Als Pieter ergens een hekel aan heeft, is het anderen -vooral collega’s – aanspreken op gedrag. Hij bewaart liever de goede vrede. Het nadeel daarvan is dat hij zich ondertussen wel groen en geel ergert aan bepaalde zaken en dat dat zijn werkplezier niet ten goede komt. Na het luisteren van een podcast besloot hij dat het anders moest. Dus vandaag is de dag: hij gaat zijn collega Tom aanspreken. Lees je mee hoe hij dat doet?
Inhoud
Je collega aanspreken op gedrag, waarom we het liever niet doen
Samenwerken met collega’s kan fantastisch zijn: samen behalen jullie goede resultaten, je hebt lol met elkaar en het geeft energie. Dat vind jij ook, meestal. En toch: je baalt ervan dat die ene collega echt áltijd te laat is. Te laat voor afspraken, maar ook deadlines moeten voor hem altijd opschuiven. Eigenlijk wil je er wel wat van zeggen, maar:
- Je bent bang dat de ander je dan niet meer aardig vindt.
- Je hebt al eerder een collega (bij je vorige werk) aangesproken en daar reageerde diegene heel slecht op. Dus je denkt wel twee keer na voordat je dat nog een keer doet.
- Feedback geven doe je niet vaak en eerlijk gezegd weet je ook niet zo goed hoe het moet.
Herkenbaar? Bovenstaande zijn maar een aantal redenen waarom we feedback geven vaak uitstellen of helemaal niet doen.
Toch is feedback geven minder moeilijk dan je misschien zou denken. En, hoe vaker je het doet hoe beter het je afgaat. Laten we kijken hoe het Tom vergaat.
Elkaar aanspreken op de werkvloer in 6 stappen
Pieter wil zijn collega Tom aanspreken. De laatste tijd valt het hem op dat Tom wel fysiek bij een werkoverleg is maar mentaal niet. Hij luistert slecht en is de hele tijd bezig met zijn telefoon of laptop. Dat irriteert Pieter waardoor hij zelf ook afgeleid raakt en daardoor nóg meer geïrriteerd raakt. Kortom, tijd om met Tom in gesprek te gaan. Pieter gebruikt het aanspreekmodel.
Het aanspreekmodel bestaat uit zes stappen
Stap 1: Aanspreken op gedrag
In de eerste stap benoem je het gedrag waar je de ander op wilt aanspreken. Wees zo concreet en specifiek mogelijk. Dus zeg niet: “je bent altijd te laat” maar: “het viel me op dat je afgelopen woensdag, vrijdag en maandag te laat was.” Door vanuit jezelf te spreken en zo concreet mogelijk voorbeelden te geven, is de feedback het meest effectief.
Stap 2: Gevolg bespreken
Geef aan wat het effect is van het gedrag van de ander zodat duidelijk is waarom je de feedback wilt geven. Als iemand te laat komt, heeft dit effect op jou omdat jij bijvoorbeeld daardoor niet naar huis kunt (denk aan wisseldiensten) of omdat jij dan ook zijn telefoon moet aannemen (klantenservice bijvoorbeeld).
Stap 3: Gevoel aangeven
In de derde stap vertel je welk gevoel of welke emotie dit gedrag bij jou oproept. Als het je koud zou laten, zou je de feedback niet hoeven geven. Ga bij jezelf goed na wat het met je doet. Irriteert het je, maakt het je boos of ongeduldig. Misschien vind je het oncollegiaal gedrag of voel je genegeerd.
Stap 4: Check of jullie elkaar begrijpen
In de vierde stap kan de ander reageren. Je vraagt of de ander begrijpt wat je zegt of het herkent. In deze stap kan het zijn dat de ander in de verdediging schiet. Daarom is het zo belangrijk om vanuit jezelf te spreken en concrete voorbeelden te hebben. Want als je in stap 1 had gezegd: Pietje of Klaasje zeiden dat je altijd te laat bent, dan kom je in deze stap 4 in de problemen. Want hoe leg je uit wat het probleem is als je geen voorbeelden hebt en het alleen maar via ‘horen zeggen’ is.
Gelukkig geef jij de feedback vanuit je eigen ervaringen en observaties en kun je nog een voorbeeld geven en toelichten wat het effect was.
Stap 5: Bespreek gewenste gedrag
Begrijpt de ander de feedback die je geeft? Dan kun je bespreken wat je
graag anders zou zien. Daarmee maak je het voor de ander meer concreet om zijn gedrag aan te passen. Jij wilt bijvoorbeeld dat je collega op tijd op het werk is. Maar wat betekent ‘op tijd’ precies? Stel: je start om 09.00 met werken. Jij vindt dat je 10 minuten eerder moet zijn om je kop koffie te pakken, je spullen op te bergen en je klaar te maken om te starten om 09.00. Jouw collega ziet dat wellicht anders: hij zorgt dat hij om 09.00 binnen is waarna hij zich klaarmaakt voor de werkdag.
Bespreek dus goed wat jij wilt en wat de ander wil en haalbaar vindt. Zoek samen naar een oplossing waarmee jullie allebei tevreden zijn.
Stap 6: Afspraak maken
De laatste stap is om af te spreken om na een paar weken bijvoorbeeld elkaar opnieuw te spreken om te kijken hoe het gaat. Zo voorkom je dat iemand “ja” zegt, en vervolgens “nee” doet.
Pieter heeft het model bekeken en schrijft voor zichzelf uit wat hij wil zeggen. Hij vraagt of Tom tijd heeft en gaat het gesprek aan:
Tip: Vraag van tevoren of de ander openstaat voor feedback. Zeg bijvoorbeeld: ik loop tegen iets aan in onze samenwerking. Sta je ervoor open om dit samen te bespreken?
Collega aanspreken op gedrag, een voorbeeld met het aanspreekmodel
Pieter gaat het gesprek aan met Tom. Dit is hoe het gesprek verliep:
Pieter start het gesprek: “Bedankt dat je even tijd wilt vrijmaken. Ik wil iets met je bespreken wat me dwarszit en ik hoop dat we samen een oplossing kunnen bedenken. Ik merkte tijdens de laatste vier werkoverleggen dat je wat afwezig en afgeleid bent. Dat irriteert me waardoor ik ook afgeleid raak en me minder goed kan concentreren. Herken je wat ik zeg?”
Tom reageert: “Oh, ik heb dat helemaal niet door. Ik vind het project waar we nu mee bezig zijn niet zo interessant en heb ook niet het idee dat ik er veel aan bijdraag vanuit mijn expertise. Dus het klopt dat ik me inderdaad laat afleiden door mijn telefoon en e-mail en zo. Maar dat is toch niet zo erg? In dit project is mijn rol echt heel klein.”
Pieter: “Dat snap ik wel, maar snap jij ook dat het afleidt als je tijdens het teamoverleg andere dingen doet? Ik zou het heel fijn vinden als je aandacht bij het overleg is. Dat zou me echt heel erg helpen. Is het een idee dat we het bespreken van dit project als laatste op de agenda zetten en dat jij voor die tijd kunt weggaan? Dan praat ik je daarna wel bij.”
Tom: “Ik ben wel graag aanwezig bij het overleg, dan hoor ik toch wat er speelt. Maar ik zal me beter focussen, zeker als ik jou daarbij kan helpen. Ik ben blij dat je het aangeeft, ik had niet door dat het irritant was.”
Pieter: “Fijn dat je zo reageert, zullen we over een week of twee weer even afspreken om te kijken hoe het gaat?”
Tom: “Ja, dat is prima. Ik ga mijn best doen in elk geval!”
De meeste mensen zijn zich niet bewust van het effect van hun gedrag totdat ze erop worden aangesproken. Ga maar eens bij jezelf na wat jij zou doen als iemand jou aanspreekt. Als het op een respectvolle manier gebeurt, dan zal je bereidheid om je gedrag aan te passen, groot zijn. En dat geldt voor de meeste mensen.
Feedback geven aan je leidinggevende
Stel dat degene aan wie je feedback wilt geven, je leidinggevende is? Dat kan best spannend zijn want je kunt bang zijn om niet meer in aanmerking te komen voor leuke projecten of een promotie. Of nog erger, je baan te verliezen.
In de praktijk zul je merken dat ook leidinggevenden gewoon mensen zijn. En dat ook zij best openstaan voor feedback. Zeker in een lerende organisatie is feedback geven aan elkaar een belangrijk onderdeel. Als je de stappen volgt van het aanspreekmodel, dan geef je feedback op een respectvolle en gedegen manier en zal je leidinggevende vooral trots zijn dat je deze stap zet.
Collega’s aanspreken op hun gedrag is spannend, maar als je de feedback stappen volgt dan zul je merken dat de meeste mensen waarderen dat je het doet. Nogmaals: als jij bij jezelf blijft (dus niet namens anderen spreekt), benoemt wat je ziet en merkt (dus niet van horen zeggen) en aangeeft wat het effect is op jou dan is de kans klein dat de ander boos op je wordt. Natuurlijk kan het zijn dat de ander even moet slikken of emotioneel reageert maar dat is logisch. Geef de ander daarom de tijd om de feedback te verwerken en om te reageren en verduidelijking te vragen.
Meer leren over feedback geven?
Heb je na het lezen van dit artikel behoefte aan meer? Dan is de training Feedback geven geschikt voor jou. Bij deze training ontvang je een uniek DISC-gedragsprofiel, waarmee je inzicht krijgt in je eigen gedrag en de voorkeuren van een ander. Zo leer je jouw manier van communiceren nog beter afstemmen op de ander en komt je feedback effectief en respectvol over.
Of luister onze podcast eerste hulp bij feedback geven:
Veelgestelde vragen over je collega aanspreken op gedrag
Waarom is het nodig om een collega aan te spreken op zijn gedrag?
Een collega aanspreken op gedrag kan de samenwerking op de werkvloer verbeteren. Onuitgesproken irritaties kunnen gaan broeien en invloed hebben op de werksfeer. Als je iemand niet bewust maakt van het effect van zijn gedrag, kan de ander er ook niets aan veranderen. En zo blijf je in een vicieuze cirkel hangen.
Wat is de belangrijkste regel van feedback geven?
De belangrijkste regel van feedback geven is dat je alleen benoemt wat jij merkt en ziet. Je spreekt alleen namens jezelf en bent zo concreet mogelijk. Zo voorkom je dat de ander zich aangevallen voelt of zich niet aangesproken voelt (omdat je in algemene termen spreekt).
Is er een training waarmee ik beter leer feedback geven?
Om beter feedback te leren geven, kun je de training Feedback geven volgen. Hier leer je hoe je effectief en respectvol feedback geeft en verbeter je de communicatie en samenwerking op de werkvloer.
