Samenwerking tussen afdelingen verbetert enorm dankzij trainingen
“Tussen onze afdelingen was weinig communicatie. Er werd geklaagd, maar niet met elkaar gesproken. Dat zorgde regelmatig voor een gespannen sfeer en dat wilden we graag veranderen. Daarom hebben we IMK Opleidingen ingeschakeld voor een trainingstraject met onze teams. Als ik vooraf had geweten dat dit het resultaat zou zijn, had ik meteen getekend. Het heeft ons meer opgeleverd dan ik had verwacht, en ook sneller!”
Samenwerking enorm verbeterd
Aan het woord is Geert Peeters, één van de twee leidinggevenden van de teams Transportplanning en Customer Service van Hutchison Ports Venlo. “Samen met de andere leidinggevende heb ik het initiatief genomen om onze samenwerking te verbeteren. Onze contactpersoon bij IMK Opleidingen gaf al trainingen Klantcommunicatie bij ons in Venlo. Hij kende onze organisatie dus al. We hebben hem gevraagd of IMK iets voor ons kon betekenen op dit vlak. En zo zijn we gestart met een traject van 18 weken. Sindsdien is onze onderlinge samenwerking enorm verbeterd.”
Het gewone werk moest ook door
De teams Transportplanning en Customer Service hadden elke drie weken een training. Tijdens die sessies moest het gewone werk ook doorgaan. Geert vertelt: “Daarom hadden we een ochtendgroep en een middaggroep. In iedere groep zaten we met 8 man. We wilden van de eilandjes in onze teams af, dus kozen we voor steeds een andere samenstelling. Allebei de leidinggevenden deden steeds mee aan beide sessies.”
Feedback geven
“In de eerste training hebben we misschien wel de meest krachtige oefening gedaan. Dat was feedback geven aan elkaar. Iedereen gaf de ander één top en één tip, het leek een beetje op speeddaten. Wat er vervolgens gebeurde? Mensen kregen meerdere keren feedback die op hetzelfde neerkwam. Daardoor ontstond veel zelfinzicht: “Oh, als meerdere collega’s mij zo ervaren, dan moet ik daar toch iets aan doen.”
Elkaar beter begrijpen door DISC
“Ook zijn we aan de slag gegaan met DISC. Dit is een leerzame methode die inzicht geeft in het gedrag van mensen. Hoe je overkomt in de communicatie met je omgeving. DISC werkt met vier kleuren, en door de training weten we van elkaar welke kleuren we hebben. En wat voor voorkeuren daarbij passen. We begrijpen nu elkaars behoeften beter. Om een voorbeeld te geven: een ‘rode’ collega wil graag direct communiceren. Die is heel kort en krachtig. Terwijl een ‘gele’ collega de voorkeur heeft om zaken uitgebreider te bespreken en voor te bereiden. Het helpt om van elkaar te weten waarin je verschilt en hoe je elkaar het beste kunt benaderen.”
Gevarieerd programma
In het totale trainingstraject van 18 weken had iedere bijeenkomst een ander programma. Geert licht toe: “De groepen kregen op de dag zelf te horen wat ze gingen doen. Het varieerde van oefenen van vergadertechnieken tot Lego bouwen tot samenwerkingstaken. We werden steeds op een speelse manier gedwongen om de samenwerking op te zoeken en naar ons eigen gedrag te kijken.”
Effect blijft hangen
“We merken dat het effect van de trainingen blijft hangen. En dat is natuurlijk wat je wil, dat er echt blijvend iets verandert. We kunnen bijvoorbeeld nog steeds elkaars hoofdkleur van DISC benoemen, terwijl we nu ruim een jaar verder zijn. Ik ben groen en ik moet straks met een rood iemand communiceren, waar moet ik dan op letten? Ook als leidinggevende ben ik er scherper op: een ‘groene’ collega heeft behoefte aan zekerheid en voorspelbaarheid. Dus als ik met zo iemand in gesprek ga over bijvoorbeeld een verandering die eraan zit te komen, dan houd ik daar rekening mee.”
Meer direct contact
“Dankzij deze trainingen zijn we als collega’s veel toegankelijker geworden naar elkaar en dat stralen we ook uit. De barrières zijn weg. We merken gewoon dat dit veel lekkerder werkt, letterlijk en figuurlijk! We hebben meer direct contact, face-to-face of we bellen elkaar even. We zoeken elkaar sneller op, het contact is gemoedelijker. Er is geen geklaag meer. We hebben op kantoor een ‘wall of fame’; daar hangen we met elkaar bijzondere dingen op waar we trots op zijn. Een aantal van ons heeft daar ook hun certificaat opgehangen van deze training. Dus dat zegt wel iets.”
Effect vasthouden
“Ik hoef als leidinggevende eigenlijk niets te doen om het effect van de trainingen vast te houden. De teams hebben zelf hun samenwerking verbeterd en benaderen elkaar op een andere manier. Hier geef ik dus echt onze teams de credits voor. In functioneringsgesprekken zijn veel collega’s uit zichzelf begonnen over de training en iedereen zegt dat ze er iets aan hebben gehad.”
Heel tevreden
“Wij kenden IMK Opleidingen al van eerdere opleidingen, zoals een maatwerk Klantcommunicatie training en een training Beoordelingsgesprekken. Het is prettig om een trainer te hebben die zo meedenkend is. Een voorbeeld is dat hij in de middag iets aanpaste aan het programma omdat er in de ochtendgroep iets niet helemaal soepel liep. We hebben aan deze trainer een constant aanspreekpunt en kunnen altijd met vragen bij hem terecht. Zoals ik al zei: ik had van tevoren nooit gedacht dat we met de trainingen zoveel effect zouden bereiken. We zijn echt heel tevreden.”
