Delegeren blijft lastig. Goed nieuws, je kunt het leren. Delegeren is een punt wat regelmatig terug komt tijdens leiderschapstrainingen. Zo ook bij de training Authentiek leiderschap, waar manager Paul tegen trainer Christine Meijers vertelt hoe moeilijk hij het vindt om te delegeren.
Niet delegeren is geen optie.
Paul is nu een half jaar manager bij het technische bedrijf waar hij 6 jaar werkt. Hij weet hoe belangrijk het is om te leren delegeren, omdat hij niet alles zelf kan doen. Maar hij merkt dat hij moeite heeft met anderen taken toe te vertrouwen.
Christine vertelt hem: ‘Delegeren is de kunst van loslaten’. Veel leidinggevenden hebben hier moeite mee. Paul vertelt dat hij het liefst het werk allemaal zelf doet, want dan weet hij precies wat er gedaan is en dat het op de juiste manier gebeurt. Hierdoor komt hij wel regelmatig in tijdsnood.
Christine vertelt hem dat het belangrijk is dat hij inziet dat NIET delegeren geen optie is. Misschien redt hij zich op de korte termijn, omdat hij het zelf snel en goed kan afhandelen. Maar hij kan niet al het werk van zijn medewerkers blijven doen, dus op de lange termijn is het geen oplossing.
Fouten-voorkomen-politie
“Maar mijn medewerkers begrijpen niet alles even goed en dan worden er fouten gemaakt.” vertelt Paul tegen Christine. Dat wil hij voorkomen, dus als hij het werk niet zelf doet, gaat hij als een soort politieagent alles in de gaten houden. Maar zo wil hij eigenlijk niet werken.
Christine vraagt of hij wil dat de medewerkers zich ontwikkelen. Paul antwoordt dat hij dat graag wil. Dan zal toch meer moeten delegeren en de fouten moeten accepteren. Deze fouten zijn een ‘investering in leren’. Op de lange termijn zal hij daar profijt van hebben.
Kies wat je delegeert
“Maar welke taken kan ik delegeren aan mijn medewerkers? Ik kan moeilijk alle rotklussen afschuiven.” Om erachter te komen wat hij kan delegeren helpt het per taak de volgende vraag te stellen: “Moet ik dit nu zelf doen?”. Door de klemtoon elke keer op een ander woord te leggen en de vraag te beantwoorden, wordt duidelijk of hij de taak kan delegeren. Voor meer informatie over deze methode en het gratis werkblad, klik hier.
Delegeren is niet hetzelfde als afschuiven
“Als je op de juiste manier delegeert, zal het je veel opleveren en de schade zeer beperkt blijven.” legt Christine uit. Veel leidinggevenden denken dat ze delegeren, maar doen in feite aan ‘afschuiven’. Na een korte, bondige uitleg mag de medewerker ergens mee aan de slag en wordt daarmee in feite in het diepe gegooid. De leidinggevende verwacht de goede aanpak, namelijk precies zoals hij of zij het zelf ook zou doen. De uitkomst is dan meestal niet wat ze verwachten. Dit herkent Paul.
Leren delegeren
Christine geeft Paul enkele tips om op een goede manier te delegeren.
- Delegeren is niet werk verdelen of afschuiven, maar een verantwoordelijkheid van jezelf (of een ander) aan een medewerker overdragen.
- Kies hiervoor een enigszins ervaren medewerker uit die klaar is voor extra verantwoordelijkheid. Bij onervaren medewerkers kan je nog niet delegeren, maar zul je ze intensief moeten begeleiden. Dat is een andere stijl van leidinggeven.
- Geef de goede instructies met onder andere een duidelijk doel, kwaliteitsnormen en deadline. Vul de procedure niet letterlijk in, maar vraag naar de aanpak van de medewerker en praat daar samen over.
- Geef de medewerker dan ook ruimte om het op zijn of haar eigen manier aan te pakken, zolang de doelen, kwaliteit en deadline wordt gehaald.
- Spreek rapportage momenten af, waarbij de medewerker laat zien hoever hij/zij is.
- Stuur bij waar nodig en geef complimenten waar het goed gaat.
Afstemmen en rapporteren
Delegeren gaat dus nooit zonder controleren, want als leidinggevende blijf je eindverantwoordelijke. Het is de kunst om de medewerker niet het gevoel te geven dat je hem/haar controleert. Noem het daarom afstemmen of rapporteren. Dat voelt juist goed voor de medewerker. Hij of zij wordt niet in het diepe gegooid, heeft de kans om vragen te stellen, krijgt aandacht en kan trots laten zien wat er is bereikt. Het is ook een kans voor jou als leidinggevende om complimenten te geven, waardoor de motivatie toeneemt en er steeds meer een professioneel team ontstaat. Op deze wijze ben je echt aan het leidinggeven en help jij je collega’s zich te ontwikkelen.
Stap voor stap
Christine begrijpt dat de praktijk wel eens wat spannender is en dat het niet altijd zo perfect verloopt, zoals hierboven aangegeven. Ze heeft het vertrouwen dat de inzichten en vaardigheden Paul weer een paar stappen verder helpen. Het zal niet van de ene op de andere dag gaan, maar iedere stap vooruit heeft al direct effect. Als onderdeel van de IMK Leerweg kan Paul nog tot 12 maanden na de training contact opnemen met Christine via de online leeromgeving van IMK Opleidingen als hij vragen heeft over wat hij tijdens de training geleerd heeft.
Er is natuurlijk nog veel meer te zeggen en te leren rond dit thema. Mocht jij, net als de manager uit het voorbeeld, jouw leiderschapsvaardigheden verder willen versterken dan is de 3-daagse training Authentiek leiderschap of de training Leidinggeven aan eigenwijze professionals een goede keuze. Wil je een stevige basis voor leidinggeven, dan is de opleiding Middle Management A wellicht iets voor je. Wil je weten welke training of opleidingen het beste bij jou of jouw teamlid past? Neem dan contact op met een van onze studieadviseurs via 0172- 42 34 56.
