Een succesvolle ondernemingsraad opzetten in 9 stappen

1 december 2021

Het gaat goed met jullie organisatie. Het ene succes na het andere wordt gevierd. Een paar jaar geleden waren jullie nog maar met 5 medewerkers. Inmiddels groeien jullie jaarlijks met zeker 10 medewerkers en voor je het weet heb je meer dan 50 medewerkers in dienst. Dan ben je opeens verplicht tot het opzetten van een ondernemingsraad. Hoe pak je dat dan aan?  

IMK Opleidingen helpt jullie graag goed op weg. Onze samenwerkingspartner OR-Online.nl heeft een aanpak in 9 stappen ontwikkeld, waarmee jullie OR een goede start maakt. Uiteraard kunnen jullie van ons praktische begeleiding verwachten die geheel aansluit op jullie specifieke organisatie.

Wat is medezeggenschap?

Medezeggenschap gaat over het overleg tussen de ondernemingsraad en de bestuurder. Daarin speelt vertrouwen een belangrijke rol. Je kunt maar één keer een goede start maken. Belangrijke vragen hierbij zijn: Wat moet de OR opleveren voor de organisatie? Vanuit welke visie gaan jullie met een OR aan de slag? Door als bestuurder uit te dragen wat het belang is van de OR voor jullie organisatie, begin je met een positieve insteek.

Een ondernemingsraad opzetten: wat is de sleutel tot succes?

Het instellen van een ondernemingsraad wordt vaak gezien als een technische aangelegenheid, waarbij verkiezingen moeten worden georganiseerd. Maar er komt veel meer bij kijken. In onze ervaring ligt de sleutel tot een succesvolle start van de OR bij het goed managen van de verwachtingen.

De bedoeling van een OR is dat het constructief bijdraagt aan de onderneming en de besluitvorming. Het instellen van die OR gaat leiden tot meer transparantie en dat wordt vaak ervaren als een cultuurverandering. Niet alleen OR-leden moeten wennen aan dit nieuwe fenomeen, ook de bestuurder, MT-leden en medewerkers hebben tijd nodig om te leren omgaan met deze nieuwe cultuur.

Het is daarom belangrijk dat ook het management voldoende kennis heeft van de verplichtingen die een OR met zich meebrengt en welke gevolgen dit heeft voor de besluitvorming. Om die reden adviseren wij om met alle betrokken personen gezamenlijk te verkennen wat medezeggenschap is en hoe het werkt. Denk daarbij aan de directie/bestuurders, het MT en de OR. We nemen daarbij ook de wettelijke basis door. De Wet op Ondernemingsraden (WOR) is de ruggensteun van de OR.

De 9 stappen om een ondernemingsraad op te starten

Onderstaand stappenplan gebruiken wij regelmatig voor het starten van een nieuwe OR. Via dit praktische stappenplan krijg je direct een goede indruk van onze mogelijkheden om jullie te ondersteunen, adviseren en trainen. Uiteraard maken we het plan verder op maat op basis van een oriënterend gesprek, waarbij we bespreken wat jullie wel en niet nodig denken te hebben aan ondersteuning. Zowel de doelen vanuit de organisatie als de individuele leerwensen van de deelnemers vormen de rode draad gedurende het gehele traject. Op basis van dat gesprek werken wij dan een voorstel uit, inclusief de investering daarvan.

 

Stap 1: Oprichtingscommissie instellen

Een oprichtingscommissie ziet erop toe dat de verkiezingen en oprichting op een zorgvuldige en correcte manier plaatsvinden. De oprichtingscommissie wordt ingesteld door de bestuurder en bestaat vaak uit de een aantal enthousiaste medewerkers die interesse hebben in de OR, de HR-manager en soms een externe deskundige.

Belangrijkste taken van de commissie zijn het opstellen van het (voorlopig) reglement, het plannen van de verkiezingen, het informeren van het personeel en vakbonden, het werven van kandidaten voor de OR en het feitelijk organiseren van de verkiezingen. Wij bereiden de eerste bijeenkomst van de oprichtingscommissie voor en helpen de commissie op weg in het nemen van de juiste stappen. Eventueel kunnen we de commissie ook tussentijds op afstand adviseren.

Stap 2: Informeren personeel/kandidaatstelling

De oprichtingscommissie organiseert een (online) informatiebijeenkomst voor het personeel. Doel is om het juiste beeld te geven van het OR-werk en medewerkers enthousiast te maken voor de ondernemingsraad. De trainer kan hierin desgewenst ook een rol vervullen. Daarnaast krijgt het personeel uitleg over hoe de kandidaatstelling en de verkiezingen in de praktijk werken.

Stap 3: Advisering en coaching bestuurders

We plannen een moment waarop de trainer samen met de bestuurders stilstaat bij de impact die het instellen van een ondernemingsraad heeft op de besluitvorming en bij het wettelijk kader van de Wet op Ondernemingsraden. Het gaat erom tot een visie te komen waaruit blijkt op welke manier de OR zou kunnen bijdragen aan het goed functioneren van de onderneming. Wat wordt er verwacht van de OR?

Stap 4: Advisering en coaching leidinggevenden/managers

Er is veel onderzoek gedaan naar de knelpunten (bij het opstarten) van een OR. Daaruit blijkt steeds weer dat het vast loopt bij het middenkader, omdat daar vaak onvoldoende kennis en bewustzijn is van de impact die de OR heeft op de besluitvorming. Daarom plannen we ook een moment met de leidinggevenden en managers (vaak aansluitend op het moment met de bestuurders). We besteden naast de impact, het wettelijke kader en de visie op medezeggenschap ook aandacht aan het feit dat OR-leden straks tijd vrij moeten kunnen maken voor hun OR-werk en dat de ondernemingsraad soms zaken bespreekt waarvan een leidinggevende wellicht nog niet op de hoogte is.

Stap 5: Organiseren verkiezingen

De oprichtingscommissie is gericht op het tot stand brengen van rechtmatige verkiezingen. De verkiezingen zijn het sluitstuk van het traject. De minimale doorlooptijd om te komen tot verkiezingen is ongeveer 13 weken. De ervaring leert dat als de commissie eenmaal op gang is, er niet veel bemoeienis meer nodig is van een externe deskundige.

Na de verkiezingen is het wellicht leuk om de nieuwe OR-leden officieel te installeren in het bijzijn van de directie. Dit is een mooi moment om de OR-leden voor de eerste keer in het zonnetje te zetten en hun positie te bekrachtigen.

Stap 6: Training OR-leden

Na de verkiezingen willen de kersverse OR-leden vaak zo snel mogelijk weten wat er van ze wordt verwacht en wat het kader is waarbinnen de OR opereert. Ze gaan een “OR-organisatie” optuigen, taken en rollen verdelen, een jaarplanning maken, onderwerpen bespreken en samenwerkingsafspraken maken. Hierbij worden ze begeleid in onze training. De bestuurder wordt uitgenodigd om het eerste dagdeel deel te nemen, zodat er een goede gezamenlijke start kan worden gemaakt. Tijdens de training gaan ze aan de slag met de volgende onderwerpen:

• Thema’s die op de (middel)lange termijn relevant zijn en waar de OR een bijdrage aan kan leveren
• Wederzijdse verwachtingen als het gaat over de rol van de OR in de organisatie en wat dat moet opleveren
• Communicatie
• Oefenen overlegsituaties
• Onderzoeken en uitdiepen van de manier van aanpakken
• Hoe betrek je de achterban?

Stap 7: Coaching voorzitter en secretaris OR

Na afloop van de training kunnen we desgewenst de voorzitter en secretaris coachen en adviseren, zodat zij de start van de OR in goede banen kunnen leiden. De positie van voorzitter en secretaris vraagt vaak om meer ondersteuning. Zij zijn als het ware het management van de OR.

Stap 8: Vervolgtraining voor de ondernemingsraad

De ervaring leert dat ondernemingsraden na enige tijd (6 maanden tot een jaar) behoefte hebben aan een vervolg- of verdiepingstraining, waarin ze een verdere verdiepingsslag maken. De eerste vergaderingen zijn achter de rug, de eerste advies- en instemmingsaanvragen zijn behandeld, de bedoeling van de OR begint duidelijk te worden. Op dit moment hebben de OR-leden vaak behoefte om nog eens opnieuw stil te staan bij de werkwijze, inhoudelijke onderwerpen en de samenwerking met de bestuurder. Doen we het goed? Wat kan er beter? Wat lukt er niet goed? In een terugkomdag (een OR heeft recht op 5 scholingsdagen per jaar) kan dan met de OR worden stil gestaan bij de successen en de knelpunten. De invulling van het programma van die dag maken we in overleg met de OR en is afhankelijk van de vragen die op dat moment spelen.

Stap 9: Advisering en begeleiding

De trainer kan na afloop van het oprichtingstraject als coach of adviseur worden ingezet op inhoudelijke onderwerpen. Dit kan zijn op onderwerpen waar het bij de OR aan tijd en kunde ontbreekt, maar ook als ondersteuning bij overleggen en vergaderingen. Tussentijdse (inhoudelijke) vragen en documenten kunnen via mail of telefoon worden voorgelegd, zodat de trainer/adviseur over de schouder mee kan kijken en de OR kan ondersteunen bij een constructieve en effectieve aanpak. Indien nodig wordt een afspraak op locatie gepland, maar de ervaring leert dat ondersteuning ook goed mogelijk is op afstand.

Door het stappenplan voor het opzetten van een ondernemingsraad te volgen – of een selectie hiervan – maakt de OR een mooie professionele start en is de weg vrij gemaakt om een constructieve bijdrage te leveren aan de onderneming en de besluitvorming. Niet alle stappen zijn voor elke organisatie even relevant, vandaar dat we maatwerk leveren.

Doorloop het stappenplan

Zelf een OR opzetten?

Ben jij bezig met het opzetten van een ondernemingsraad? Heb je na het lezen van dit artikel interesse in een oriënterend gesprek? We bespreken graag de mogelijkheden voor jullie organisatie. Neem contact op via 0172 – 42 34 56 of studieadvies@imkopleidingen.nl.

Twijfel je nog over wat een ondernemingsraad oplevert? Lees ook ons artikel over de 7 voordelen van een ondernemingsraad.