Door middel van e-mail bereik je jouw klanten en collega’s tegenwoordig veel sneller dan vroeger per brief. Maar aan deze vluchtige communicatie kleven ook nadelen. Je neemt minder de tijd om na te denken over het doel van uw bericht. Boodschappen komen daardoor minder goed over en dat veroorzaakt verwarring of zelfs irritatie. Ook in rapporten zien we dit regelmatig terug. Het doel van het rapport verliest men uit het oog, waardoor de boodschap niet overkomt en de lezer in sommige gevallen zelfs afhaakt. Bij een collega is dit vervelend, bij een klant ‘dodelijk’.
Met deze tips voor klantgericht corresponderen kun je de boodschap weer overbrengen zoals deze bedoeld is:
- Stel de klant centraal: bedenk per klant is of je ze in ‘u’ of ‘je’ aan gaat spreken.
- Toon betrokkenheid: schrijf vanuit ‘wij’ of ‘ik’.
- Verdiep je in de klantvraag, blijf niet te veel hangen in wat je aanbiedt. Maar vertel welk ‘probleem’ je voor de klant op kunt lossen.
- Bedenk wie jouw tekst leest en welk doel je daarbij wenst te behalen.
- Houdt de tekst actief (vermijd lijdende vormen als ‘worden’ en ‘zullen’).
- Probeer dwingende formuleringen te voorkomen (de klant móet niets).
En even zo belangrijk:
- Lees de tekst na op spelling en tikfouten (of laat dit door een collega doen).
- Schrijf grammaticaal volledige zinnen.
- Behandel de zakelijke e-mail als ware het een zakelijke brief.
Wil je jouw geschreven berichten ook sterker over laten komen? En daarbij ook jouw spelling en grammatica weer eens onder de loep nemen? Volg dan de 2-daagse training Schriftelijke communicatie.
