HR-medewerker is verantwoordelijk om het onboardingprogramma organisatiebreed te organiseren. Per nieuwe werknemer zal over de invulling afstemming plaatsvinden met de leidinggevende en de onboarding buddy. Al met al is het dus een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Voordelen van een onboarding programma
- Kant-en-klare aanpak – Door de onboarding te standaardiseren, krijgen alle medewerkers de belangrijkste informatie mee en zijn zaken altijd goed geregeld. Door het stappenplan te volgen, weet je zeker dat nieuwe collega’s niets missen en ze een vliegende start maken. En door het programma gaandeweg te optimaliseren wordt het programma ook steeds beter.
- Verhoogde productiviteit – Een goede onboarding geeft helderheid over de verwachtingen en taken van een nieuwe medewerker waardoor hij sneller in staat is om zijn werk te doen.
- Lager personeelsverloop – Nieuwe medewerkers zijn sneller geïntegreerd en voelen zich sneller betrokken bij de organisatie en het team waarmee ze werken. Voelt het niet goed tijdens de onboardingsfase? Dan is de kans aanwezig dat nieuwe collega’s alweer weg zijn voordat ze goed en wel ingewerkt zijn.
- Positief imago – Een nieuwe baan is volop gespreksonderwerp in sociale kringen. Met een goed onboarding programma zal de nieuwe medewerker positieve ervaringen delen met vrienden en familie, waardoor het merk versterkt wordt. En dat is de beste marketing die er is!
Stappenplan onboarding programma opzetten
Een onboarding programma is dus een gestandaardiseerd plan van aanpak voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Door deze stappen te volgen, maak je een eigen onboarding programma voor jouw organisatie.
Stap 1. Bepaal je doelgroep
Grote kans dat een nieuwe manager niet dezelfde onboarding krijgt als een nieuwe medewerker op de vloer.
Stel jezelf daarom eerst de vraag: voor wie maak ik een onboarding programma?
Heb je dit niet meteen helder? Deze vragen kunnen je helpen om te bepalen voor welke groepen medewerkers een onboarding programma van meerwaarde kan zijn.
- Wat voor collega’s komen het vaakst nieuw binnen?
- Komen er voornamelijk nieuwe collega’s in loondienst of zijn er voornamelijk flexibel ingeleende collega’s?
- Welk type functies komen er binnen de organisatie veel voor?
- Autonoom of veel gelijke functies?
- In teamverband of meer solo?
- Fysieke/actiegerichte functies of kantoor/kennisfuncties?
- Kortlopende contracten of juist de inzet op lang behoud?
- Werken op afstand of fysiek op locatie?
Al dit soort factoren helpen je te bepalen wat belangrijk is voor de nieuwe collega.
Een eenvoudig voorbeeld: een collega die vooral op afstand werkt, wil graag weten hoe hij onkosten kan declareren. Een collega die op locatie werkt, wil weten of er samen geluncht wordt.
Stap 2. Bepaal doelstellingen per fase
Onboarding is maatwerk, maar het bestaat meestal uit verschillende fases.
Bijvoorbeeld:
- De periode voorafgaand aan de eerste werkdag (preboarding)
- De eerste werkdag
- De eerste werkweek
- De proeftijd (meestal de eerste maand)
Per fase kun je kijken welke doelstellingen van belang zijn.
Denk aan:
- Welkom heten
- Informeren over verplichte en noodzakelijke zaken (zoals veiligheidsinstructies, regels rondom verzuim of kostendeclaraties)
- Meenemen in de missie, visie en de cultuur van de organisatie
- Werkzaamheden uitleggen
Sommige doelen kunnen meerdere keren terugkomen. Zoals het elke keer bevestigen dat de nieuwe collega de juiste keuze heeft gemaakt om voor jullie organisatie te gaan werken.
Stap 3. Bepaal per bouwsteen wat de belangrijkste aspecten zijn voor jouw organisatie
Een onboarding programma bestaat uit verschillende bouwstenen.
- Praktisch: denk aan uitreiken spullen, rondleiding, uitleg systemen etc.
- Sociaal: voorstelronde, lunch met collega’s, kennismakingsgesprekken etc.
- Strategie: wat zijn de missie en de visie en de doelstellingen
- Evaluatie: check na de eerste werkdag, een bijeenkomst met andere nieuwe medewerkers, evaluatiegesprek proeftijd, etc.
Bepaal welke bouwstenen binnen jouw programma van belang zijn en welke van het onboarding programma ze geïntroduceerd moeten worden.
Meer informatie over deze bouwstenen vind je in ons artikel: Het onboarding proces en de 4 c’s, maar dan net even anders.
Stap 4. Bepaal de verschillende rollen per fase
Wie doet wat in welke fase? Wat is de rol van de leidinggevende en HR? Wat doen collega’s? Wie wordt de buddy?
Neem in het programma op wie er wanneer aan zet is en zorg ook dat iedereen daarvan op de hoogte is. Zo voorkom je dat er gaten vallen in het onboardingsproces.
In de basis kun je stellen dat de rol van de leidinggevende erg belangrijk is gedurende alle fasen en binnen alle aspecten. De leidinggevende is in de lead van het onboardingsproces en weet meestal veel over de taken en functie van de nieuwe medewerker en wat dit vraagt.
HR kan, na het organiseren van een aantal praktische zaken, aangehaakt blijven voor het grotere geheel.
Uiteindelijk is onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle collega’s. Zij versterken het wij-gevoel en de loyaliteit aan de organisatie.
Tips bij het uitwerken van een onboarding programma
- Maak een uniek programma per groep – Medewerkers op de vloer volgen een ander onboarding programma dan kantoormedewerkers. Bepaalde aspecten zullen overeen komen, maar veel informatie is alleen voor bepaalde groepen.
- Neem de tijd – Het is aanlokkelijk om zo veel mogelijk in korte tijd te doen. Je wilt nieuwe medewerkers immers snel productief hebben. Toch kan dit averechts werken. Door te veel in te korte tijd te doen, kan een nieuwe collega overspoeld raken en duurt het juist langer voordat alle informatie geland is. Besef dat alles nieuw is behoorlijk intensief kan zijn.
- Creëer een centrale hub voor alle informatie – Maak bijvoorbeeld een online omgeving waarin medewerkers alle documentatie kunnen vinden met betrekking tot contactgegevens, roosters, veiligheidsinstructies, enzovoort. Dat maakt het overzichtelijk en bespaart een hoop ‘waar kan ik x ook alweer vinden?’-vragen.
- Zet gepaste technieken in – Bij de meeste Gen Z’ers past een e-learning aanpak goed. Daarmee kunnen ze op hun eigen tempo modules volgen, via hun smartphone of laptop. Maar bij mensen die hier minder affiniteit mee hebben, zorgt zo’n aanpak waarschijnlijk voor meer frustratie dan begrip. Pas de vorm daarom aan op de doelgroep.
- Vraag om feedback – Vraag anoniem en objectief wat medewerkers van de onboarding vinden of vonden. Met deze feedback kun je het programma verder optimaliseren en nóg beter maken voor toekomstige nieuwe medewerkers.
Lees ook: 5 manieren om ChatGPT te gebruiken tijdens je onboarding
Onboarding voorbeeld en checklist
Benieuwd hoe zo’n onboarding programma er in de praktijk uitziet? Lees dan het artikel ‘Een praktijkvoorbeeld van een effectief onboarding programma’, waarin Lisa Wahle (HR-medewerker bij IMK Opleidingen) uitlegt hoe wij het zelf aanpakken bij IMK Opleidingen.
Ook hebben we een voorbeeld opgesteld van een onboarding checklist. Deze kun je zo gebruiken of als basis gebruiken voor jouw eigen onboarding checklist die past bij jullie organisatie. Download hem hier.
Leer je eigen onboarding programma maken
Tijdens de training Onboarding maak je een onboarding programma dat volledig is afgestemd op jullie organisatie. Ben je de persoon die vooral betrokken is bij het inwerken? Dan is het zeker de moeite waard om te onderzoeken of de training Werkplekbegeleider iets voor jou is.
Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?
Ontdek de training
Veelgestelde vragen over het onboarding programma
Hoe bepaal ik hoe een onboarding programma eruit moet zien?
Een onboarding programma is opgebouwd uit verschillende onderdelen die passen bij de verschillende fases van de onboarding. In onze kun je nagaan welke elementen je nog kunt toevoegen aan het onboarding proces.
Wie is er verantwoordelijk voor het onboarding programma?
De onboarding van een nieuwe collega is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle teamleden en collega’s. De leidinggevende is in de lead en HR heeft vaak de regie over de uitvoering van het onboarding programma.
Wat is het verschil tussen een onboarding programma en een inwerkprogramma?
Het verschil tussen een onboarding programma en een inwerkprogramma is dat een onboarding programma veel uitgebreider is dan een inwerkprogramma. Onboarding start al voor de eerste werkdag en gaat over alle aspecten van de organisatie en het werk. Een inwerkprogramma richt zich vooral op de inhoudelijke kant van de functie en start pas op de eerste werkdag.
