Je mailbox leegmaken: de beste tips en trucs

Een volle mailbox geeft stress. Al die vragen en taken die op je liggen te wachten, geven het gevoel dat je continu achter de feiten aanloopt. Hoe fijn zou het zijn als je mailbox gewoon altijd leeg was? We laten zien hoe je dat voor elkaar krijgt. 

Waarom een lege mailbox zo’n fijn gevoel is

Een lege inbox geeft je een gevoel van grip, controle en rust. Je weet dat alles verwerkt is en dat je niets mist. Je bent minder tijd kwijt aan het doorzoeken van oude berichten en je mist nooit meer een belangrijke mail.

Plan vaste mailmomenten in

Voordat we de verschillende methodes bespreken, eerst een tip die bij élke aanpak werkt: plan vaste mailmomenten in je agenda.

• Start de dag bijvoorbeeld met het ordenen van je mail, zodat je daarna met een helder hoofd aan het werk kunt.
• Of werk juist eerst aan een belangrijke taak, wanneer je hoofd nog fris is. Plan pas daarna een mailmomentje in.

Krijg je veel mail? Plan dan meerdere momenten op de dag. Bijvoorbeeld rondom je koffiepauze, lunch en in de middag.

Door mail op vaste tijden te verwerken (in plaats van constant je inbox in de gaten te houden) bewaar je je focus voor het werk dat er echt toe doet.

Lees ook: 14 tips voor een betere concentratie op het werk 

Mailbox opruimen en ordenen

Er zijn meerdere manieren om je inbox aan te pakken. Welke het beste bij jou past, hangt af van hoe je werkt en hoeveel mail je ontvangt.

Methode 1: De archiefmap-methode

Gebruik je inbox alleen voor mails waar je nog iets mee moet doen. De rest archiveer je in een aparte map.

• Maak één archiefmap aan.
• Verplaats al je mails ouder dan 3 weken naar deze archiefmap.
• Bekijk daarna je recente mails één voor één.
• Heeft een mail actie nodig? Markeer met een vlaggetje of sterretje.
• Geen actie nodig? Verplaats de mail naar de archiefmap.
• Heb je een actie afgerond? Verplaats de mail naar de archiefmap.
• Herhaal dit steeds bij nieuwe mails.

Ga door tot je mailbox helemaal leeg is. Daarna is het de kunst om elke dag je nieuwe mails langs te gaan op dezelfde manier.

Methode 2: OHIO-methode

OHIO staat voor Only Handle It Once. Oftewel: pak elke mail maar één keer op. Het voordeel van deze methode is dat je nooit dezelfde mail meerdere keren leest zonder er iets mee te doen. Dat scheelt verrassend veel tijd en energie.

De werkwijze is eenvoudig: open je inbox, begin bovenaan, en neem bij elke mail direct een beslissing. Je hebt vier opties:

• Verwijderen – Is de mail niet relevant? Weg ermee.
• Delegeren –Is iemand anders de juiste persoon om dit op te pakken? Stuur door en archiveer.
• Doen – Kost de actie minder dan twee minuten? Doe het meteen.
• Inplannen – Kost het meer tijd? Zet het op je takenlijst of agenda en archiveer de mail.

Een simpele methode, maar wel eentje die vraagt om discipline.

Methode 3: De boemerangmethode

Van uitstel komt afstel. Tenzij je de boemerangmethode gebruikt. Want bij deze aanpak komt uitgestelde mail op het juiste moment bij je terug.

Het idee is simpel: je laat een mail tijdelijk uit je inbox verdwijnen en plant hem in om op een later moment automatisch terug te keren. Op een specifieke dag en/of tijdstip. Zo houd je je inbox leeg, zonder dat je iets vergeet.

De methode is bijzonder handig als je op vaste dagen aan bepaalde projecten of klanten werkt. Ontvang je maandag een mail over iets wat je donderdag oppakt? Boemerang hem naar donderdag. Op de dag zelf kun je een mail zelfs nog boemerangen naar een specifiek tijdblok.

De meeste moderne mailprogramma’s hebben hier een functie voor. Soms ingebouwd, soms via een extensie of plugin. In Gmail en Outlook kun je gebruikmaken van de ingebouwde Snoozefunctie. In de oude Outlook werkt de vlag met een herinneringsdatum vergelijkbaar.

Pak het probleem bij de bron aan

Je mailbox opschonen is goed, maar voorkomen dat je veel mail krijgt is natuurlijk ook slim. Mail die je nooit ontvangt, hoef je namelijk ook nooit te verwerken. Neem daarom regelmatig de tijd om je mailstroom te beperken:

•  Schrijf je uit van nieuwsbrieven die je toch niet leest. Eén klik, permanent minder rommel.
• Markeer ongewenste mail als spam. Je mailprogramma leert hiervan en filtert vergelijkbare berichten in de toekomst automatisch weg.
• Wees kritisch op CC’s. Vraag collega’s je alleen in de CC te zetten wanneer het echt relevant is.

Tips om je mailbox leeg te houden

Je mailbox legen is één ding, hem leeg houden vraagt om andere gewoontes. Deze tips helpen je daarbij.

1. Werk met vaste mailmomenten

Kijk op vaste momenten tijdens een werkdag naar je mail. Bijvoorbeeld wanneer je aan je dag begint, vlak voor of na de lunch en nog een keer in de middag. Zo kun je ongestoord aan het werk en laat je je niet leiden door je inkomende mails. Bang dat je iets mist? Als iets echt belangrijk is, weten ze je wel te vinden.

2. Behandel je inbox als een doorvoerruimte (niet als archief)

De grootste valkuil is mail in je inbox laten staan omdat je er ‘later nog iets mee moet’. Daarmee verandert je inbox in een takenlijst die je niet beheert. Spreek met jezelf af: alles wat je hebt gelezen en verwerkt, verlaat de inbox. Of het nu naar het archief gaat, naar een andere map of naar de prullenbak.

3. Maak bij elke mail direct een beslissing

Ongelezen mail is geen probleem. Mail die je wél hebt geopend maar niet hebt afgehandeld, is dat wel. Want die moet je later opnieuw lezen en opnieuw beoordelen. Zet hem op je takenlijst, in een map, stuur hem door of laat hem later weer een keer terugkomen. Wat je ook doet, zet hem niet weer op ‘ongelezen’.

4. Houd je onderwerpregel schoon

Dit klinkt als een detail, maar het scheelt enorm bij het terugvinden van mail. Stuur je iets door of beantwoord je een mail over een heel ander onderwerp? Pas de onderwerpregel aan. Zo blijven mailwisselingen overzichtelijk en vind je mail sneller terug.

5. Evalueer je systeem eens per maand

Geen enkel systeem werkt voor eeuwig perfect. Groeit je inbox toch weer langzaam dicht? Kijk dan waar het vastloopt. Vijf minuten reflectie per maand voorkomt dat je over drie maanden weer van voor af aan moet beginnen.

Nog een paar extra mailtips

• Zet meldingen uit – Elke notificatie onderbreekt je in je werk. En zodra je je inbox opent buiten je vaste mailmomenten, ben je al snel tien minuten verder.
• Controleer je spammap af en toe – Goede mails belanden er soms per ongeluk in.
• Gebruik de zoekfunctie in plaats van eindeloos scrollen – De meeste mailprogramma’s zoeken razendsnel, ook in archieven.
• Beantwoord korte mails ook kort – Een antwoord van twee zinnen is geen onbeleefdheid, maar gewoon efficiënt.
•  Stuur minder mail – Minder mail versturen betekent minder antwoorden ontvangen.
• Gebruik je inbox niet als reminder – Heb je iets opgepikt uit een mail dat je later moet doen? Zet het op je takenlijst en archiveer de mail.
• Je inbox hoeft geen constante aandacht – Als iets echt niet kan wachten, bellen mensen je wel.

Word jouw inbox de baas

Denk jij na het lezen van deze methodes, tips en truc: daar wil ik meer van? Volg dan de training Timemanagement met Outlook waarin je leert zo efficiënt mogelijk te werken met Outlook en hoe dit kan bijdragen aan jouw persoonlijke timemanagement.

Aan de slag met jouw persoonlijke effectiviteit? Lees over vijf veelvoorkomende uitdagingen en krijg concrete tips om ze aan te pakken.

Download de whitepaper

De meest gestelde vragen over je mailbox leegmaken