11 augustus 2021

Reboarding, heb je die term al vaker gehoord? De corona maatregelen versoepelen. Organisaties bekijken hoe medewerkers weer terug kunnen keren naar het werk. Lees in dit artikel waar je rekening mee moet houden als Human Resources professional bij het begeleiden van het terugkeerproces.

Terug naar ‘normaal’ zit er nu bijna aan te komen. We zien dat veel mensen, na anderhalf jaar thuiswerken, weer naar kantoor willen komen. Daar zijn aanpassingen voor nodig. Daarnaast kan je niet de dagelijkse gang van zaken van voor corona oppakken en net doen of de afgelopen tijd niet is gebeurd. Hoe neem je de medewerkers hierin mee en waar moet je rekening mee houden?

Welkom terug - IMK Opleidingen

Wat is reboarding?

Je hoort de term reboarding steeds vaker, zeker in coronatijden. Deze HR-term staat voor de begeleiding die je de medewerkers biedt, wanneer ze geconfronteerd worden met een nieuwe realiteit. Reboarding gaat in de kern over aandacht hebben voor wat je medewerkers nodig hebben, wensen en voelen én daarop inspelen. Vooral leidinggevenden maar ook zeker HR-medewerkers kunnen bij reboarden goed hun rol pakken. Succesvolle reboarding zorgt voor betrokken, tevreden en productieve medewerkers en goede resultaten. Hoe je dat aanpakt, lees je in dit artikel.

Beschikbare ruimte

Bij het nieuwe, veilige werken houd je op de werkvloer rekening met de anderhalve meter maatregel. Dit vraagt om creatief denken. Niet iedereen kan

 tegelijk terug naar werk op dezelfde werkplek. Hier volgen drie ideeën voor reboarding om jouw medewerkers op een veilige manier naar het bedrijf te laten komen.

  1. Splits de teams
    De ene helft van het team is bijvoorbeeld maandag, woensdag en vrijdag aanwezig en de andere helft dinsdag en donderdag. De week erna wissel je het om. Door de teams te splitsen is er altijd een aanspreekpunt aanwezig.
  2. Gebruik de dag optimaal
    Je kunt de werktijden verruimen en twee werkblokken afspreken. Denk bijvoorbeeld aan een blok van 7.00 tot 13.00 en een blok van 13.00 tot 19.00. De ene helft van de medewerkers heeft ‘vroege dienst’ en de andere ‘late dienst’. De resterende twee uur van de werkdag kan thuis worden ingevuld met administratieve taken of e-mails.
  3. Langzaam opbouwen
    De eerste maand gaan de medewerkers tenminste één dag naar het werk. De rest van de werkweek werken ze nog thuis. Dit evalueren jullie. De tweede maand gaan de medewerkers twee of drie dagen per week naar de werkplek. Zo bouwt iedereen het rustig op en kunnen de medewerkers wennen aan werken op de werkplek.

Er zijn nog legio andere creatieve invullingen te bedenken. Betrek de teammanagers en de medewerkers erbij en laat ze meedenken over de vorm en de invulling. Je kan ook een werkgroep oprichten met teamafgevaardigden die nadenken over het terugkeerproces. Vergeet de ondernemingsraad niet. Op deze manier vergroot je de betrokkenheid.

Medewerkers voorbereiden

Terug op het werk zal anders zijn dan voor corona. Daarom is het extra belangrijk om de medewerkers goed voor te bereiden op de terugkeer. Zo weten zij wat ze kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt. Geef vooraf heldere informatie over bijvoorbeeld de teamindeling en stel ze op de hoogte van de veiligheidsregels en de protocollen. Stem vooraf met de managers af wie welke taak oppakt en communiceert naar de medewerkers.

Maak een Q&A op bijvoorbeeld het intranet met de antwoorden op de meest gestelde vragen over het nieuwe werken. Zo kan de medewerker snel het antwoord op zijn vraag vinden.

Afstemmen bij terugkeer

De ene medewerker staat te trappelen om terug te keren naar en de ander voelt weerstand. Weerstand omdat het thuiswerken wel goed beviel, omdat het (weer) een verandering is of omdat hij/zij zich nog niet helemaal veilig voelt. Het is bij reboarding van belang dat je weet wat er speelt.

Individuele afstemming
Samen in gesprek - IMK OpleidingenAls de medewerker terug aan het werk gaat op het bedrijf, is het aan te raden dat er een gesprek plaatsvindt met de medewerker. Deze rol kan de leidinggevende oppakken met ondersteuning van de human resource professional. In dit gesprek stemt de leidinggevende af hoe de medewerker erin zit. Hoe kijkt de medewerker terug op de afgelopen periode, wat neemt hij mee en wat laat hij achter zich? In de download vind je vragen die je kunt stellen tijdens dit gesprek.

    Bestand bekijken

    Het kan zijn dat een medewerker (nog) niet terug wil naar het werk. Dit kan uiteenlopende redenen hebben. Wie weet valt de medewerker in de risicogroep en speelt angst een rol of voelt hij zich minder verbonden met de werkplek en is thuiswerken erg prettig. Ga in gesprek met deze medewerkers om de onderliggende reden van de weerstand te achterhalen. Daarna kun je samen op zoek gaan naar oplossingen om de terugkeer ook voor hem positief te laten verlopen.

    Als de medewerker weer vaker naar het werk komt, dan is het belangrijk om zijn mentale gezondheid in de gaten te blijven houden. Blijf in gesprek en begeleid waar nodig. Zo voorkom je verzuim en langdurige uitval.

    Team afstemming
    Team - IMK Opleidingen
    Naast een individueel gesprek is het belangrijk dat het team, samen met de leidinggevende, onderling met elkaar afstemt. Geef teamleden de ruimte om ervaringen uit te wisselen, verhalen te delen en emoties te uiten over de afgelopen tijd. Je kijkt samen terug, zodat je samen verder kan gaan. Dit bevordert het teamgevoel.

    Daarnaast maken zij nieuwe afspraken met elkaar. In tijd van corona zijn er veel nieuwe gewoontes ontstaan, zoals digitaal vergaderen en thuis werken. Welke nieuwe gewoontes neem je mee en van welke gewoontes neem je afscheid? En wat voor gevolgen hebben deze nieuwe manieren van werken, zoals bijvoorbeeld hybride werken, op de arbeidsovereenkomst. Spreek ook met elkaar af hoe je elkaar kort en luchtig kunt aanspreken op het naleven van de nieuwe regels.

    Verrekijker - grijs - IMK OpleidingenDe toekomst

    Corona heeft grote invloed op de economie. Sommige organisaties komen er steviger uit of merken geen verschil. Voor veel andere organisaties is de toekomst onzeker. Hoe staat de organisatie ervoor en wat betekent dit voor de komende jaren? Waar ligt de focus de aankomende tijd en wat is ieders bijdrage hierin? Wat zijn de nieuwe doelstellingen en resultaatafspraken? Door de medewerkers bij dit proces te betrekken en samen te kijken naar oplossingen, bevorder je de binding met de organisatie.

    Kennis verstevigen

    Juist in deze tijd wordt er veel gevraagd van Human Resources. Er komen veel extra taken om de hoek kijken waarbij het onduidelijk kan zijn wat jouw rol hierin is. Wil jij jouw kennis verstevigen voor in coronatijd en daarna? Daar heeft IMK Opleidingen verschillende mogelijkheden voor.

    Neem gerust contact op met een van onze studieadviseurs, als je wilt sparren welke opleiding of training het beste bij jou past. Ook als je op zoek bent naar een training voor een van je teamleden kun je bij hen terecht. Bel via 0172 – 42 34 56 of stuur een e-mail naar studieadvies@imkopleidingen.nl.