Effectief communiceren: jouw route naar professioneel succes

Heb je te maken met mensen, dan heb je te maken met communicatie. Dat is het belangrijkste instrument om elkaar te beïnvloeden en te begrijpen. Daarom is het essentieel dat deze communicatie zo effectief mogelijk verloopt. In dit artikel lees je tips voor communicatie en krijg je handige ezelsbruggetjes.

Wat is effectief communiceren?

Wat is goed communiceren? Bij een effectieve communicatie stem je af op je gesprekspartner. Je creëert een goede sfeer en geeft de ander het gevoel dat hij begrepen wordt. Daardoor krijgt die ander vertrouwen. Vertrouwen in jou en vertrouwen in jouw boodschap. Je geeft aandacht aan de ander en luistert goed: wat vindt de ander, wat bedoelt hij? Welke mening of oplossing heeft hij? De ander kan zijn verhaal kwijt en jij krijgt informatie die je wellicht kunt gebruiken.

Andere voorbeelden van een effectieve communicatie zijn dat jouw houding is afgestemd op die van jouw gesprekspartner. Je gaat ongeveer in dezelfde houding zitten of staan. Zit hij achterovergeleund, ga dan ook iets achterovergeleund zitten. Zit de ander op het puntje van de stoel, dan ga jij ook meer naar voren.

Ook je woordkeuze is afgestemd op die van je partner: je probeert zijn taal te spreken en je houdt een rustig spreektempo en stemvolume aan. Je spreekt duidelijk en je zorgt ervoor dat je boodschap overkomt.

Belang van een goede communicatie

Als je communiceert, dan breng je een boodschap over, verzamel je informatie, luister je en reageer je weer. Je communiceert eigenlijk altijd, zowel met woorden (verbaal) als zonder woorden (non-verbaal). Als de communicatie niet goed verloopt, dan kan een boodschap verkeerd overkomen, niet begrepen worden of helemaal niet aankomen. Je zit als het ware beide op een andere golflengte.

Hoe kom je samen op dezelfde golflengte en hoe leer je effectief communiceren?

Valkuilen en tips communiceren

Goede communicatie is één van de belangrijkste thema’s als het gaat om persoonlijke effectiviteit. We zien in onderlinge communicatie vaak de volgende valkuilen. En natuurlijk geven we je direct tips voor meer effectief communiceren.

1. Geen focus of doelgroep verkeerd inschatten: Om ervoor te zorgen dat je boodschap goed overkomt is het belangrijk om je communicatie af te stemmen op je doelgroep. Wie heb je tegenover je zitten? Welke ‘taal’ spreken ze en wat moeten of willen ze van je weten. Door met je gesprekspartner te ‘levelen’ kun je je boodschap duidelijk en efficiënter overbrengen. Let daarbij ook op je toon.
2. Vanuit eigen referentiekader communiceren: Iedereen denkt vanuit zijn eigen perspectief, normen en waarden. Dit gebeurt vaak onbewust maar beïnvloedt wel hoe je beoordeelt of bekijkt. Als je je bewust bent van de verschillen in ieders referentiekader komt dit de communicatie ten goede. Wees geduldig als de ander iets niet (direct) begrijpt.
3.  Informatie overload (de ander uitputten i.p.v. activeren): Door iemand te overspoelen met informatie ziet hij door de bomen het bos niet meer en zullen er belangrijke dingen tussendoor schieten. Door iemand altijd mee te nemen in je mailcorrespondentie zullen deze op termijn niet of minder goed gelezen worden waardoor de kans bestaat dat belangrijke informatie zoals een uitnodiging voor een vergadering gemist wordt. Overcommuniceren heeft hetzelfde effect als niet communiceren.
4.  De ander niet correct benaderen of in de rede vallen: Respect hebben voor elkaar en elkaars mening is de basis van een goed gesprek. Op het moment dat je iemand telkens onderbreekt in een gesprek geef je diegene, waarschijnlijk onbewust, het gevoel dat zijn mening niet telt of belangrijk is. Geef de ander de tijd om te reageren. Je oogst wat je zaait. Dus om respect te krijgen van de ander dien je hem met hetzelfde respect te behandelen. Een te directe communicatie valt hier ook onder.
5.  Aannames en verwachtingen: Door naar elkaar uit te spreken wat je van je gesprekspartner verwacht voorkom je een hoop misvattingen achteraf. Om miscommunicatie (‘ja maar ik dacht dat jij’ of ‘ik ben ervan uitgegaan dat’) te voorkomen kun je aan de voorkant je verwachtingen concreet uitspreken.
6.  Niet op de lichaamstaal van een ander letten: Niet iedereen spreekt hardop uit wat hij werkelijk denkt. Iedereen heeft wel een collega die in een vergadering akkoord gaat met het op zich nemen van taken maar daarna met zijn ogen rolt en daarmee uitstraalt dat hij dit eigenlijk niet ziet zitten. Lichaamshouding, mimiek en stemgeluid brengen vaak iemands onderliggende gedachten en gevoel naar boven. Niet voor niets omvat slechts 7% van de communicatie verbale uitingen. Luister dus niet alleen naar je gesprekspartner maar observeer hem ook aandachtig.
7.  Eerst begrijpen, dan begrepen worden: Als je echt met inlevingsvermogen luistert naar iemand zonder meteen zelf te willen reageren, zul je de ander begrijpen. De ander is daarna meestal ook bereid om op dezelfde manier naar jou te luisteren waardoor jij ook begrepen wordt. Als we elkaar echt begrijpen, zullen we creatiever worden in het gezamenlijk vinden van oplossingen.
8.  Twijfelwoorden: Wil je helder en duidelijk communiceren, voorkom dan twijfeltaal. Twijfeltaal zorgt ervoor dat je een slag om de arm houdt wat zorgt voor onduidelijkheid en het risico dat je door de ander verkeerd begrepen wordt. Twijfelwoorden zijn bijvoorbeeld toevoegingen als ‘in principe’, ‘misschien’, ‘een beetje, ‘eventueel’. Door dit soort woorden weg te laten kom je steviger over en kun je duidelijker je punt overbrengen.

Ezelsbruggetjes gesprekstechnieken

Tijdens een gesprek of in een situatie stap je gemakkelijk in een van de vele valkuilen. Onderstaande ezelsbruggetjes helpen jou daar weer uit te komen. Wees je er eerst bewust van dat je het doet. Je krijgt het steeds sneller in de gaten. Betrap je jezelf erop dat je een of meerdere van deze dingen doet? Mooi! Dan kun je het vervolgens veranderen. Het is niet altijd gemakkelijk, maar geloof me, oefening baart kunst.

1. Laat OMA thuis

OMA staat voor Opinies, Meningen en Adviezen. Je gesprekspartner zit niet altijd op OMA te wachten. Vaak is luisteren, zodat de ander zijn verhaal kwijt kan, voldoende.

2. Wees een OEN

OEN staat voor Open, Eerlijk en Nieuwsgierig. Wees open, zeg waar het op staat. Eerlijkheid duurt natuurlijk het langst en verborgen agenda’s helpen je in een gesprek niet verder. En ben jij nieuwsgierig naar de ander, dan is de ander dat ook naar jou.

3. Denk aan ANNA

Altijd Navragen, Nooit Aannemen. Dit gaat vaak mis in de communicatie. Iedereen heeft wel eens aannames over iemand of iets wat gezegd wordt, maar je moet áltijd navragen. Zo ontdek je de waarheid en ga je niet zelf een mening vormen, waardoor er misverstanden ontstaan.

4. Gebruik LSD

Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Het is de basis in de communicatie. Luister naar de woorden en kijk naar de lichaamstaal van de ander. Met samenvatten en doorvragen check je daarnaast of je alles begrepen hebt en het verhaal duidelijk is. Dit zodat je geen verkeerde conclusies trekt en op de verkeerde voet verder gaat.

5. Smeer NIVEA

Niet Invullen Voor Een Ander kan best moeilijk zijn. Je gaat voor de ander denken en hier naar handelen zonder het na te vragen. Maar hoe vaak komt het voor dat je iets anders uitstraalt of zegt dan dat je eigenlijk bedoelt.

6. Maak je DIK

Met ‘maak je DIK’ bedoelen we: ‘Denken In Kwaliteiten’. Vaak geven mensen alleen aandacht aan de dingen die niet goed gaan of negatieve eigenschappen van een ander. Geef je aandacht aan de dingen die wel goed gaan en aan de kwaliteiten van anderen verloopt de communicatie positiever.

Hoe DISC kan helpen bij effectieve communicatie

Je gedrag hangt af van de situatie. Het kan heel goed zijn dat je op je werk ander gedrag laat zien dan thuis. Je hebt allerlei gedragsstijlen in je, maar het een gaat je gemakkelijker af dan het andere. Dit geldt uiteraard ook voor je collega’s.

Effectief communiceren gaat niet over het veranderen van je persoonlijkheid of gedrag kopiëren. Dan wordt het een kunstje en daar prikken mensen genadeloos doorheen. Effectief communiceren gaat wél over je bewust zijn van je eigen gedragsvoorkeuren en die van de ander en maximaal gebruik maken van die kennis.

Met DISC krijg je inzicht in je eigen gedrag en de verschillen tussen mensen. Elk type heeft zijn eigen kenmerken, én elk type kent zijn eigen kleur. In dit artikel lees je er alles over.

Je weet nu hoe je op dezelfde golflengte kunt komen als je gesprekspartner en wat de mogelijke communicatievalkuilen zijn. Ga ermee aan de slag voor een effectieve communicatie. Met een betere communicatie geef je aandacht aan de ander en vermijd je misverstanden. Jouw gesprekspartner voelt zich meer gezien en gehoord. Op deze manier verbeter je de samenwerking, verloopt het contact plezieriger en kun je jouw boodschap beter overbrengen. In plaats van langs elkaar heen te praten, praat je met elkaar.

Meer weten?

Wil jij jezelf verder verdiepen in hoe je jouw communicatie effectiever kunt maken? In het artikel Goede communicatie is een superkracht geven we je een voorbeeld van een deelnemer die ezelsbruggetjes inzet om zijn communicatie te verbeteren. Wil je meer weten over effectiever communiceren op het werk? Kijk dan eens bij de cursus Effectief communiceren op de werkvloer. Deze cursus is speciaal ontwikkeld voor medewerkers die graag hun communicatieve vaardigheden willen verbeteren voor een betere communicatie op het werk.

Twijfel je welke training het beste bij jouw leervraag past? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend studieadvies via studieadvies@imkopleidingen.nl of bel 0172 – 42 34 56.

Veelgestelde vragen over effectieve communicatie