Wil je de samenwerking binnen jouw projecten verbeteren? Pak dan eerst de projectcommunicatie aan. Of je nu een projectlid bent, de opdrachtgever, de projectleider of een andere betrokkene. In dit artikel delen we de do’s en don’ts.
Inhoud
Communicatie in projecten
Het succes van een project is voor een groot deel afhankelijk van communicatie. Goed communiceren helpt om duidelijkheid te creëren, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer. Maar ook wat er niet moet gebeuren. Goede communicatie voorkomt misverstanden en is de basis voor een goede samenwerking.
Do’s voor effectieve projectcommunicatie
1. Stel een projectleider aan
Afspraken over de verschillende rollen en taken binnen een project zijn cruciaal. Zo is het aan te raden om een projectleider aan te stellen die alle communicatie voert met de betrokken partijen. Ook al is het maar een klein projectje. Door één aanspreekpunt te hebben, voorkom je onderlinge onduidelijkheid.
2. Voer een startgesprek
Succesvolle projecten beginnen met een startgesprek. Dit is een eerste verkennend gesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever. Tijdens dit gesprek bespreek je het doel van het project, de mogelijke uitwerkingen, criteria, scope, uitdagingen en risico’s, betrokken stakeholders en meer. Op basis van dit gesprek kun je een projectplanning opstellen.
3. Kick-off aan het begin
Tijdens de project kick-off komt het gehele projectteam bij elkaar om het project door te spreken. Dit vindt in een vroeg stadium van het project plaats. Tijdens de kick-off wordt de scope, de doelen, planning en het beoogde resultaat besproken. Het doel is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en eventuele vragen te stellen en uitdagingen te bespreken.
4. Luisteren, samenvatten en doorvragen
Weet je zeker dat je een antwoord op je vraag hebt? Of dat je begrijpt wat de ander probeert te zeggen? Luister naar de woorden en kijk naar de lichaamstaal van de ander. Met samenvatten en doorvragen check je daarna of je alles begrepen hebt en het verhaal duidelijk is. 5. Actiegericht problemen oplossen
Loop je als projectlid tegen een technische uitdaging aan en weet je niet hoe verder? Bespreek het met de projectleider en ontrafel samen het probleem, eventueel met hulp van andere betrokkenen. Maak de oplossing vervolgens concreet door het om te zetten naar ‘wies en wats’: acties en personen die ze uitvoeren.
Don’ts voor communiceren in projecten
6. Aannames doen
Dit gaat vaak mis in de communicatie in projecten. Denk je te weten hoe het zit en hoef je het niet na te vragen? Doe het voor de zekerheid toch maar. Zo voorkom je dat je het verkeerd interpreteert en uitvoert, misverstanden en vertraging. Liever een keer te veel vragen, dan te weinig.
7. Meteen ter zake komen
Tijdens een project ga je een langdurige relatie met de betrokkenen aan. Het is daarom zaak om ook de relatie te onderhouden. Hiervoor gebruik je het SUA-model tijdens communicatie. Start met persoonlijke aandacht, haal/breng vervolgens de informatie en sluit het gesprek duidelijk af.
8. Verschillende kennisniveaus
Tijdens een project werk je met mensen met verschillende expertises en kennisgebieden. Als ICT-specialist heb je waarschijnlijk niet dezelfde technische kennis als de projectleider die meer een generalist is. Versimpel in dat geval je boodschap, vermijd jargon en geef achtergrondinformatie wanneer jullie met elkaar praten. Specialisten onder elkaar kunnen uiteraard wel ‘op inhoudelijk niveau’ met elkaar communiceren.
9. Gesloten houding
Vergeet je non-verbale communicatie niet! Door een open houding aan te nemen, oogcontact te maken, te knikken en te hummen laat je zien dat je geïnteresseerd bent in het gesprek en je gesprekspartner serieus neemt.
10. Geen evaluatie
Zit het project erop? Het is verleidelijk om snel af te ronden en door te gaan naar de volgende opdracht. Toch is het slim om de tijd te nemen om gezamenlijk af te ronden en naar elkaar uit te spreken wat goed en minder goed ging. Daarvan leer je voor het volgende project. Doe dit juist aan het einde: mensen hebben dan minder moeite om eerlijk hun mening te geven.
Verbeter de communicatie in projecten
In dit artikel hebben we enkele tips gegeven om de communicatie binnen jouw projecten te verbeteren. Wil je er serieus mee aan de slag? Tijdens de training Communicatie in en rond projecten gaan we samen de diepte in. Ook beschikbaar als maatwerktraining om samen met collega’s te volgen.
Versterk jouw communicatieve vaardigheden binnen het projectteam. Met een focus op motiveren, beïnvloeden en prettig samenwerken
Ontdek de training
