Delegeren kun je leren: 10 praktische tips

Als (nieuwe) leidinggevende is delegeren een belangrijk onderdeel van je werk. Dit kan een uitdaging zijn, zeker als je bent doorgegroeid vanaf de werkvloer en nu leidinggeeft aan je voormalige collega’s. Toch is het nodig, want je kunt niet alles zelf blijven doen. Maar wees gerust: delegeren kun je leren!

Wat is delegeren ook alweer?

Delegeren betekent dat iemand, meestal een leidinggevende of manager, taken en verantwoordelijkheden doorgeeft aan anderen. Eigenlijk is het de kunst van het loslaten: als leidinggevende zeg je wat er gedaan moet worden en je vertrouwt dat anderen het werk kunnen doen. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet.

Lees verder: Wat is delegeren en waarom is het zo belangrijk?

Begin met een goede basis

Delegeren werkt alleen als de basis op orde is. Zorg dat er wederzijds vertrouwen is, dat de medewerker gemotiveerd is en voldoende tijd heeft, en dat je bereid bent controle los te laten. En weet ook: fouten horen bij het proces. Wie dat niet accepteert, maakt delegeren onmogelijk. Is de basis niet op orde? Begin daar dan eerst mee, voordat je taken overdraagt.

Tips om te leren delegeren

1. Delegeer de juiste taken

Denk goed na welke taken je kunt toewijzen aan een ander. Om daarachter te komen, kan het helpen om je zelf de volgende vraag te stellen waarbij je de klemtoon elke keer op een ander woord legt.

• MOET ik dit nu zelf doen?
• Moet IK dit nu zelf doen?
• Moet ik DIT nu zelf doen?
• Moet ik dit NU zelf doen?
• Moet ik dit nu zelf DOEN?

In het artikel Prioriteiten stellen: moet ik dit nu zelf doen lees je er nog veel meer over. Ook vind je in het artikel een gratis werkblad dat je kunt downloaden waarmee je jezelf elke keer de vraag kunt stellen: Moet ik dit nu zelf doen?

2. Kies de juiste persoon voor de taak

Houd rekening met iemands vaardigheden, ervaring en werklast voordat je een taak overdraagt. Een onervaren medewerker heeft intensieve begeleiding nodig in plaats van taken gedelegeerd krijgen. Dit is een andere stijl van leidinggevenden (zie ook de afbeelding hierboven).

3. Bespreek de taak

Geef goede instructies met onder andere een duidelijk doel, de verwachte kwaliteit en een deadline. Vul de procedure niet letterlijk in, maar vraag naar de aanpak van de medewerker en praat daar samen over.

4. Vul niet meer in dan nodig

Geef de medewerker ruimte om het op zijn of haar eigen manier aan te pakken. Zolang de doelen, kwaliteit en deadline maar gehaald worden.

5. Bied de juiste ondersteuning

Zorg ervoor dat medewerkers over alle tools, informatie en bevoegdheden beschikken om hun taken uit te voeren. Laat daarnaast ook weten in hoeverre jij beschikbaar bent om te ondersteunen, mits nodig.

6. Controleer de voortgang

Spreek rapportagemomenten af, waarbij de medewerker laat zien hoever hij of zij is.

7. Geef feedback

Stuur bij waar nodig en geef complimenten waar het goed gaat. Bij kritische feedback kun je de feedbackburger gebruiken om de motivatie hoog te houden.

8. Moedig zelfstandigheid aan

Komt de medewerker bij je terug met een vraag of is er advies nodig? Stimuleer de medewerker om zelfstandig beslissingen te nemen en problemen op te lossen. Dit bouwt niet alleen vertrouwen op, maar vergroot ook de motivatie en betrokkenheid van de medewerker. Bied ruimte voor fouten en leer van deze ervaringen om in de toekomst nog effectiever te delegeren.

9. Faciliteer open communicatie

Zorg voor een open communicatielijn gedurende het hele proces. Moedig de medewerker aan om vragen te stellen en updates te geven, zodat je op de hoogte blijft van de voortgang en eventuele obstakels. Dit creëert een gevoel van samenwerking en kan problemen vroegtijdig signaleren.

10. Evalueer na afloop

Bij oplevering kun je samen bespreken wat goed ging, wat beter kon en welke lessen er te trekken zijn voor de toekomst. Dit helpt niet alleen om de medewerker te laten groeien, maar ook om jouw eigen delegatietechnieken te verbeteren. Vergeet ook niet om succesen te vieren. Bij een kleine taak kan dit een compliment en high five zijn, bij een langdurig project een uitje.

Wat als het niet lukt?

Soms pakt een medewerker de verantwoordelijkheid niet op. De taak blijft liggen of wordt half uitgevoerd. Dat kan allerlei oorzaken hebben: onduidelijke verwachtingen, een taak die niet aansluit bij iemands kwaliteiten, angst om fouten te maken of te weinig tijd. Ga in gesprek en kom erachter wat er aan de hand is.

Bijvoorbeeld zo:

“Ik zie dat je moeite hebt om deze taak op te pakken. Wat helpt jou om hier wél mee aan de slag te gaan?”

Zo kom je achter de oorzaak en kun je samen zoeken naar een oplossing.

Delegeren is een teken van kracht

Als leidinggevende blijf jij eindverantwoordelijk. Maar dat betekent niet dat je alles zelf moet doen of controleren. Wie goed delegeert, houdt overzicht, laat zijn team groeien en bouwt aan vertrouwen en samenwerking. Delegeren is geen zwakte, het is juist één van de belangrijkste vaardigheden van een goede leidinggevende.

Delegeren leren met een training

Bij IMK Opleidingen vind je verschillende trainingen die je helpen om te leren delegeren.

• Schrijf je in voor de opleiding Middle Management A. Daarin komt leiderschap en delegeren uitgebreid aan de orde.
• Stuur je aan op de werkvloer? In de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer leer je verschillende leiderschapsstijlen flexibel in te zetten en ontwikkel je leiderschapsvaardigheden als motiveren en stimuleren, delegeren en communiceren.
• Ben je teamleider op kantoor? Dan moet je voortdurend switchen tussen rollen en taken en is alles zelf willen doen een valkuil. In de training De effectieve teamleider werk je aan een aantal essentiële leiderschapsvaardigheden en competenties en ontwikkel je jouw persoonlijk leiderschap.

Onze studieadviseurs helpen je graag om de juiste keuze te maken. Je kunt ze bereiken via advies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.

Start je binnenkort in een leidinggevende functie? Of ben je benieuwd of leidinggeven bij jou past? Bereid je voor met deze whitepaper.

Download whitepaper

Veelgestelde vragen