Persoonlijke effectiviteit, wat is dat eigenlijk?

Je bent persoonlijk effectief als je je bewust bent van je kwaliteiten en talenten en die inzet om je werkdoelen beter te bereiken. Wat persoonlijke effectiviteit nog meer inhoudt en wat het je oplevert lees je in dit artikel.   

Betekenis van persoonlijke effectiviteit

Laten we beginnen met de betekenis van de term. Wat betekent ’persoonlijke effectiviteit’? Het bestaat uit twee woorden.

• Persoonlijk: staat in het woordenboek uitgelegd als die of dat bij een bepaalde persoon hoort.
• Effectief: wordt omschreven als doeltreffend, met de bedoelde, gunstige uitwerking.

Persoonlijke effectiviteit kun je daarom omschrijven als ‘de mate waarin je door eigen acties je doelen bereikt’.

Wat is persoonlijke effectiviteit?

Persoonlijke effectiviteit houdt in dat jij je op een manier gedraagt die ervoor zorgt dat je je werkzaamheden efficiënt kunt uitvoeren en doelgericht resultaten en doelstellingen behaalt.

Het komt erop neer dat je de beste versie van jezelf wordt, zodat je nog beter je doelen kunt bereiken.

Dit bereik je door kritisch naar jezelf te kijken.

• Hoe kun je hetgeen wat je doet, nog beter doen?
• Waar ben je al goed in en hoe kun je dat nog meer benutten?
• Hoe kun je hetgeen waar je tegen aanloopt tackelen, zodat je nog beter je werk kunt doen?

Kortom:wat heb jij nog nodig om je doelen te bereiken? In hoeverre kun je doelen stellen, de werkzaamheden plannen en prioriteiten stellen?

Hoe beter je hierin bent, hoe gemakkelijker het is om je doelen te bereiken. Deze kant van persoonlijke effectiviteit is voor de hand liggend. Maar denk ook aan effectief samenwerken en goed kunnen communiceren. Dit draagt ook bij aan het behalen van je doelen.

Wat levert persoonlijke effectiviteit op voor de organisatie?

We zijn vaak bezig met zorgen dat we werkzaamheden op een goede manier uitvoeren. Zo efficiënt mogelijk, met een minimale investering in energie, tijd, geld, materiaal, enzovoorts.

Daarbij vergeten we de belangrijkste vraag: dragen de werkzaamheden bij aan het uiteindelijke doel?

Bij effectiviteit gaat het erom dat je de juiste dingen doet om je doel te behalen. De grootste winst voor de organisatie zit hem in de verhoogde productiviteit. Je bent in staat om je doelen sneller te behalen en met een beter resultaat.

Wanneer werken aan persoonlijke effectiviteit?

Eigenlijk ben je altijd bezig met persoonlijke effectiviteit, meestal onbewust.

• Stel dat iets anders loopt dan je van tevoren bedacht had. Grote kans dat je daarna denkt: hoe kan ik dat in de toekomst anders doen?
• Of je hebt een nieuw computerprogramma op je werk. Je gaat je erin verdiepen en probeert het onder de knie te krijgen. Als je er zelf niet uitkomt, schakel je de hulp in van collega’s of ga je op training.

Op deze manieren ben je altijd bezig met persoonlijke effectiviteit.

Het kan ook zijn dat je vakkennis en talenten in huis hebt, maar het nog niet volledig tot uiting komt. Dan ben je (nog) niet volledig effectief. Om effectiever te worden, ga je op zoek naar wat je tegenhoudt om je doelen te bereiken.

Voorbeelden van persoonlijke effectiviteit

Persoonlijke effectiviteit is erg breed. Daarom een aantal voorbeelden waar je aan kunt denken.

• Je wilt je sociale vaardigheden versterken, zodat je meer invloed op je omgeving kunt uitoefenen. Denk dan bijvoorbeeld aan je mening steviger neerzetten of met meer zelfvertrouwen initiatief nemen.
• Je bent juist té direct in je communicatie, waardoor dit weerstand oproept en jij je doelen niet bereikt. Meer zicht krijgen in jouw gedrag en het effect daarvan is dan de eerste stap naar persoonlijk effectiever werken. En wat kun jij doen door, met een kleine aanpassing in je communicatie, jouw doel sneller te bereiken?
• Jouw agenda loopt over en je bent het overzicht en de controle kwijt. Door je tijd beter te managen krijg je weer grip op je agenda en bereik je sneller je doelen.
• Je wil je schriftelijke boodschap op een goede manier overbrengen of hebt tips en tricks nodig voor hoe je jouw bevindingen helder kunt presenteren.

Bij persoonlijke effectiviteit ga je aan de slag met het kleine stukje wat nog voor verbetering vatbaar is. Je ontwikkelt nieuw gedrag, waardoor jouw talenten meer tot zijn recht komen. Als je meer vanuit je talenten werkt, groeit het vertrouwen in je eigen kunnen en in jezelf. Je gaat met meer plezier naar je werk en bereikt gemakkelijker en meer ontspannen je doelen.

Tips om je persoonlijke effectiviteit verbeteren

Het verbeteren van je persoonlijke effectiviteit kan vragen om acties op meerdere fronten, variërend van je sociale en communicatieve vaardigheden tot timemanagement. We zetten hieronder de beste tips voor je op een rij om je persoonlijke effectiviteit te vergroten.

1. Ken je kwaliteiten

Je zelfvertrouwen groeit als je de focus legt op je kwaliteiten. We zijn geneigd te kijken naar onze zwakheden en gaan hard aan de slag om die te verbeteren. Het is veel effectiever om de focus te leggen op je kwaliteiten en die in te zetten. Natuurlijk kun je bepaalde vaardigheden waar je nog niet zo goed in bent, en die je wel nodig hebt voor je werk, verbeteren. Maar het is veel motiverender om te kijken naar wat je al wel bereikt hebt in je werk met jouw unieke kwaliteiten.

Lees verder: 10 manieren om jouw kwaliteiten te achterhalen

2. Doelen stellen

Als je weet waar je naartoe wilt, kun je veel beter keuzes maken en prioriteiten stellen. De SMART-methode helpt je om je doel zo concreet mogelijk te maken.

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realistisch
• Tijdgebonden.

Voorbeeld: de klantenservice wil de komende tijd de communicatie met klanten verbeteren. Een mooi doel, maar nog best vaag. Als je dit doel SMART formuleert, zou het er als volgt kunnen uitzien: de klantenservice wil in de komende 12 maanden minstens 20 positieve online reviews ontvangen over de nieuwe chatservice.

Vervolgens kun je regelmatig de vraag stellen of jullie werk bijdraagt aan het behalen van dit doel.

3. Keuzes maken

Keuzes maken doe je grotendeels onbewust: neem ik nu of straks koffie? Andere keuzes moet je langer over nadenken, bijvoorbeeld de keuze voor een andere functie.

Het maken van een keuze brengt onzekerheid met zich mee en daarom neigen we soms tot uitstellen. Keuzes maken moet je durven, en deze tips helpen daarbij:

• Maak je doel concreet om voor jezelf duidelijk te hebben wat je wil en waarom (gebruik de SMART-methode).
• Stel jezelf vragen als: Wat vind ik belangrijk? Welke gevolgen heeft het maken van de keuze voor mij en anderen? Wat levert het uiteindelijk op?
• Maak belangrijke keuzes niet overhaast maar slaap er een nachtje over en laat het even bezinken.
• Praat met andere mensen voor een ander perspectief en om je gedachten te ordenen.
• Wees niet te streng voor jezelf. De meeste keuzes zijn niet voor de rest van je leven. Als je nu ‘nee’ zegt tegen iets, wil dat niet zeggen dat het nooit meer ‘ja’ mag of kan worden. Andersom geldt dat net zo goed: een ‘ja’ mag ook weer een ‘nee’ worden.

Lees verder: 10 manieren om (belangrijke) keuzes te maken

4. Effectief communiceren

Met effectieve communicatie haal je meer resultaat uit je werk. Als je wilt dat er geen misverstanden ontstaan, moet je ervoor zorgen dat jouw boodschap goed begrepen wordt en dat jij de boodschap van een ander goed begrijpt.

Hoe je dat doet?

• Luister naar wat je gesprekspartner te zeggen heeft zonder hier een mening of oordeel over te geven.
• Stel vragen om zeker te weten dat je hem goed begrijpt.
• Wees je bewust van je lichaamstaal (non-verbale communicatie).
• Geef aandacht aan emoties of weerstand bij je gesprekspartner.
• Maak concrete afspraken met elkaar.

Lees ook: Duidelijke communicatie op het werk: zo doe je dat!

5. Wees assertief

Assertiviteit betekent dat je voor jezelf opkomt en voor jezelf zorgt. Je weet wat je wilt en kunt dat vertellen zonder de ander te kwetsen. Je bereikt je doelen omdat je keuzes durft te maken en opkomt voor je belangen. Belangrijk om te onthouden: wees hard op de inhoud en zacht op de relatie.

Lees verder: 12 tips om je assertiviteit vandaag nog te vergroten

6. Neem je overtuigingen en aannames onder de loep

Je eigen overtuigingen en aannames kunnen je grootste vijand zijn. Als je handelt volgens je eigen overtuigingen en dingen invult voor ander doe je daarmee jezelf en de ander tekort en het is niet effectief. Door eens kritisch naar je overtuigingen en aannames te kijken, werk je ook aan je persoonlijke effectiviteit.

Overtuigingen en aannames worden gevormd door verschillende factoren:

• Iedereen heeft zijn eigen referentiekader: datgene wat je gebruikt om ervaringen en ideeën te beoordelen. Je vergelijkt nieuwe dingen met datgene wat je al kent. Je referentiekader is gevormd door jouw persoonlijke ervaringen, je opvoeding en de cultuur waar jij onderdeel van uitmaakt. En dat geldt voor elk individu.
• De mening van anderen: mensen willen van nature bij een groep horen en aardig gevonden worden. Daarom vraagt iedereen zich wel eens af wat anderen van hem denken. De meeste mensen vullen het antwoord op deze vraag zelf voor anderen in, gebaseerd op je eigen overtuigingen. En die worden bepaald van wat je eigenlijk van jezelf vindt, je zelfbeeld dus.

Voorbeeld: Stel dat jij er zelf van overtuigd bent dat je te dik bent, zul je aannemen dat anderen dat ook vinden. Terwijl zij misschien een heel ander beeld van dik en dun hebben door hun persoonlijk referentiekader.

Hieruit volgt: wat je denkt ben je zelf.

Wat jij denkt dat anderen van jou vinden, is wat je eigenlijk van jezelf vindt. Als jij presteren belangrijk vindt, zul je je continu willen bewijzen ten opzichte van anderen. Niet op de toppen van je kunnen presteren voelt dan als falen. Jij ziet jezelf als een winnaar en je hebt de overtuiging dat anderen je ook zo zien en beoordelen. Als jij minder presteert ben je – volgens jouw overtuiging – niet goed genoeg. Je zoekt voortdurend de waardering van anderen.

Jouw overtuigingen zijn dus niet de overtuigingen van de ander. Waarom denk jij dat de ander zo over jou zou oordelen? Is dit echt hoe hij er tegen aankijkt of is dit jouw perceptie hiervan? Sta eens stil bij je eigen overtuigingen en wat ze nu precies voor jou en je relaties met anderen betekenen. Laat je niet beperken door je eigen overtuigingen en aannames: leer ze begrijpen, ontkracht ze en leg ze wanneer nodig terzijde.

7. Werk aan je verbale én non-verbale communicatie

Een goede verbale en non-verbale communicatie is een belangrijk onderdeel van persoonlijke effectiviteit. Verbale communicatie is de vorm waarbij je je uit met woorden en/of geluiden. Bij non-verbale communicatie moet je denken aan de toon en intonatie van de stem, gezichtsuitdrukkingen, lichaamshouding en stemvolume. Ze zeggen wel eens: een blik zegt meer dan duizend woorden. Door te letten op de non-verbale communicatie kom je vaak veel meer te weten dan als je alleen let op wat iemand zegt. Voor een goede persoonlijke effectiviteit is het belangrijk om beide vormen op de juiste manier te combineren zodat jouw boodschap duidelijk en zonder ruis overkomt op de ander.

Bekende valkuilen van communicatie zijn dat je je doelgroep of gesprekspartner verkeerd inschat of dat je vooral vanuit je eigen referentiekader communiceert en aannames doet. Ook kan het zijn dat je zo bezig bent met wat je wilt overbrengen, dat je de ander overspoelt met informatie. Wil je hier meer over weten? Lees dan dit artikel over de valkuilen van communicatie.

8. Verbeter je timemanagement

Last but zeker niet least is timemanagement heel belangrijk voor persoonlijke effectiviteit. Een goede planning geeft overzicht en prioriteiten geven focus. Zo weet je wanneer je ja of nee moet zeggen tegen extra werk en het helpt bij uitstelgedrag.

Je leest hier nog veel meer timemanagement tips, maar hier alvast een tipje van de sluier:

• Maak aan het einde van de dag een planning voor morgen
• Begin de dag met de taak waar je het meest tegenop ziet.
• Doe gelijksoortige taken achter elkaar
• Denk in de ochtend, praat in de middag
• Gebruik je hoofd om na te denken, niet om te onthouden

Ontwikkel je vaardigheden

Wil je meer weten over persoonlijke effectiviteit en wat IMK opleidingen voor jou kan betekenen om je verder te ontwikkelen?

• Wij bieden de training Persoonlijke effectiviteit aan, waarin je meer inzicht in je persoonlijke kwaliteiten krijgt en je assertiviteit vergroot.
• Wil je vooral je communicatie verbeteren? Dan is de 2-daagse training Effectief communiceren op de werkvloer de juiste training voor jou.
• Bekijk ook ons overizcht van alle cursussen op gebied van communicatie en persoonlijke effectiviteit. 
• Je kunt altijd vrijblijvend contact opnemen met onze studieadviseurs via 0172 – 42 34 56. 

Wil je de communicatie op je werk verbeteren? In deze whitepaper delen we praktische tips en tricks om direct mee aan de slag te gaan.

Download whitepaper

Veelgestelde vragen