Als (nieuwe) leidinggevende is delegeren een belangrijk onderdeel van je werk. Dit kan een uitdaging zijn, zeker als je bent doorgegroeid vanaf de werkvloer en nu leidinggeeft aan je voormalige collega’s. Toch is het nodig, want je kunt niet alles zelf blijven doen. Maar wees gerust: je kunt het leren!
Inhoud
In dit artikel lees je wat delegeren precies is en hoe je het doet, met natuurlijk praktische tips.
Wat is delegeren eigenlijk?
Laten we beginnen met wat het níet is. Delegeren is níet het afschuiven van werk of alleen de rotklusjes door anderen laten doen.
Delegeren – of overdragen, toewijzen, uitbesteden, toevertrouwen of doorgeven – is het vermogen om bepaalde taken en verantwoordelijkheden door te geven. Eigenlijk is het de kunst van het loslaten. Erop vertrouwen dat anderen het werk kunnen doen. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet. Dat ondervond ook Pim.
📂 Download onze praktische gids voor de startende leidinggevende
Delegeren, een voorbeeld
In de tijd dat Pim begon met leidinggeven, had hij het idee dat hij uitstekend kon delegeren. Naar sommige medewerkers had Pim bijna geen omkijken meer; die werkten volledig zelfstandig. Bij andere medewerkers had delegeren geen zin. Zij bleven steeds dezelfde fouten maken. Steeds opnieuw gaf hij die fouten dan terug, maar er verbeterde niets. Hij werd er moedeloos van.
Toen Pim op vakantie ging, dacht hij: mijn medewerkers hebben hun taken nu zo vaak gedaan, dat komt in mijn afwezigheid ook wel goed. Maar bij terugkomst bleek dat er toch weer van alles verkeerd gegaan was. Hij was binnen een dag zijn vakantiegevoel helemaal kwijt. Hij vroeg zich radeloos af: waarom hebben mijn medewerkers hun werk niet goed gedaan? Hoe ga ik dit oplossen?
“Delegeren is niet hetzelfde als afschuiven”
Zijn collega van HRM stelde voor dat hij de opleiding Middle Management A ging volgen. Tijdens de opleiding begon Pim zich te realiseren dat hij bij het toewijzen van taken een paar stappen had overgeslagen. Het was tot nu toe wonderlijk goed verlopen bij een aantal van zijn medewerkers; zij hadden het werk goed opgepakt. Maar het was eigenlijk helemaal niet zo gek dat het bij andere medewerkers misging.
Als iemand continu fouten maakt, dan is delegeren niet de juiste leiderschapsstijl. Wij onderscheiden vier stijlen van leiderschap : instrueren, begeleiden, stimuleren en delegeren.
- Instrueren (stijl 1) doe je als je iemand een opdracht geeft met een duidelijk doel. Diegene heeft een heldere instructie nodig maar kun je daarna de opdracht toevertrouwen.
- Begeleiden (stijl 2) pas je toe als ondersteuning en sturing nodig is. Denk aan een stagiaire of een starter.
- Als je iets wilt overdragen aan een ervaren medewerker, dan kan stimuleren (stijl 3) voldoende zijn.
- Delegeren (stijl 4) kom je pas aan toe als degene aan wie je een taak wilt overdragen, ervaren is en al eerder hetzelfde werk heeft gedaan. Diegene heeft weinig sturing nodig en weinig ondersteuning.
Een grote valkuil voor beginnend leidinggevenden is om van instrueren over te gaan naar delegeren. Daarbij sla je dus twee stappen over. Medewerkers hebben tijd nodig om een taak te leren. Blijven communiceren is daarbij cruciaal.
In de praktijk merkte Pim dat goed delegeren niet makkelijk is. Het kost in het begin veel tijd en geduld. Op den duur ging het hem steeds beter af. En toen gebeurde er ook nog iets anders. De medewerkers gingen zich verantwoordelijk voelen voor hun taken. Ze kregen er meer plezier in; alsof ze hun eigen ‘winkel’ mochten runnen. Ze bleken meer te kunnen dan zowel Pim als de medewerkers zelf voor mogelijk hadden gehouden.
Leren delegeren, waarom zou je dat willen?
Als (doorgegroeide) leidinggevende heb je misschien het idee dat je zelf het beste weet hoe het werk gedaan moet worden. Dat kan zo zijn (hoewel je waarschijnlijk verrast gaat worden door de capaciteiten van anderen), maar taken aan een ander toevertrouwen heeft zo zijn voordelen.
- Efficiëntie: Wanneer leidinggevenden proberen alles zelf te doen, raken ze overbelast en wordt hun effectiviteit beperkt. Delegeren stelt je in staat om je te concentreren op je eigen kernactiviteiten en beslissingen.
- Teamontwikkeling: Door taken door over te dragen geef je teamleden de kans om nieuwe vaardigheden te leren en zichzelf te ontwikkelen.
- Tijd: Delegeren kan leiders helpen hun tijd beter te beheren, waardoor ze zich kunnen concentreren op strategische doelen.
Niet delegeren van taken is geen optie
Het is belangrijk dat je gaat inzien dat NIET delegeren geen optie is. Op de korte termijn red je het misschien nog wel, maar je kunt niet al het werk van je medewerkers blijven doen. Dus op de lange termijn is het geen oplossing.
Het uitbesteden van taken is een belangrijk onderdeel van jouw werk als leidinggevende. Dat gaat nooit zonder controleren, want als leidinggevende blijf je eindverantwoordelijk. Het is de kunst om de medewerker niet het gevoel te geven dat je hem/haar controleert. Noem het daarom afstemmen of rapporteren. Dat voelt juist goed voor de medewerker. Hij of zij wordt niet in het diepe gegooid, heeft de kans om vragen te stellen, krijgt aandacht en kan trots laten zien wat er is bereikt. Het is ook een kans voor jou als leidinggevende om complimenten te geven, waardoor de motivatie toeneemt en er steeds meer een professioneel team ontstaat. Op deze manier ben je echt aan het leidinggeven en help jij je collega’s zich te ontwikkelen.
Voordat je delegeert
Om effectief te delegeren is het belangrijk dat aan een aantal basisvoorwaarden is voldaan:
- Wederzijds vertrouwen: Zorg ervoor dat er een basis van vertrouwen is tussen jou en de persoon aan wie je delegeert.
- Controle afstaan: Wees bereid om de controle over de taak los te laten. Micromanagement ondermijnt het doel van delegeren.
- Fouten accepteren: Begrijp dat fouten kunnen gebeuren en zie ze als leermomenten.
- Motivatie: De persoon moet gemotiveerd zijn om de taak te willen en kunnen uitvoeren.
- Verantwoordelijkheid: Maak duidelijk dat de persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak.
- Bevoegdheid: Geef de nodige bevoegdheden om beslissingen te nemen die relevant zijn voor de taak.
- Tijd: Zorg ervoor dat de persoon voldoende tijd heeft om de taak naast zijn andere verantwoordelijkheden uit te voeren.
Door deze randvoorwaarden op orde te hebben, vergroot je de kans aanzienlijk.
Taken delegeren, praktische tips
Leren om effectief werk over te dragen is mogelijk, zeker met onderstaande tips:
- Denk goed na welke taken je kunt toewijzen aan een ander. Om daarachter te komen, kan het helpen om je zelf de volgende vraag te stellen waarbij je de klemtoon elke keer op een ander woord legt.
- MOET ik dit nu zelf doen?
- Moet IK dit nu zelf doen?
- Moet ik DIT nu zelf doen?
- Moet ik dit NU zelf doen?
- Moet ik dit nu zelf DOEN?
In het artikel Prioriteiten stellen: moet ik dit nu zelf doen lees je er nog veel meer over. Ook vind je in het artikel een gratis werkblad dat je kunt downloaden waarmee je jezelf elke keer de vraag kunt stellen: Moet ik dit nu zelf doen?
- Kies de juiste persoon voor de taak: houd rekening met iemands vaardigheden, ervaring en werklast voordat je een taak overdraagt. Een onervaren medewerker heeft intensieve begeleiding nodig in plaats van taken gedelegeerd krijgen. Dit is een andere stijl van leidinggevenden (zie ook de afbeelding hierboven).
- Geef de goede instructies met onder andere een duidelijk doel, kwaliteitsnormen en deadline. Vul de procedure niet letterlijk in, maar vraag naar de aanpak van de medewerker en praat daar samen over.
- Geef de medewerker ruimte om het op zijn of haar eigen manier aan te pakken, zolang de doelen, kwaliteit en deadline wordt gehaald.
- Zorg ervoor dat medewerkers over alle tools, informatie en bevoegdheden beschikken om hun taken uit te voeren.
- Spreek rapportagemomenten af, waarbij de medewerker laat zien hoever hij/zij is.
- Stuur bij waar nodig en geef complimenten waar het goed gaat.
Het resultaat is dat je bouwt aan een team waarin efficiënt gewerkt wordt met gemotiveerde medewerkers die zich kunnen ontwikkelen.
Meer lezen over leidinggeven? Download dan onze gratis whitepaper 9 praktische tips voor de leidinggevende.
Cursus delegeren
Wil je beter leren leidinggeven en delegeren? Dan kun je, net als Pim, de opleiding Middle Management A volgen. Daarin komt leiderschap en delegeren uitgebreid aan de orde. In de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer leer je verschillende leiderschapsstijlen flexibel in te zetten en ontwikkel je leiderschapsvaardigheden als motiveren en stimuleren, delegeren en communiceren.
Als teamleider moet je voortdurend switchen tussen rollen en taken en is alles zelf willen doen een valkuil. In de training De effectieve teamleider werk je aan een aantal essentiële leiderschapsvaardigheden en competenties en ontwikkel je jouw persoonlijk leiderschap.
Onze studieadviseurs helpen je graag met een passend studieadvies. Je kunt ze bereiken via advies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.
Start je binnenkort in een leidinggevende functie? Of ben je benieuwd of leidinggeven bij jou past? Bereid je voor met deze whitepaper.
Download whitepaperMeer weten over hoe je beter kunt delegeren
Delegeren, hoe doe je dat?
Delegeren doe je door taken, verantwoordelijkheden of beslissingsbevoegdheden over te dragen aan anderen. Goed delegeren vraagt om een aantal stappen, zoals: nadenken welke taken je wilt delegeren en wie de juiste persoon is om aan te delegeren. Ook moet je een duidelijke instructie geven, de juiste middelen beschikbaar stellen, monitoren en feedback geven.
Waarom is delegeren zo lastig?
Delegeren kan om verschillende redenen lastig zijn voor veel mensen. Zo kan perfectionisme in de weg zitten (ik kan het zelf het beste) of gebrek aan vertrouwen in anderen. Ook kan het moeilijk zijn om de controle los te laten. Gebrek aan ervaring speelt ook mee, zeker als je nog niet zo lang leidinggevende bent.
Wat is het doel van delegeren?
Het doel van delegeren is om werk te verdelen en het is een onderdeel van effectief leiderschap. Het helpt om teams te ontwikkelen, de efficiëntie te verhogen en een cultuur van vertrouwen en samenwerking te bevorderen.