15 tips om tactvol(ler) te communiceren op de werkvloer

Misschien ken je het wel: je hebt hard gewerkt aan een project of rapport en bent trots op je prestatie. Maar zodra je het presenteert aan een collega krijg je vooral te horen wat er allemaal aan mankeert. Dat is niet fijn. En je relatie met de feedbackgever wordt er ook niet beter van.  

Maak je jezelf ook wel eens schuldig aan dit soort tactloze communicatie? Met de tips uit dit artikel leer je tactvol communiceren op het werk.

Wat is tactvol communiceren?

De betekenis van tact is ‘een goed inzicht in sociale situaties’. Tactvol communiceren is een boodschap respectvol overbrengen, waarbij je rekening houdt met de gevoelens van de ontvanger. Tactvol communiceren wil je vooral doen bij kritiek of negatieve feedback. Je vertelt de waarheid, maar doet dat op zo’n manier dat de ander er geen naar gevoel aan overhoudt.

Voorbeeld van tactvolle communicatie

Stel, je geeft leiding aan een team van trainers. Eén trainer geeft een interne presentatie over zijn ervaring van een reeks incompany trainingen die hij verzorgde voor een grote multinational. Je weet dat hij deze presentatie volgende week ook aan de directie gaat geven en wil hem graag wijzen op een verbeterpunt.

Voorbeeld van tactloze communicatie 👎

“Even over die presentatie van gisteren. Dat stuk over de evaluatie met de opdrachtgever was echt geen touw aan vast te knopen. Dat moet echt beter.”

Dezelfde boodschap, maar dan tactvol 👍

“Wat een interessante presentatie heb je gisteren gegeven! Zo leuk om je ervaringen te horen. En wat gaaf dat je zo’n hoge beoordeling hebt gekregen. Door jouw goede werk kunnen we waarschijnlijk vaker trainingen verzorgen voor dit bedrijf. Echt top gedaan. Ik weet dat je deze presentatie volgende week ook aan de directie geeft, dus ik wilde je nog wel een verbeterpuntje meegeven. Het onderdeel over de evaluaties kwam niet helemaal duidelijk over op mij. Als je wilt kunnen we er samen eens naar kijken? Verder was het echt een boeiend en helder verhaal.”

Praktische tips om tactvol(ler) te communiceren

Uit bovenstaand voorbeeld begrijp je waarschijnlijk wel welke manier van communiceren jij prettiger zou vinden. Maar waarom is de tweede zoveel beter? Na het lezen van deze tips weet je het.

1. Laat je commentaar gewoon achterwege

Sommige mensen willen overal commentaar op geven. Meestal zijn dat niet de meest geliefde collega’s binnen een afdeling of team. De belangrijkste tip is daarom om vooral je mond te leren houden. Choose your battles en geef alleen kritiek op zaken die direct van toepassing zijn op jouw werk(prestaties).

2. Niet de boodschap, maar de verpakking aanpassen

De boodschap die je over wilt brengen, die staat vast. Maar hoe je die boodschap brengt,  kan op veel verschillende manieren. Bij tactvolle communicatie pas je de boodschap aan op je ontvanger. Bij iemand die zelf heel direct communiceert, gebruik je bijvoorbeeld andere bewoordingen dan iemand die je als zachter en kwetsbaarder inschat.

3. Houd het bij jezelf

Bij tactvol communiceren vertel je niet wat de ander (in jouw ogen) allemaal verkeerd doet, maar hoe jij het ervaart. Zeg bijvoorbeeld niet “Je moet de installatie anders uitvoeren” maar “Naar mijn mening kan de installatie effectiever” of “Ik denk dat de installatie nog beter verloopt wanneer we…”. Op die manier ontkoppel je de feedback van de persoon en ervaart de ontvanger het als minder persoonlijk.

4. Vergeet het doel van je boodschap niet

Jezelf beter laten voelen door een ander omlaag te halen, is nooit een tactvolle zet. Daar maak je geen vrienden mee. Bedenk altijd eerst wat het doel van je boodschap is. Wil je iemand de kans geven om zich te ontwikkelen en te groeien? Of wil je alleen je eigen ego strelen door een ander in een slecht daglicht te zetten? (In het laatste geval: lees tip 1 nog een keer…)

5. Gebruik de feedbackburger

Alleen horen wat niet goed ging, is niet leuk. Met de feedbackburger verpak je je negatieve feedback tussen twee positieve punten. De broodjes zijn de positieve punten en de burger het negatieve punt.

Voorbeeld: “Wat fijn dat je vanmorgen de nieuwsbrief al opgemaakt hebt. Ik zag dat je daardoor alleen nog niet toegekomen bent om mij dat rapport toe te sturen. Wil je dat nog doen? De afbeeldingen zien er trouwens echt gaaf uit deze maand!”

6. Neem de tijd

Kom bij een precaire boodschap niet meteen ter zake, maar besteed eerst aandacht aan de relatie. Laat weten dat je de ander waardeert met uitspraken als “Fijn dat je meteen even tijd voor me hebt” en “Ga lekker zitten”. Bied wat te drinken aan en start eventueel met wat small talk. Vraag bijvoorbeeld hoe iemands weekend was of hoe een bepaald project verloopt. Begin daarna aan je boodschap. “Waar ik het even met je over wilde hebben…”

7. Ga de interactie aan

Tactvol communiceren is een gesprek, niet alleen het zenden van een boodschap. Je laat dus ook ruimte voor de ander om te reageren. Stel daarom tussendoor open vragen als “Hoe zie jij dat?” of “Hoe denk jij dat we dit op kunnen lossen?”.

8. Vat tussendoor samen

Om te laten merken dat je luistert en de input van de ander serieus neemt, is het slim om tussendoor samen te vatten wat er gezegd wordt. “Dus als ik het goed begrijp, wil je…” of “Klopt het dat je…”. Dit geeft de ander ook de kans om nog verder uit te wijden.

9. Bied hulp aan

Door een probleem op te werpen en vervolgens je hulp aan te bieden, stel je jezelf gelijkwaardig op. Door je eigen tijd op te offeren om het probleem op te lossen, ontstaat een kans om te ontwikkelen en wordt je booschap niet (alleen) gezien als kritiek.
Voorbeeld: “De eerste slide waarin je vertelt wat onze afdeling nu eigenlijk doet, kan denk ik nog net wat duidelijker. Zullen we er samen eens naar kijken?”

10. Denk aan de omgeving

Is het handig om deze feedback hier en nu te geven? Tijdens een teamvergadering is het niet fijn om openlijk bekritiseerd te worden. Neem iemand na afloop liever even apart. Let daarnaast ook op het moment. Net voordat iemand een belangrijke presentatie moet geven is waarschijnlijk niet het ideale moment voor een pittige boodschap.

11. Let op je non-verbale communicatie

Tactvol communiceren betekent ook dat je cool en collected je boodschap verkondigt. Koel eerst af wanneer je gestrest of boos bent. Tel tot tien en zeg dan pas wat je wilt zeggen. In een opgewonden staat kun je geen tactvolle boodschap overbrengen, zelfs al zijn je woorden nog zo zorgvuldig gekozen.

12. Focus op overeenstemming

Wanneer je tactvol wilt aangeven dat je het ergens niet mee eens bent, richt je je eerst op datgene waar je het wél over eens bent. Op die manier laat je zien dat jullie samen hetzelfde doel hebben: het probleem oplossen. Zeg bijvoorbeeld “Ik ben het met je eens dat de werkwijze niet optimaal is. Toch denk ik dat het probleem niet bij development ligt.”

13. Wees niet te stellig

Doe niet alsof jij alle antwoorden hebt – zelfs al heb je die wel. Druk jezelf wat voorzichter uit, om ruimte te laten voor discussie. Zeg dus niet: “Dit moet echt anders”, maar liever “Naar mijn idee kunnen we dit ook anders aanvliegen”

14. Geen blokkades maar tegenvragen

Ben je het niet eens met de oplossing van een ander? Kap het gesprek dan niet af met een opmerking als “Dat is geen optie”, maar vervang het door een open vraag als “Oké, maar hoe gaan we dan om met…”. Op die manier kom je samen tot dezelfde conclusie dat iets geen optie is. Of beter nog: je wordt verrast met een oplossing waar je zelf nog niet aan gedacht hebt!

15. Wees niet té eerlijk

Als een collega een grote fout maakt, moet je natuurlijk eerlijk zeggen dat er iets mis gaat. Maar houd het bij de kern en maak het niet groter dan het is. Zeg bijvoorbeeld alleen “Zou het kunnen dat we de verkeerde USB-stick hebben meegenomen?” en niet “Ben je nou alweer die USB-stick vergeten? Dit is nu al de derde keer. Ik begrijp wel waarom Bram niet meer met jou wil samenwerken.”

Verbeter jouw communicatiestijl

Met deze tips hebben we je de nodige handvatten gegeven om jouw communicatie op de werkvloer te verbeteren. Wil je er nou écht werk van maken? Schrijf je dan in voor onze praktijkgerichte cursus Effectief communiceren op de werkvloer en ontwikkel je vaardigheden in een veilige omgeving.

Veelgestelde vragen over tactvol communiceren