29 april 2025

Multitasken klinkt als een droom: meer doen in minder tijd. Maar in werkelijkheid werkt het vaak averechts. In dit artikel ontdek je waarom en welke slimme technieken je wél helpen om meer gedaan te krijgen.

Waarom multitasken niet werkt

Lange tijd dachten we dat multitasken dé manier was om productief te zijn. Even een mail beantwoorden tijdens een overleg. Of appjes lezen terwijl je een videocursus bekijkt. Maar inmiddels weten we beter: multitasken werkt niet.

Wat we eigenlijk doen, is snel schakelen tussen taken – ook wel task switching genoemd. En dat schakelen tussen taken kost juist meer tijd en energie. Je brein heeft steeds tijd nodig om opnieuw in een taak te komen, wat zorgt voor minder concentratie, fouten en frustratie.

Meer doen in minder tijd

Wil je toch slimmer werken en meer gedaan krijgen? Dan is het beter om je op één ding tegelijk te focussen, je dag goed in te richten en je niet te laten afleiden.

1. Werk met de Pomodoro-techniek

De Pomodoro-methode is simpel én effectief: je werkt 25 minuten volledig gefocust aan één taak, gevolgd door 5 minuten pauze. Na vier blokken neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

Dit helpt om uitstelgedrag tegen te gaan en je brein fit te houden. “Even 25 minuten knallen” klinkt namelijk veel behapbaarder dan “de hele middag dit rapport afmaken”.

Volgens hoogleraar Stefan van der Stigchel hoef je je trouwens niet per se aan die 25 minuten te houden. Pas wanneer je je concentratie voelt wegebben, neem je even pauze. Of dat nou na 25 of pas na 45 minuten is. Iedereen is immers anders.

2. Bundel je taken met time batching

Bij time batching groepeer je vergelijkbare taken. Denk aan al je e-mails beantwoorden in één blok of in één keer al je offertes uitwerken.

Doordat je niet steeds hoeft te schakelen tussen heel verschillende dingen, houd je meer energie over. In de praktijk betekent dit: check je mail bijvoorbeeld twee keer per dag in plaats van elk kwartier.

3. Stel prioriteiten (en houd je eraan)

Niet alles wat op je afkomt is even belangrijk. Door slim prioriteiten te stellen, voorkom je dat je je planning laat bepalen door de waan van de dag.

Hiervoor kun je verschillende hulpmiddelen gebruiken.

De Eisenhower-matrix. Daarmee bepaal je wat je nú moet doen, wat kan wachten, wat je kunt delegeren en wat je beter helemaal niet doet. Zo richt je je op wat echt telt.
De zin ‘Moet ik dit nu doen?’. Neem een taak in gedachten en stel jezelf deze vraag vijf keer, waarbij je elke keer de klemtoon op een ander woord legt.

4. Neem regelmatig korte pauzes

Je brein is geen machine. Juist als je veel moet doen, is het belangrijk om pauzes te nemen. Even naar buiten, een glas water halen of een paar minuten niks doen: het maakt je daarna juist weer scherper. Zeker na taken waar veel denkwerk bij komt kijken, is zo’n pauze onmisbaar om fris te blijven.

Vergelijk het met het slijpen van een potlood. Het kost even tijd waarin je niet productief bent, maar daarna kun je er weer twee keer zo hard tegenaan!

5. Beperk afleiding met stimuluscoping

Notificaties, pop-ups, belletjes, appjes en open tabs in je browser: afleidingen zijn er de hele dag door. En al die prikkels kosten onbewust energie en concentratie, ook als je ze probeert te negeren.

Gebruik daarom stimuluscoping: voorkom afleiding vóórdat het je aandacht trekt. Zet meldingen uit, ruim je bureau op en blokkeer bepaalde websites in je browser.

6. Begin met de lastigste taak

Meteen met de lastigste taak beginnen, wordt ook wel ‘eat that frog’ genoemd. Stel het niet uit, maar begin er meteen mee. Je ‘kikker’ is die ene taak waar je het meest tegenop ziet. Als je die juist als eerste aanpakt, heb je daarna meer lucht én motivatie voor de rest van de dag.

Want zeg nou zelf: hoe lekker voelt het als je het moeilijkste al hebt gehad voor de lunch? Je toekomstige zelf zal blij met je zijn.

7. Leer ‘nee’ zeggen

Elke keer dat je ‘ja’ zegt tegen iets onbelangrijks, zeg je eigenlijk ‘nee’ tegen je eigen planning. Wees dus kritisch: is dit écht belangrijk? Past dit bij jouw werk en prioriteiten? Nee zeggen hoeft niet bot te zijn. Een simpel “Ik heb daar nu geen ruimte voor, maar denk graag op een later moment met je mee” is vaak al genoeg.

Slimmer werken kun je leren

Multitasken werkt dus niet. Maar met de juiste inzichten en technieken haal je wél meer uit je werkdag. Wil je leren hoe? Daar hebben we verschillende trainingen voor ontwikkeld.

Training Persoonlijke effectiviteit – Krijg meer inzicht in je persoonlijke kwaliteiten en vergroot je assertiviteit. Voor meer zelfvertrouwen en plezier in je werk.
Cursus Timemanagement – Krijg grip op je tijd en op je werk. Zodat je efficiënter kunt werken en meer ontspanning en plezier tijdens je werkdag ervaart.
Cursus Timemanagement met Outlook – Krijg weer grip op je mailbox dankzij de laatste technieken en werkmethoden.
Cursus Slimmer werken met ChatGPT – Meer doen in minder tijd door het gebruik van ChatGPT. Leer efficiënter werken en bespaar tijd.