Waarom kunnen je collega’s een taak nooit uitvoeren zoals jij die bedoeld hebt? Je legt het nog wel zo duidelijk uit! Als dit je vaak overkomt, is de kans groot dat het toch écht aan jouw manier van communiceren ligt. In dit artikel delen we tien tips voor duidelijke communicatie op het werk.
Inhoud
Wat is duidelijke communicatie?
Duidelijk communiceren betekent dat je een boodschap helder overbrengt op een ander. Je boodschap is slechts op één manier te interpreteren, de ander begrijpt helemaal wat je probeert te zeggen of vragen én wat je van hem of haar verwacht.
Ook al klinkt het eenvoudig, helder communiceren is lastiger dan je denkt. Je manier van praten, woordkeuze, de lengte van je boodschap en de emotie van je stem kunnen er namelijk allemaal voor zorgen dat er ruis op de lijn komt. Door onderstaande tips te volgen, voorkom je dat.
Waarom is duidelijk communiceren belangrijk?
Duidelijk communiceren is één van de belangrijkste voorwaarden voor een goede samenwerking. Als je een taak delegeert of een collega iets vraagt om te doen, wil je niet achteraf zeggen ‘zo had ik het eigenlijk niet bedoeld’. De kans is namelijk groter dat jij onduidelijk communiceerde dan dat de ander niet goed luisterde. 
Tips voor duidelijke communicatie op het werk
1. Benoem direct het doel van het gesprek
Wanneer je de aandacht van een collega of klant vraagt, maak dan meteen duidelijk waarom je diegene wilt spreken en waarover je vraag gaat. Het is dan voor de ander direct duidelijk waar dit gesprek naartoe gaat.
Begin bijvoorbeeld met “Marco, ik was gisteren bij je presentatie over leiderschap en wil je graag een vraag stellen over de opmaak van je Powerpoint-presentatie.”
2. Houd het kort en bondig
Duidelijk communicatie is to the point en vrij van nutteloze informatie. Binnen enkele zinnen moet helder zijn wat je vraag of boodschap is. Natuurlijk heeft small talk ook een plaats in zakelijk communicatie, maar in het geval van duidelijke communicatie heeft het weinig meerwaarde.
Voorbeeld: “Ik heb je hulp nodig bij het opstellen van een nieuwe vacaturetekst. Heb je vanmiddag 30 minuten tijd om er samen naar te kijken?”
3. Gebruik gepaste bewoordingen
Wanneer je gesprekspartner vraagt om bepaalde termen uit te leggen, communiceer je niet duidelijk. Welke termen je wel en niet gebruikt tijdens je communicatie, hangt af van het kennisniveau van je gesprekspartner. Zo begrijpen monteurs onderling elkaar direct wanneer ze over bepaalde ISO-certificeringen spreken, maar is het voor de meeste klanten complete wartaal.
4. Maak het concreet
Duidelijk communiceren betekent dat je precies weet wat je wilt. Bijvoorbeeld dat je ‘een iPhone-app waarmee monteurs op locatie hun tijd bij kunnen houden’ wilt laten ontwikkelen en niet ‘een handig tooltje voor monteurs’.
Het helpt daarbij om vooraf goed na te denken over wat je wilt. Dan hoef je tijdens het gesprek niet steeds je gedachten te ordenen en te zoeken naar woorden.
5. Benoem het gewenste eindresultaat
Bij duidelijke communicatie is het voor de ander duidelijk wat je van hem of haar verwacht. Benoem daarom het verwachte resultaat tijdens je communicatie. Sluit bijvoorbeeld af met “Het artikel moet vrijdag online staan, dus het zou fijn zijn als je de illustratie uiterlijk donderdag naar me mailt. Is dat haalbaar?”
6. Leg de reden achter je vraag of boodschap uit
Tenzij je een officier bent en je een soldaat iets opdraagt om te doen, vindt de ander het waarschijnlijk prettig om te weten waarom iets moet gebeuren. Dat helpt de ander om de situatie beter te begrijpen. Zeg bijvoorbeeld “Derek is vrijdag afwezig vanwege een begrafenis. Ben jij beschikbaar om zijn dienst over te nemen?”
7. Controleer of de boodschap is aangekomen
Zeker als je boodschap wat complexer is, is het slim om te controleren of je boodschap goed is overgekomen. Vraag niet “Begrijp je wat er moet gebeuren?”, want dan krijg je alleen “Ja” als antwoord en weet je nog niet zeker of je het ook daadwerkelijk goed hebt uitgelegd. Vraag daarom liever om samen te vatten wat je van de ander vraagt.
8. Zorg dat je communicatie op slechts één manier te interpreteren is
Zelfs als je boodschap helemaal helder is overgekomen, is het tóch mogelijk dat de gewenste uitkomst anders is dan je bedoelde. Als je bijvoorbeeld om vier uur ‘bij de ingang van kantoor’ hebt afgesproken, bedoel je dan binnen of buiten? En bedoel je dan de hoofdingang, de zijingang of bij het hek?
9. Spreek duidelijk, verstaanbaar en met overtuiging
Te zacht praten, mompelen of met een accent praten dat de ander niet kent, zorgt voor onduidelijke communicatie. Let daarom op je volume, je woordgebruik, je toonhoogte en de klemtoon .
Ook weten we dat een boodschap slechts deels wordt overgebracht door woorden. Net zo belangrijk is hoe je die woorden brengt. Stop daarom een beetje overtuiging en enthousiasme in je boodschap!
10. Pas op voor te directe communicatie
Een vorm van communiceren die weleens wordt verward met duidelijk communicatie is directe communicatie . Directe communicatie is ook helder, maar mist soms tact. Omdat geen rekening gehouden wordt met de gevoelens van de ontvanger, kan de boodschap harder binnenkomen dan nodig.
Wanneer we daar in doorslaan spreken we van te directe communicatie die negatieve gevolgen met zich meebrengt. Het irriteert mensen, komt respectloos over of geeft mensen het gevoel dat ze voor het blok gezet worden. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
Ontwikkel je communicatieve vaardigheden
Met welke punten ga jij aan de slag om jouw communicatie duidelijker te maken? Na het lezen van dit artikel heb je wellicht al een idee waar bij jou de knelpunten zitten. Meer lezen over effectieve communicatie? Dat doe je in ons artikel goede communicatie is een superkracht.
Wil écht aan de slag met jouw vaardigheden? Dan biedt onze cursus Effectief communiceren op de werkvloer uitkomst. Hier krijg je nog veel meer inzicht in het effect van je gedrag en oefen je met communicatieve vaardigheden. Of volg de training Persoonlijke effectiviteit en ontwikkel je sociale vaardigheden, zoals assertiviteit en feedback geven en ontvangen.
Veelgestelde vragen over duidelijke communicatie
Wat is duidelijke communicatie?
Het helder overbrengen van een boodschap noemen we duidelijke communicatie. De ontvanger krijgt de boodschap zoals de verzender die bedoeld heeft en is vrij van onnodige toevoegingen.
Waarom is duidelijke communicatie belangrijk?
Wanneer je een boodschap overbrengt, wil je dat de ander dieinterpreteert zoals jij die bedoelde. Als dat niet het geval is, bestaat de kans dat het resultaat afwijkt van wat jij in gedachten had.
Uit welke onderdelen bestaat duidelijke communicatie?
Duidelijke communicatie bestaat uit een korte, bondige en concrete boodschap. De boodschap wordt duidelijk overgebracht, kan maar op één manier geïnterpreteerd worden en er vindt controle plaats over het gewenste eindresultaat.
