Als projectleider merk je dat er tijdens projecten van alle kanten aan je getrokken wordt. Zowel binnen als buiten de organisatie, iedereen lijkt wel iets van je te willen! Maar naar wie luister je en wie niet? Door een stakeholdersanalyse uit te werken, weet je het precies.

Inhoudsopgave

• Wat is een stakeholdersanalyse?
• Waarom een stakeholdersanalyse maken?
• Verschillende soorten stakeholders
• Stappenplan stakeholderanalyse maken
  • Stap 1: Stakeholders in kaart brengen
  • Stap 2: Stakeholders categoriseren
  • Stap 3: Stakeholders prioriteren
  • Stap 4: Stakeholdersanalyse
• Stakeholdersanalyse template downloaden
• Word een ster in stakeholdermanagement!

Wat is een stakeholdersanalyse?

Bij een organisatie, project of ander bedrijfsproces zijn vrijwel altijd verschillende belanghebbenden betrokken. Intern en extern. En sommigen hebben meer invloed dan anderen. Een stakeholdersanalyse is een methode om alle stakeholders in kaart te brengen, samen met de belangen die ze vertegenwoordigen. Met dit inzicht kun je vervolgens strategische beslissingen nemen hoe je het beste met met deze belangen kunt omgaan.

Waarom een stakeholdersanalyse maken?

Een stakeholderanalyse wordt vooral gebruikt bij het oplossen van een probleem of vraagstuk waarbij verschillende belangen met elkaar botsen. Bij het maken van zakelijke beslissingen moet je soms de keuze maken om het ene belang voor het andere te stellen.

Maar naar wie luister je?

Met een stakeholdersanalyse maak je een weloverwogen en objectieve beslissing en bepaal je niet op basis van onderbuikgevoelens of door te luisteren naar de persoon die het hardste schreeuwt.

Verschillende soorten stakeholders

Je kunt stakeholders op verschillende manieren indelen. Een eerste schifting wordt meestal gemaakt op basis van primaire en secundaire stakeholders.

• Primaire stakeholders: Zijn direct betrokken bij het project of het proces. Ze werken bijvoorbeeld aan het project of hebben invloed op het resultaat. Denk bijvoorbeeld aan de opdrachtgever, het projectteam, externe meewerkende partijen en controleurs.
• Secundaire stakeholders: Zijn niet direct betrokken en werken niet bij/voor de organisatie, maar hebben toch belang bij het resultaat. Denk bijvoorbeeld aan bewoners van de omgeving waar het project invloed op heeft, concurrenten, media of activisten die het er niet mee eens zijn.

Naast de primaire en secundaire groepen kan er in een stakeholdersanalyse ook onderscheid gemaakt worden tussen interne, externe en interface stakeholders.

• Interne stakeholders: Alle stakeholders die een onderdeel zijn van de organisatie die het project of proces uitvoert. In hoeverre ze invloed uitoefenen speelt hierbij geen rol.
• Externe stakeholders: Stakeholders buiten de organisatie die betrokken zijn bij het project of proces, op wat voor manier dan ook.
• Interface stakeholders: Stakeholders buiten die organisatie die niet betrokken zijn bij het project of proces, maar toch een belang hebben bij de uitkomst.

Stappenplan stakeholderanalyse maken

Een stakeholdersanalyse bestaat uit vier stappen. Het resultaat is een visuele representatie van alle stakeholders binnen een project of proces in matrixvorm, waar je vervolgens een strategie op kunt loslaten.

Stap 1: Stakeholders in kaart brengen

Allereerst maak je een lijst van alle stakeholders. Denk aan primaire stakeholders zoals de opdrachtgever, het projectteam en leveranciers, maar ook aan secundaire stakeholders zoals omwoners, aandeelhouders, concurrenten en de pers.

In de lijst neem je iedereen op die op wat voor manier dan ook betrokken is bij het project, invloed kan uitoefenen op de uitkomst of effect merkt door de uitkomst van het project. Denk aan mensen die gebaat zijn bij het slagen van het project, maar zeker ook de groepen die het liever zien falen.

To do: Organiseer een brainstorm en betrek meerdere mensen, zowel uit het projectteam als bijvoorbeeld een manager die iets verder van het project staat. Vraag iedereen vooraf een eigen lijst te maken en brainstorm daarna verder.

Stap 2: Stakeholders categoriseren

Deel de lijst met stakeholders vervolgens in op basis van categorieën. Hiervoor kun je de eerder genoemde soorten stakeholders gebruiken: primair en secundair op de x-as en intern, extern en interface op de y-as. Benoem daarbij specifiek om welke stakeholders het gaat, zoals bijvoorbeeld Schildersbedrijf Jansen en bewoners Jasperstraat.

To do: Betrek de mensen uit de brainstorm opnieuw bij deze verdeling. Stuur bijvoorbeeld een spreadsheet waarin je de verschillende stakeholders hebt ingedeeld ter controle of maak een nieuwe afspraak om het gezamenlijk door te nemen.

Stap 3: Stakeholders prioriteren

Bepaal vervolgens per stakeholder in hoeverre deze invloed/macht heeft op het project en de mate van houding/belang bij het project.

• Invloed of macht: In hoeverre kan een stakeholder het project beïnvloeden? Wanneer je bijvoorbeeld afhankelijk bent van één specifieke leverancier heeft die partij veel macht. Maar wanneer je uit tientallen leveranciers kunt kiezen is dat niet het geval.
• Houding of belang: In hoeverre heeft een stakeholder belang bij het slagen of falen van het project? Bij de bouw van een nieuw huizenblok is er bijvoorbeeld een kleiner belang vanuit buurtbewoners dan wanneer er een vervuilende fabriek gebouwd gaat worden.

Waar elke stakeholder op de matrix terecht komt, kan per project of proces verschillen.  Zo hebben primaire interne stakeholders veel invloed op de uitkomst en secundaire interface stakeholders meestal weinig.

To do: Bespreek gezamenlijk waar elke stakeholder geplaatst moet worden op de matrix. Neem hier ruim de tijd voor, want dit vormt de belangrijkste stap voor de analyse en strategie die volgt.

To do: Zet de stakeholders niet alleen op hun plaats in de matrix, maar noteer ook waarom een stakeholder op die positie staat. Zelfs twee groepen stakeholders die dicht bij elkaar staan op de matrix, kunnen een compleet andere aanpak en communicatie vereisen.

Stap 4: Stakeholdersanalyse

Nu je alle stakeholders hebt gecategoriseerd en geprioriteerd, kun je vervolgens een analyse en aanpak voor deze verschillende stakeholders uitwerken. Daarbij kun je onderstaande aanpak als leidraad nemen.

• Veel macht en veel belang: Dit is de belangrijkste groep stakeholders. Je moet deze groep goed in de gaten houden en in de watten leggen. Je hebt de goedkeuring van deze stakeholders namelijk hard nodig om een succes van het project te maken.
• Veel macht en weinig belang: Deze stakeholders hebben de macht om het project te laten instorten, ook al hebben ze daar weinig reden voor. Het is vooral belangrijk om deze groep tevreden te houden.
• Weinig macht en veel belang: Deze groep stakeholders kan weinig problemen veroorzaken, maar heeft wel veel belang bij een bepaalde uitkomst. Het is vooral belangrijk om deze groep goed te informeren, waarbij je rekening houdt met de belangen van deze stakeholders.
• Weinig macht en weinig belang: De stakeholders in deze groep worden ook wel toeschouwers genoemd. Het is goed om een vinger aan de pols te houden, maar steek er verder niet te veel energie in .

Stakeholdersanalyse template downloaden

Wil je aan de slag met jouw stakeholdersanalyse? Download hier een handige template van de stakeholdersanalysematrix.

Word een ster in stakeholdermanagement!

Een stakeholderanalyse is onderdeel van stakeholdermanagement. Tijdens de tweedaagse training Stakeholdermanagement leer je de verschillende stakeholders binnen jouw projecten niet alleen in kaart te brengen, maar ook in te spelen op hun belangen en/of verwachtingen. Vergroot je invloed en versoepel je samenwerkingen!

Meest gestelde vragen over een stakeholdersanalyse