Effectief instructies geven op het werk in 5 stappen

10 januari 2024

Als leidinggevende moet je regelmatig instructies geven om een taak of opdracht uit te leggen. Vooral bij praktische beroepen en bij nieuwe medewerkers komt het veel voor. Hoe pak je het handig aan? In dit artikel delen we tips en een stappenplan voor instructies geven op het werk. 

Instructies geven

Het geven van een instructie is een vorm van sturend leiderschap. Als leidinggevende neem je de medewerker bij de hand: je legt uit wat er moet gebeuren en hoe het gedaan moet worden. Meestal doe je dit alleen bij (nieuwe) medewerkers die zich een werkwijze of taak nog eigen moeten maken.

Stappenplan instructies geven

Benieuwd hoe je effectief instructies geeft aan medewerkers? Voor een doelgerichte aanpak gebruik je onderstaand stappenplan.

1. Start met het doel/nut van de opdracht of taak

Het is prettig om niet alleen te weten wat er moet gebeuren, maar ook waarom. Dat vergroot de aandacht en zorgt dat het beter onthouden wordt. Neem bijvoorbeeld het zekeren voordat je het dak op gaat. Door uit te leggen wat er mis kan gaan wanneer je onveilig werkt, heb je de volle aandacht.

2. Ga samen door de taak heen

Leg stap voor stap uit wat de ander moet doen om de taak uit te voeren. Vergeet ook kleine stappen niet, die voor jou vanzelfsprekend zijn. Gebruik daarbij taal die hij begrijpt. Voor nieuwelingen gebruik je bijvoorbeeld niet te veel jargon of afkortingen.

3. Ondersteun eventueel met een schema

Visuele ondersteuning is altijd handig om iets beter te begrijpen. Of om het achteraf nog eens na te lezen. Maak gebruik van zakelijke tekeningen en maak een eenvoudig schema als dat relevant voor de opdracht is.

4. Doe het voor

Ook is het fijn als je de taak als leidinggevende een keer voor kan doen. Zeker als het volledig nieuw of ingewikkeld is.

5. Check of je helder bent

Heeft de ander jouw instructies begrepen? Vraag bij ingewikkelde taken niet alleen of het duidelijk is, maar ook of de ander het kan samenvatten of herhalen. Als dat niet zo is, vraag dan wat onduidelijk is. Ga het hele verhaal niet lukraak nog eens uitleggen, want dan is de kans groot dat het weer niet duidelijk is.

Tips voor duidelijke instructies

Worden je instructies vaak niet goed opgevolgd? Dan is de kans groot dat je het niet duidelijk genoeg uitlegt. Volg deze tips om betere instructies te geven.

1. Bereid je voor

Weet wat je gaat vertellen. Zeker bij een ingewikkelde instructie met veel stappen. Wanneer je gaat improviseren is de kans groot dat het warrig wordt of dat je stappen vergeet.

2. Houd het kort en bondig

Enorm uitweiden en extra informatie toevoegen maakt de instructie onduidelijk. Houd je focus op het doel van de instructie en beperk je tot de praktische uitvoering.

3. Op één manier te interpreteren

Gebruik duidelijke communicatie en zorg dat je instructies maar op één manier uit te voeren zijn. Zeg bijvoorbeeld niet ‘boor een gat in de muur’, maar leg uit hoe groot het gat moet zijn, waar het moet komen en waar het voor dient.

4. Houd het tempo laag

Voor jou is het gesneden koek, maar voor een ander is het allemaal nieuw. Deel je instructies daarom op een rustige manier. Praat langzaam en doe elke stap rustig voor. Geef de ander de tijd om elke stap op te slaan voor je verder gaat met de volgende.

5. Toon begrip

Vertel dat je het begrijpt als het niet in één keer lukt of dat alles in één keer duidelijk is. Zeker bij complexere opdrachten. Door dat uit te spreken, geef je de ander de kans om vragen stellen om of om verduidelijking te vragen.

Ontwikkel je leiderschapsvaardigheden

Instructies geven is een belangrijk onderdeel van praktisch leidinggeven. Wil je, naast duidelijke instructies leren geven, ook andere leiderschapsvaardigheden verder ontwikkelen? Zoals aanspreken op gedrag en effectief omgaan met emoties en conflicten? Schrijf je dan in voor de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer.