Alles wat je moet weten over casemanagement bij verzuim

Bij langdurig verzuim van een medewerker ben je als organisatie verplicht om een casemanager verzuim aan te stellen. Deze persoon zorgt voor naleving van de regels en begeleiding bij re-integratie. In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over casemanagement verzuim.

Wetgeving rondom verzuim

Kan een werknemer niet werken vanwege ziekte? Dan spreken we van ‘verzuim’. Het maakt daarbij niet uit of het om een enkele dag of om maanden van afwezigheid gaat. Bij verzuim zijn er zowel voor werkgever als werknemer verschillende wetten en regels waar ze zich aan moeten houden.

Een belangrijke is de Wet verbetering poortwachter. Die stelt dat zowel werkgever als werknemer zich bij langdurig verzuim (samen met de bedrijfsarts of arbo) in moeten zetten om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan. Daarbij moet vanuit het bedrijf een casemanager verzuim aangesteld worden.

We spreken van langdurig verzuim wanneer een medewerker langer dan zes weken niet kan werken vanwege ziekte.

Wat is een casemanager verzuim?

Bij langdurig verzuim dient de werkgever, in overleg met de zieke werknemer, een plan van aanpak op te stellen. Hierin staat beschreven wat beide partijen gaan doen om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan. De aangestelde casemanager verzuim begeleidt en controleert de uitvoering van dit plan van aanpak.

Een casemanager verzuim is het aanspreekpunt voor de zieke werknemer, de organisatie en de bedrijfsarts. Namens de organisatie begeleidt deze persoon het re-integratieproces en zorgt dat alle afspraken nagekomen worden.

Verschillende soorten casemanagers

Om verwarring te voorkomen: wanneer we het over een casemanager verzuim hebben, gaat het meestal om een casemanager inzetbaarheid. Dit is de functie zoals hierboven besproken.

Maar er bestaan ook andere casemanagers. Een casemanager taakdelegatie werkt voor een bedrijfsarts en kan bepaalde taken overnemen. En er is de proces-casemanager. Deze rol wordt extern vervuld (vaak vanuit de arbodienst) en is er om de werkgever te begeleiden en adviseren over het verzuimproces.

In dit artikel zullen we ons vooral richten op de eerste groep: de interne casemanagers die binnen een organisatie worden aangesteld.

Wie mag de rol van casemanager vervullen?

Een casemanager wordt aangesteld vanuit een organisatie. In principe mag iedereen deze rol vervullen. Bij grotere organisaties is het meestal een HR-medewerker of iemand van de verzuimadministratie.

Kleinere organisaties kiezen er vaak voor om deze functie extern in te vullen. Ze laten zich dan begeleiden door een casemanager van een arbodienst en hebben hier een abonnement voor afgesloten. Een leidinggevende is dan het aanspreekpunt vanuit de organisatie.

Kies je voor een interne casemanager? Verderop in dit artikel lees je welke eigenschappen passen bij een goede casemanager verzuim.

Welke taken horen bij casemanagement verzuim?

In het algemeen gaat casemanagement verzuim om het naleven van wet- en regelgeving en begeleiding voor een spoedige re-integratie. Voor alle medische zaken is de bedrijfsarts verantwoordelijk.

• Begeleiding en advies: De casemanager biedt ondersteuning aan de zieke medewerker en is het aanspreekpunt bij vragen en zorgen met betrekking tot het verzuim. Ook adviseert de casemanager op het gebied van rechten, plichten en mogelijkheden.
• Opstellen van een plan van aanpak: In samenwerking met de zieke medewerker en de werkgever stelt de casemanager een plan van aanpak op, waarin de stappen voor re-integratie worden vastgelegd.
• Bewaken van het plan van aanpak: De casemanager zorgt ervoor dat alle stappen van het plan van aanpak worden gevolgd en dat de voortgang wordt gemonitord.
• Naleving van de Wet verbetering poortwachter: De casemanager zorgt ervoor dat aan alle verplichtingen van de Wet verbetering poortwachter wordt voldaan. Zoals het tijdig melden van verzuim en het opstellen van een probleemanalyse en re-integratieverslag.
• Verzuimdossier opbouwen: De casemanager houdt een gedetailleerd verzuimdossier bij, inclusief alle relevante correspondentie en documentatie.
• Evaluatiegesprekken: Periodiek voert de casemanager evaluatiegesprekken met de zieke medewerker, de werkgever en eventueel met andere betrokkenen om de voortgang te bespreken en eventuele aanpassingen aan het re-integratieplan te maken.
• Communicatie: De casemanager onderhoudt nauw contact met de bedrijfsarts, arbodienst, zieke medewerker, werkgever en andere betrokkenen om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de situatie en de voortgang van de re-integratie.
• Coördinatie van re-integratieactiviteiten: De casemanager coördineert eventuele re-integratieactiviteiten. Denk aan aanpassingen aan de werkplek, trainingen, of aangepast werk. Het doel is ervoor zorgen dat de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk kan.
• Rapportage: De casemanager stelt rapportages op met betrekking tot het verzuim en de re-integratievoortgang en deelt deze met de relevante partijen, inclusief instanties zoals het UWV.
• Kennis rondom wet- en regelgeving actualiseren: De casemanager blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in wet- en regelgeving met betrekking tot verzuim en re-integratie om ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de geldende voorschriften.

Wat mag een casemanager wel en niet doen?

Er spelen behoorlijk wat regels rondom verzuim. In het algemeen geldt dat medische vragen niet gesteld mogen worden. Hieronder een aantal voorbeelden van wat een casemanager wel en niet mag doen.

❌ Controleren of een medewerker daadwerkelijk ziek is
❌ Vragen of een medewerker al bij de dokter geweest is
❌ Vragen welk werk de medewerker nog denkt te kunnen doen

✔ Vragen wanneer een medewerker weer aan het werk verwacht te kunnen
✔ Vragen welke werkzaamheden er overgedragen moeten worden aan collega’s
✔ Vragen op welk telefoonnummer en adres de zieke medewerker bereikt kan worden
✔ Vragen of het verzuim door een bedrijfs- of verkeersongeval is veroorzaakt

Welke rol speelt de Arbodienst bij verzuim?

De Arbodienst is toezichthouder bij verzuim. Ze controleren en adviseren om ervoor te zorgen dat zowel werkgevers als werknemers zich houden aan de geldende wetten met betrekking op arbeidsongeschiktheid en re-integratie.

De Arbodienst beoordeelt bijvoorbeeld de medische situatie van de werknemer, stelt re-integratieplannen op en kan optreden als onafhankelijke partij in het geval van geschillen of twijfels over de juiste gang van zaken.

Casemanager verzuim aanstellen

Zoals eerder in dit artikel vermeld worden de taken van de casemanager verzuim meestal toebedeeld aan HR-medewerkers. En bij kleinere organisaties aan leidinggevenden. Maar feitelijk mag je iedereen als casemanager verzuim aanstellen.

Hoe zorg je dan dat je als organisatie de juiste persoon kiest?

Om je te helpen, sommen we enkele eigenschappen die zijn belangrijk in een goede casemanager.

• Empathisch vermogen – In staat zijn om in te leven in de situatie van zieke medewerkers.
• Communicatief vaardig – Duidelijk communiceren met zowel werknemers als werkgevers is cruciaal.
• Besluitvaardigheid – Samen met de betrokken partijen moeten casemanagers beslissingen maken of adviezen uitbrengen over de re-integratie.
• Organisatorisch en samenwerkend vermogen – Casemanagers zijn de spil tussen de werkgever, werknemer, de bedrijfsarts en arbodienst. Ze moeten met alle betrokkenen kunnen samenwerken.
• Kennis van relevante regelgeving – Op de hoogte zijn van wetten en regels met betrekking tot verzuim is noodzakelijk. Gelukkig is dit relatief eenvoudig aan te leren.

Waarom investeren in kennis van verzuim?

Het is altijd verstandig om voorbereid te zijn. Of je nu voor een interne casemanager kiest of een casemanager op afroep neemt. Zelfs als je nog niet te maken hebt met langdurig verzuim binnen je organisatie.

• Je weet precies wat de regels zijn en wat je tijdens het traject kunt verwachten.
• Goede begeleiding zorgt voor snellere re-integratie. Daarmee is het verzuim korter, bespaar je op verzuimkosten en vergroot je de productiviteit.
• Door actief bezig te zijn met (het voorkomen van) verzuim laat een organisatie zien dat ze begaan zijn met het welzijn van haar werknemers. Dit zorgt voor een verbeterde werksfeer en hogere werknemerstevredenheid.
• Door de oorzaken van verzuim te analyseren en preventieve maatregelen te nemen, kan een organisatie de frequentie en duur van toekomstig verzuim verminderen.
• Ook helpt het om risico’s te identificeren en aan te pakken. Dit kan bijvoorbeeld het identificeren van trends in bepaalde afdelingen of functies omvatten, waardoor de organisatie proactief actie kan ondernemen.
• Een goed gedocumenteerd verzuimproces kan de organisatie beschermen tegen juridische geschillen rondom verzuim, zoals onterechte claims of re-integratiedisputen.

Vergroot je kennis rondom verzuim

Na het lezen van dit artikel weet je wat een casemanager verzuim is en waarom kennis van verzuim belangrijk is. Veel organisaties kiezen voor een externe casemanager op afroep, maar stellen een verzuimadviseur aan voor begeleiding en advies. Meestal is dat een leidinggevende. Voor deze leidinggevenden is de tweedaagse Verzuimtraining ontwikkeld, waarin deelnemers de belangrijkste kennis rondom verzuim en wetgeving opdoen.

Veelgestelde vragen over verzuim