Een onboarding programma maken, hoe pak je dat aan?

Je zit achter je bureau en je opent je agenda. Ineens zie je dat het volgende week 1 mei is, de eerste werkdag van Milan, de nieuwe collega. Je schrikt: zou iemand hem eigenlijk nog gesproken hebben sinds het tekenen van de arbeidsovereenkomst? En hoe zit het eigenlijk met zijn werkkleding en zijn account? Wie zou dat ook alweer regelen? Help!

Herkenbaar? Dan is het hoog tijd om het anders te gaan doen! Want een goede onboarding is de start van een lange en plezierige arbeidsrelatie en dat is toch wat je wilt. Hoe je zo’n onboarding programma kunt maken? Dat lees je in dit artikel.

Wat is het verschil tussen een onboarding programma en een inwerkprogramma?

Wat is een inwerkprogramma?

Een inwerkprogramma beperkt zich vaak tot de eerste werkdag of werkweek. Het heeft betrekking op het proces waarbij nieuwe medewerkers worden getraind en begeleid om specifieke vaardigheden te ontwikkelen en taken uit te voeren die nodig zijn voor hun functie. Dit proces is kort en richt zich op de praktische aspecten van de functie, zoals:

• het gebruik van bepaalde machines;
• het volgen van bepaalde veiligheidsinstructies en procedures;
• basis productkennis;
• toegang tot gebouwen;
• technologie en software en
• starten met basiswerkzaamheden.

Het doel van inwerken is om de nieuwe medewerker zo snel mogelijk productief te maken en zijn/haar taken zelfstandig uit te laten voeren. Het inwerkprogramma wordt vaak gemaakt door de leidinggevende of de persoon die verantwoordelijk is voor het inwerken (buddy) van de nieuwe collega.

Wat is een onboarding programma?

Een onboarding programma kun je zien als een uitgebreid inwerkprogramma. Het start op het moment dat de arbeidsovereenkomst is getekend tot soms wel een jaar na de eerste werkdag. In de meeste gevallen zal een onboarding programma tot zo’n drie maanden na de eerste werkdag duren. Een HR-medewerker is de verantwoordelijke om dit organisatiebreed te organiseren. Per nieuwe medewerker zal over de invulling afstemming zijn met de leidinggevende of de buddy. Al met al is het een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Lees hier het artikel: Wat is onboarding?

De basis van een onboarding programma zet je zo op

Per fase kun je kijken welke doelstellingen van belang zijn. Denk aan welkom heten, informeren over verplichte en noodzakelijke zaken zoals veiligheidsinstructies of regels rondom verzuim of kosten declaraties of het meenemen van de nieuwe collega in de missie, visie en de cultuur van de organisatie. Sommige doelen kunnen natuurlijk meerdere keren terugkomen. Zoals het elke keer bevestigen dat de nieuwe collega de juiste keuze heeft gemaakt om voor jullie organisatie te gaan werken.

Stap 1. Bepaal je doelgroep

Wat voor collega’s komen het vaakst nieuw binnen? Hoe groot is de organisatie? Komen er voornamelijk nieuwe collega’s in loondienst of zijn er voornamelijk flexibel ingeleende collega’s? Welk type functies komen er binnen de organisatie veel voor? Autonoom of veel gelijke functies? In teamverband of meer solo? Fysieke/actiegerichte functies of kantoor/kennisfuncties? Kortlopende contracten of juist de inzet op lang behoud? Werken op afstand of fysiek op locatie? Wat is hun DISC-profiel?

Al dit soort factoren helpen je te bepalen wat belangrijk is voor de nieuwe collega. Een eenvoudig voorbeeld: een collega die vooral op afstand werkt, wil graag weten hoe hij onkosten kan declareren. Een collega die op locatie werkt, wil weten of er samen geluncht wordt.

Stap 2. Bepaal per bouwsteen wat de belangrijkste aspecten zijn voor jouw organisatie

Een onboarding programma bestaat uit verschillende bouwstenen, daar lees je alles over in het artikel Het onboarding proces en de 4 c’s, maar dan net even anders.

1. Praktisch: denk aan uitreiken spullen, rondleiding, uitleg systemen etc.
2. Sociaal: voorstelronde, lunch met collega’s, kennismakingsgesprekken etc.
3. Strategie: wat zijn de missie en de visie en de doelstellingen
4. Evaluatie: check na de eerste werkdag, een bijeenkomst met andere nieuwe medewerkers, evaluatiegesprek proeftijd, etc.

Stap 3. Bepaal de verschillende rollen per fase

Wie doet wat in welke fase? Wat is de rol van de leidinggevende en HR? Wat doen collega’s? Wie wordt de buddy? Stel samen vast wie er wanneer aan zet is en zorg ook dat iedereen daarvan op de hoogte is. Zo voorkom je dat er gaten vallen in het onboardingsproces.

In de basis kun je stellen dat de rol van de leidinggevende erg belangrijk is gedurende alle fasen en binnen alle aspecten. De leidinggevende is in de lead van het onboardingsproces en weet meestal veel over de taken en functie van de nieuwe medewerker en wat dit vraagt.

HR kan, na het organiseren van een aantal praktische zaken, aangehaakt blijven voor het grotere geheel. In veel organisaties wordt het onboardingsproces door HR ontwikkeld en heeft HR de regie over de uitvoering ervan.

Uiteindelijk is onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle collega’s. Zij versterken het wij-gevoel en de loyaliteit aan de organisatie.

Onboarding checklist

Wij hebben een voorbeeld opgesteld van een onboarding checklist. Deze kun je zo gebruiken of als basis gebruiken voor jouw eigen onboarding checklist die past bij jullie organisatie. Download hem hier.

Meer weten?

Met de training Onboarding maak je een onboarding programma dat volledig is afgestemd op jullie organisatie. Ben je de persoon die vooral betrokken is bij het inwerken? Dan is het zeker de moeite waard om te onderzoeken of de training Werkplekbegeleider iets voor jou is.

Meest gestelde vragen over het Onboarding programma