Het hoort bij je functie als leidinggevende, maar oh, wat vind je het moeilijk om medewerkers aan te spreken op hun gedrag. Het liefste vermijd je het, je hoopt dat iemand vanzelf weer ‘normaal’ gaat doen of dat iemand anders er iets van zegt. Ontdek waarom het belangrijk is om je medewerker tóch aan te spreken op de werkvloer en hoe je dat doet.
Inhoud
Waarom het belangrijk is om je medewerker aan te spreken op zijn of haar gedrag
Het aanspreken van medewerkers op hun gedrag is een belangrijk aspect van effectief leiderschap om verschillende redenen.
1. Normen en waarden
Het aanspreken van medewerkers op hun gedrag helpt bij het bieden van duidelijkheid over wat wel en niet acceptabel is binnen de organisatie. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft de normen en waarden van de organisatie.
2. Creëren van een positieve werkomgeving
Het aanspreken van ongewenst gedrag helpt bij het creëren van een positieve werkomgeving waarin medewerkers zich veilig en gerespecteerd voelen. Het aanpakken van gedrag dat deze sfeer kan aantasten, draagt bij aan een gezonde werkcultuur.
3. Verbetering van de prestaties
Door medewerkers aan te spreken op specifiek gedrag kun je gerichte feedback geven die hen kan helpen hun prestaties te verbeteren. Dit bevordert de professionele ontwikkeling van de individuele medewerker en draagt bij aan het succes van het team en de organisatie als geheel.
4. Voorkomen van escalatie
Als problemen in gedrag niet worden aangepakt, bestaat het risico dat ze escaleren en grotere conflicten veroorzaken. Door tijdig in te grijpen en medewerkers aan te spreken op hun gedrag, kun je proactief problemen oplossen voordat ze ernstiger worden.
5. Bouwen van vertrouwen en respect
Open en eerlijke communicatie over gedrag draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen tussen leidinggevenden en medewerkers. Medewerkers waarderen het als hun leidinggevenden betrokken zijn en constructieve feedback geven om hen te helpen groeien.
Kortom: elkaar aanspreken op de werkvloer is een belangrijk instrument voor managers om een positieve en productieve werkomgeving te creëren.
Medewerkers aanspreken op gedrag in 6 stappen
Je weet nu waarom het belangrijk is om een medewerker aan te spreken op gedrag. Nu nog doen! Met onderstaande stappen gaat het je zeker lukken.
1. Benoem het gedrag
De eerste stap is dat je een medewerker wilt aanspreken op gedrag dat jij niet wenselijk vindt of gedrag dat een negatief effect heeft op anderen of op jou bijvoorbeeld. Hieronder lees je hoe je dat het beste aanpakt.
- Beschrijf zo concreet en specifiek mogelijk het gedrag dat je hebt gezien of gehoord.
- Zo niet: “Je bent altijd te laat terug van je lunchpauze.”
- Zo wel: “Het viel me op dat je afgelopen maandag en dinsdag te laat terugkwam van je lunchpauze.”
- Feedback waarin de waarin de woorden ‘altijd’ of ‘overal’ of ‘nooit’ in voorkomen, is niet concreet.
- Spreek de ander alleen aan als je zélf het gedrag hebt waargenomen. Baseer je feedback dus niet op geroddel of vertrouwelijke informatie die je van een ander hebt ontvangen.
- Gebruik altijd een ik-boodschap: “Ik kan me niet concentreren als ik je hard hoor praten.” Een jij-boodschap is: “Jij praat te hard.”
2. Vertel elk effect dat gedrag op jou heeft
Vertel welk effect dat gedrag op jou heeft, of op de procedure, de klant, je team, de afdeling etc. Bijvoorbeeld: “Als jij te laat terug bent na je lunchpauze, betekent dit dat Carla later met lunchpauze kan. Daardoor is zij ook later terug of zij moet korter pauze nemen als ze direct na haar pauze een overleg heeft staan.”
3. Spreek vanuit jezelf
Laat je gevoel spreken. Dat gaat veel makkelijker als je een ik-boodschap geeft. Je kunt dus prima zeggen welke gedachten het gedrag van de ander bij je oproept. “Daardoor begin ik te twijfelen aan je collegialiteit, terwijl ik dat eerder nooit deed.”
4. Check of de ander begrijpt wat je zegt
Ga na of de ander je begrijpt, of het klopt wat je denkt en geef de ander de ruimte om te reageren.
- Vraag ook of hij/zij zich het voorval kan herinneren.
- Is dat niet het geval, licht je boodschap dan toe met aanvullende voorbeelden.
- Durf om een reactie te vragen.
- Vragen die je kunt stellen: “Begrijp je waarom ik dit met je wil bespreken?”, “Wat vind je ervan dat ik dit zeg?”, “Herken je wat ik zeg?”
5. Geef aan wat je zou willen
Geef aan wat je anders zou willen of laat de ander nadenken over wat hij/zij anders zou kunnen doen.
- Maak duidelijk wat je wilt door te zeggen hoe je het dan wilt: “Ik zou het fijn vinden als je op tijd terug bent van je lunchpauze zodat Carla ook op tijd met pauze kan.”
- Je gesprekspartner voelt zich medeverantwoordelijk als je hem zelf vraagt met voorstellen te komen. In dit voorbeeld kun je vragen: “Wat zou je kunnen veranderen zodat je op tijd terug bent?”
- Bereid je erop voor dat de ander je niet altijd meteen gelijk geeft. Het kan zijn dat hij wat tijd nodig heeft om je boodschap te verwerken. Als iemand echt even tijd nodig heeft, maak dan voor de volgende dag een nieuwe afspraak.
6. Maak afspraken
Onderzoek samen welke oplossingen er mogelijk zijn en geef de ander de ruimte om haar/zijn gedrag toe te lichten.
- Maak duidelijk dat je de ander graag wilt helpen waar nodig. Je wilt graag dat de ander zijn gedrag verandert.
- Plan een afspraak voor een vervolggesprek om te bespreken of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. Doe dat niet te snel, geef de medewerker de tijd om zijn gedrag aan te passen.
Aanspreken op gedrag, een voorbeeld
Marlieke werkt als manager bij een bouwbedrijf. Ze geeft leiding aan een team van 16 medewerkers. Een van de teamleden, Klaas, was een paar keer te laat bij de teamoverleggen. Daardoor starten ze elke keer te laat en hebben ze minder tijd om dingen te bespreken of het overleg loopt uit. Ze besluit Klaas erop aan te spreken en vraagt of hij even bij haar kan binnenlopen.
“Hoi Klaas, fijn dat je even tijd voor me vrijmaakt. Ik wil namelijk iets met je bespreken.”
“Okee.”
“De laatste drie teamoverleggen was je te laat. Omdat we op jou moeten wachten, betekent dit dat we later starten en minder tijd hebben om alles te bespreken. Dat vind ik vervelend omdat ik graag voldoende tijd en aandacht wil geven aan de onderwerpen. Herken je dat?”
Klaas: “Ja, ik was een paar keer te laat. Maar jullie kunnen toch gewoon beginnen met het overleg? Ik hoor het wel als ik iets gemist heb.”
Marlieke: “Dat is wat mij betreft niet de oplossing. Ik wil graag dat iedereen op tijd aanwezig is, zodat we gezamenlijk kunnen overleggen en tijd hebben om ieders input te horen, ook die van jou.”
Klaas: “Ik vind het wel een beetje overdreven, het is een paar keer gebeurd omdat ik iets moest afmaken. Ik zorg wel dat ik weer op tijd ben de volgende keer.”
Marlieke: “Dat is heel fijn, dankjewel. En ik begrijp dat je het misschien een beetje overdreven vindt, maar voor mij is het teamoverleg echt een belangrijk moment om elkaar te spreken en ik wil graag dat iedereen daarbij volledig aanwezig is. Ik vind het fijn dat je zegt dat je voortaan op tijd bent. Ik wil graag over een maand afspreken om te evalueren en eventueel na te denken over oplossingen als die nodig zijn.”
Klaas: “Dat is prima. Het zou inderdaad wel fijn zijn om eens te kijken naar mijn hoeveelheid werk en planning, want ik heb het eigenlijk net iets te druk.”
Marlieke: “Laten we allebei nadenken over oplossingen hoe we dat kunnen veranderen. En nu je dat zo zegt, wil ik onze volgende afspraak dan eerder inplannen, anders gaat er teveel tijd overheen. Laten we een afspraak maken voor over een week.”
Klaas: “Graag!”
Klaas en Marlieke keken tijdens de volgende afspraak wat Klaas nodig heeft om voortaan op tijd te komen. Hij heeft tijdens het teamoverleg aangegeven dat hij hulp nodig had en kon daardoor een aantal werkzaamheden overdragen aan collega’s.
Na een maand evalueerden Klaas en Marlieke hoe het ging. Klaas kwam niet meer te laat en ze spraken af dat de werkdruk een vast agendapunt wordt van het teamoverleg om de vinger aan de pols te houden bij iedereen.
Je ziet dat het gedrag van iemand een onderliggend probleem kan blootleggen. Het is dus echt belangrijk om elkaar aan te spreken om problemen te voorkomen of op te lossen.
Elkaar aanspreken op gedrag op de werkvloer
Niet alleen voor leidinggevenden is het belangrijk om elkaar aan te spreken op de werkvloer. Elkaar aanspreken draagt bij aan de onderlinge verbondenheid, het creëren van een open cultuur en een efficientere samenwerking.
De stappen die we beschrijven in dit artikel, hebben we in een handige checklist geplaatst. Deel deze gratis checklist met medewerkers en collega’s zodat elkaar aanspreken op de werkvloer de normaalste zaak van de wereld wordt!
Meer leren over leidinggeven?
Leidinggeven is veel meer dan een medewerker aanspreken op gedrag of medewerkers aansturen. Wil je het vak leidinggeven nog beter onder de knie krijgen? Dan is de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer iets voor jou. Werk je in een kantooromgeving? De training De effectieve leidinggevende is daarvoor bij uitstek geschikt.
Twijfel je welke training het beste bij je past? Je mag ons altijd bellen of mailen voor een vrijblijvend studieadvies op maat. Bel 0172 – 42 34 56 of mail studieadvies@imkopleidingen.nl
