Geef je leiding aan projecten? Dan weet je dat de kick-off een belangrijk moment is. Alle projectbetrokkenen komen voor het eerst bij elkaar, verwachtingen worden uitgesproken en je zet de toon voor de rest van het project. Wil je de kickoff eens opschudden? Bekijk dan deze voorbeelden.
Inhoud
Wat is een project kick-off?
Een project kick-off is de eerste keer dat jij en het projectteam bij elkaar komen om het project door te spreken. Het is hét moment om de scope, de doelen, planning en het beoogde resultaat te bespreken. Een eventuele opdrachtgever is hierbij meestal ook aanwezig.
Het belangrijkste doel van de kick-off is ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Als projectleider wil je dat iedereen begrijpt wat het project inhoudt, wat hun rol is, en wat er van hen wordt verwacht.
Maar het is ook belangrijk om een positieve indruk achter te laten en de basis voor een goede werksfeer te creëren. Als iedereen de kick-off enthousiast en positief verlaat, heb je het goed gedaan en vergroot je de kans op een goede samenwerking en een succesvol project.
Tips voor een succesvolle project kick-off
Weinig betrokkenheid en gapende teamleden tijdens je kick-off? Dat is geen beste start. Met deze ideeën doe je er wat aan.
1. Stel samen de agenda op
Teamleden voelen zich meer betrokken bij vergaderingen als ze zelf input kunnen leveren. Zie de kick-off daarom niet als een top-down informatiedump, maar als een interactief moment waarop iedereen zijn visie kan delen op het project.
Stuur vooraf een korte samenvatting van het project en vraag teamleden om input te leveren over mogelijke uitdagingen die ze zien en eerdere ervaringen bij soortgelijke projecten. Verwerk de antwoorden vervolgens in de kick-off en vraag individuele teamleden om hun input met de groep te delen.
2. Stuur de uitnodiging met IDOARRT
IDOARRT is een afkorting voor elementen die je opneemt in de uitnodiging voor de kick-off. Zo weten alle betrokkenen wat ze kunnen verwachten.
- Intention – Wat is de intentie (het doel) van de kick-off.
- Desired outcome – Wat willen we aan het eind van de kick-off bereikt hebben.
- Agenda – Een overzicht van de agendapunten, inclusief eventuele pauzes.
- Roles – Wie een bijzondere rol heeft, zoals het maken van aantekeningen.
- Rules – Welke regels er gelden, zoals telefoon uit en voor het stellen van vragen je hand opsteken.
- Time – Hoe lang de kick-off duurt.
3. Zorg voor afwisseling
Mensen kunnen zich gemiddeld 45 minuten écht concentreren. Duurt je kick-off langer? Zorg dan voor voldoende afwisseling. Wissel je presentatie af met discussies, rollenspellen en media. En neem natuurlijk voldoende pauzemomenten op.
4. Maak het praktisch
Een droge presentatie waarin alleen jij als projectleider constant aan het woord bent, wordt al snel een saaie boel. Wissel het af door teamleden tijdens de kick-off aan het werk te zetten. Een paar ideeën:
- Dromen en struikelblokken – Laat teamleden in vijf minuten op post-its schrijven wat ze hopen waar te maken tijdens het project en welke struikelblokken ze nu al zien. Bespreek daarna de verschillende punten.
- Inspiratie delen – Vraag iedereen vooraf om drie ideeën, eerdere ervaringen of inspiratievoorbeelden mee te nemen die betrekking hebben op het project. Bespreek ze kort tijdens de kick-off.
- Naam en rugnummers – Maak samen een overzicht van alle betrokkenen en wie waar verantwoordelijk voor (of goed in) is. Vooral interessant wanneer projectleden nog niet eerder in deze samenstelling gewerkt hebben.
5. Dun de meeting langzaam uit
Luisteren naar iets wat voor jou niet relevant is, is doodvermoeiend. Het zorgt ervoor dat een deel van de groep er ongeïnteresseerd bij zit, wat niet goed is voor de energie in de ruimte.
Begin daarom met onderdelen die voor iedereen van belang zijn, zoals de doelen en het beoogde resultaat. Voel je daarna vrij om aan te geven welke mensen weg kunnen gaan, als ze dat willen, omdat de rest voor hun minder of niet interessant is. Bijvoorbeeld omdat je alleen nog technische vraagstukken bespreekt.
6. Stop wat humor in je presentatie
Past een informele sfeer bij de groep? Door grappige afbeeldingen, gifs, memes of woordgrapjes in je presentatie op te nemen, zorg je dat de aandacht niet verslapt. De aanwezigen zullen beter opletten om het volgende grapje niet te missen. Houd het uiteraard wel professioneel en zorg dat de grapjes de inhoud niet overschaduwen.
7. Houd de focus op het doel
Discussies en zijpaden ontdekken tijdens een kick-off meeting is alleen maar goed. Maar stel jezelf wel regelmatig de vraag ‘heeft dit wel betrekking op het project?’ en ‘hebben we het nog wel over het grote plaatje?’. Als het antwoord ‘nee’ is, breng de focus dan weer terug.
Leer leidinggeven aan projecten
De kick-off meeting is een belangrijk moment om de toon te zetten voor een project. Na het lezen van dit artikel heb je nieuwe ideeën om dit invulling te geven. Wil je je vaardigheden als projectleider verder aanscherpen? Schrijf je dan in voor de training Leidinggeven aan projecten.
Wil je jouw kennis van projectmatig werken vergroten en leiderschapsvaardigheden ontwikkelen voor het aansturen van een projectteam? Schrijf je dan snel in.
Ontdek de cursus
