8 februari 2021

Uit onderzoek van het Project Management Institute blijkt dat slechts 26% van alle projecten succesvol wordt afgerond. Met andere woorden: drie van de vier projecten slagen niet. De projecten worden niet tijdig opgeleverd, blijven niet binnen het vastgestelde budget of hebben niet het gewenste resultaat. Veel van deze mislukte projecten zijn het gevolg van slecht projectmanagement. Wat kan er zoal misgaan?

1. Slechte communicatie

Iedereen is het erover eens: proactief informatie en kennis delen is belangrijk tijdens ieder project. Toch blijkt nog steeds dat slechte communicatie de belangrijkste reden is voor een mislukt project.

Slechte communicatie kan verschillende oorzaken hebben: taalbarrières, karakterverschillen, persoonlijke problemen op de werkvloer en het gebruiken van de verkeerde communicatiekanalen om er maar een aantal te noemen. De gevolgen van slechte communicatie zijn ook niet best: verschillende verwachtingen kunnen leiden tot teleurstelling, gekwetste ego’s, haastwerk en onnodige stress.

2. Te weinig planning

Ieder project hoort een goede planning te hebben, maar dit onderdeel wordt vaak vergeten of afgeraffeld. Iedereen weet dat het moet gebeuren, maar de waarde ervan is niet voor iedereen duidelijk.

Wanneer de scope van het traject, verantwoordelijkheden en tijdslijn voorafgaand aan het project vastgesteld worden, zullen er later minder problemen ontstaan. Met een goed plan krijg je voldoende ondersteuning, tijd en middelen en zullen deadlines gehaald worden.

3. Details uit het oog verliezen

Hoeveel budget is er nog? Wie is verantwoordelijk voor wat? Zitten we nog op schema om de deadline te halen? Details zijn belangrijk, maar als er veel projecten tegelijk lopen, is het niet gemakkelijk om met ieder detail constant rekening te houden.

Het kan nare gevolgen hebben als je details uit het oog verliest. Een ongemakkelijke stilte tijdens een meeting, de verkeerde klant aanspreken over een project; het zijn situaties die jou voor gek zetten, een tegenslag zijn voor het volledige project en toekomstige projecten in gevaar kunnen brengen.

4. Verkeerde tools gebruiken

Een projectmanager gebruikt vaak uiteenlopende tools om taken, doelen en de status van projecten bij te houden. Toch voldoet veel software niet aan deze voorwaarden: veel tools zijn niet flexibel genoeg, waardoor ze niet afgestemd zijn op je wensen en behoeften, of ze zijn complex, waardoor jij en het team veel kostbare tijd verliezen. Bijzonder frustrerend, want de tools zijn er juist om het werk gemakkelijker te maken.

5. Gebrek aan controle en opvolging

Je kan je project starten met een waterdichte planning, maar dat heeft weinig zin als je deze tussentijds niet opvolgt. Om er zeker van te zijn dat het project soepel verloopt, zou je regelmatig een check-in moeten doen en wijzigen aanbrengen waar nodig. Dat betekent ook dat je voldoende met het team communiceert om vertraging te voorkomen.

6. Geen risicomanagement

Elk project is uniek. Dat betekent ook dat ze in zekere mate onvoorspelbaar zijn. Het kwalificeren en kwantificeren van deze onzekerheid helpt je om te anticiperen op dingen die zouden kunnen mislopen. Dit noemen we risicomanagement en dat is onderdeel van jouw takenpakket als projectmanager.

7. Wijziging van doelstellingen (scope creep)

Klassiek voorbeeld: een stakeholder vraagt om “een kleine aanpassing” van het project. Een ienieminie wijziging, dat geen invloed zou mogen hebben op de planning of het budget.

In de realiteit werkt dat dus niet zo. Het evenwicht tussen kosten, tijd, performance, kwaliteit en risico, dat jij zo zorgvuldig hebt uitgedacht, raakt uit balans. Daarmee wordt zowel het project als het resultaat in gevaar gebracht. Als projectmanager aan jou de taak om daarover te waken en je stakeholders duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van een “kleine wijziging” van het plan.

De oorzaken van een mislukt project kunnen flink variëren, maar vaak ligt één van deze zeven recepten daaraan ten grondslag. Of, andersom geredeneerd: hiermee geven we je een goede checklist om je eigen projecten nog eens door te lichten!

 

Wil je zelf aan de slag met het verbeteren van jouw projectmanagement vaardigheden? Bekijk dan een van de onderstaande cursussen:

Bronnen:

B. Bouwmeister, https://blog.teamleader.nl
Project Management Institute, https://www.pmi.org
Logo IPV Training & Advies - IMK Opleidingen

Dit artikel is in samenwerking met IPV Training & Advies gepubliceerd.