14 mei 2024

Notuleren klinkt wat ouderwets, toch doen we het dagelijks op ons werk. Je maakt aantekeningen of je vat even samen wat er tijdens een meeting afgesproken is en verspreidt dit onder de collega’s. In dit artikel vind je ideeën hoe je dit efficiënt aanpakt en inspiratie hoe het óók kan.

Inhoud

Het doel van verslaglegging

Het maken van notulen, aantekeningen of een verslag is bedoeld om vast te leggen wat er is besproken. En dan vooral de besluiten, discussiepunten, actiepunten en andere relevante informatie. Zo weet iedereen wat de stand van zaken is, wat er moet gebeuren en bouw je een archief op om eventueel zaken in na te zoeken.

Op een rijtje:

Documentatie van beslissingen: vastleggen wie welke beslissing heeft genomen en welke acties zijn afgesproken.
Informatiebron: naslag voor aan- én afwezige deelnemers wat er is besproken en afgesproken tijdens de vergadering of het overleg.
Opvolging van actiepunten: bijhouden wie verantwoordelijk is voor welke taak en wat de deadline is voor de uitvoering ervan.
Verantwoording: bewijs van de discussies en beslissingen die hebben plaatsgevonden tijdens een vergadering als referentiepunt voor toekomstige vergaderingen.
Continuïteit: overzicht bieden van besproken onderwerpen en voorkomen dat er herhaling optreedt.

Tips voor het maken van notulen

Niet veel mensen steken vrijwillig hun hand op om te notuleren. Ben je toch aan de beurt? Dan hebben wij een aantal handige tips voor je.

Tip 1: Bereid je voor

Neem de agenda door en zorg ervoor dat je bekend bent met de onderwerpen die worden besproken. Dit helpt je om de notulen tijdens de vergadering nauwkeurig en efficiënt bij te houden.

Tip 2: Gebruik een gestructureerd formaat

Kies een gestructureerd formaat voor je vergadernotulen, zoals een lijst met agendapunten gevolgd door samenvattingen van de discussies, genomen beslissingen en actiepunten. Dit helpt om de notulen overzichtelijk en gemakkelijk te lezen te maken.

Tip 3: Wees beknopt maar volledig

Schrijf beknopt, maar zorg er wel voor dat alle belangrijke punten worden genoemd. Vermijd lange zinnen en gebruik bulletpoints of nummering.

Tip 4: Focus op actiepunten

Leg nauwkeurig vast welke beslissingen zijn genomen en welke taken zijn toegewezen. Noteer wie verantwoordelijk is voor elk actiepunt inclusief de deadline.

Tip 5: Neem belangrijke opmerkingen en discussiepunten op

Maak aantekeningen van belangrijke opmerkingen, vragen en discussiepunten die tijdens de vergadering naar voren komen. Deze kunnen later van belang zijn bij het begrijpen waarom bepaalde beslissingen genomen zijn.

Tip 6: Wees objectief

Schrijf de notulen in een objectieve en neutrale toon. Voorkom dat je persoonlijke mening erin te lezen is of jouw eigen interpretatie van discussiepunten.

Tip 7: Controleer de notulen en deel ze tijdig

Neem direct na de vergadering de tijd om de notulen te controleren op eventuele fouten of ontbrekende informatie en deel ze zo snel mogelijk na afloop van de vergadering. Dit bevordert de opvolging van de actiepunten, en jij hebt jouw notuleertaak lekker snel afgerond.

Doe het eens anders!

Notulen maken hoeft niet per se schriftelijk, andere vormen van vastlegging zijn ook mogelijk. Bedenk wel of het past bij jouw organisatie en de degenen die de notulen gebruiken.

Hieronder een lijstje met suggesties om op een andere manier verslag te doen van een vergadering.

Audio: het opnemen van de vergadering kan een handige manier zijn om alle discussies en beslissingen vast te leggen zonder dat iemand aantekeningen hoeft te maken. Deze opnamen kunnen later worden beluisterd om details te verifiëren of om de notulen te produceren. Je kunt ook gebruikmaken van een (online) transcriptieservice die de audio omzet in tekst.
Video: het vastleggen van de vergadering via video biedt niet alleen een audioverslag, maar ook visuele informatie zoals lichaamstaal en presentaties. Dit kan handig zijn voor complexe discussies (of trainingssessies).
Digitaal: gebruik een app of platform voor het maken van digitale notities tijdens vergaderingen. Deze notities kunnen worden gedeeld en gesynchroniseerd tussen meerdere apparaten en kunnen worden aangevuld met afbeeldingen en hyperlinks.
Realtime samenwerkingsplatforms: via platforms als Google Docs of Microsoft Teams kun je gezamenlijk documenten maken en bewerken. Zo maak je gezamenlijk de notulen en kan iedereen direct feedback geven of aanpassingen doen.
Mindmaps en diagrammen: mindmaps en diagrammen zijn heel nuttig als je veel verbanden moet vastleggen tussen verschillende onderwerpen of als je complexe informatie helder wilt weergeven.

Uitgelicht: visual notes

Visual notes zijn handgetekende of digitaal gecreëerde afbeeldingen die de belangrijkste ideeën, discussiepunten en beslissingen van een vergadering vastleggen op een visueel aantrekkelijke en gemakkelijk te begrijpen manier.

Visual notes hebben verschillende voordelen:

Beknopte samenvatting: visual notes laten een beknopte samenvatting zien van de vergadering, waarbij complexe informatie wordt vereenvoudigd en gevisualiseerd. Dit kan helpen om de kernboodschappen snel te begrijpen.
Visuele impact: door het gebruik van afbeeldingen, symbolen en kleuren zijn visual notes aantrekkelijk om te zien. Dit kan helpen om de betrokkenheid van de lezers te vergroten en de informatie beter te onthouden.
Snelle referentie: visual notes geven overzicht van de belangrijkste punten en beslissingen van de vergadering. Ze kunnen snel worden gescand en toch de essentie van de vergadering weergeven.
Communicatiehulpmiddel: visual notes kunnen goed gebruikt worden als communicatiemiddel naar andere belanghebbenden zoals stakeholders of zelfs voor communicatie via de website of social media.
Het is leuk om te doen: het maken van visual notes is een creatief en moedigt aan om op een andere manier te denken en ideeën op een unieke manier uit te drukken.

Visual notes zijn vooral geschikt voor overleggen, vergaderingen en andere bijeenkomsten waarbij creativiteit en een activieve betrokkenheid van belang is.

Leer visual notes maken

Wil je visual notes leren maken? Dat kan met de praktische cursus Zakelijk tekenen. Onze eigen in-huis illustrator Corine Smitt ontwikkelde deze cursus voor iedereen die meer visueel wil leren communiceren. Maar pas wel op: zakelijk tekenen werkt verslavend én is besmettelijk!