Klantgerichtheid: vergeet het geschreven woord niet

Door middel van e-mail bereikt u uw klanten en collega’s tegenwoordig veel sneller dan vroeger per brief. Maar aan deze vluchtige communicatie kleven ook nadelen. U neemt minder de tijd om na te denken over het doel van uw bericht. Boodschappen komen daardoor minder goed over en dat veroorzaakt verwarring of zelfs irritatie. Ook in rapporten zien we dit regelmatig terug. Het doel van het rapport verliest men uit het oog, waardoor de boodschap niet overkomt en de lezer in sommige gevallen zelfs afhaakt. Bij een collega is dit vervelend, bij een klant ‘dodelijk’.

Met deze tips voor klantgericht corresponderen kunt u de boodschap weer overbrengen zoals deze bedoeld is:

  • Stel de klant centraal: gebruik ‘u’ in uw teksten.
  • Toon betrokkenheid: schrijf vanuit ‘wij’ of ‘ik’.
  • Verdiep u in de klantvraag, blijf niet te veel hangen in wat u aanbiedt.Themaplaatje zc
  • Bedenk wie uw tekst leest en welk doel u daarbij wenst te behalen.
  • Houdt uw tekst actief (vermijd lijdende vormen als ‘worden’ en ‘zullen’).
  • Probeer dwingende formuleringen te voorkomen (uw klant móet niets).

En even zo belangrijk:

  • Lees uw tekst na op spelling en tikfouten (of laat dit door een collega doen).
  • Schrijf grammaticaal volledige zinnen.
  •  Behandel uw zakelijke e-mail als ware het een zakelijke brief.

Heeft u vragen of wilt u een oriënterend gesprek met een van onze adviseurs over een teamtraining op maat? Bel ons via 0172 – 42 34 56 of mail ons via support@IMKopleidingen.nl

Klik hier voor meer informatie over incompanytrainingen >>
Klik hier voor meer informatie over de training Effectief zakelijk corresponderen>>