Waarom doe ik dit nu?

Altijd bereikbaar moeten zijn, eindeloos vergaderen, lastige taken blijven doorschuiven; iedereen loopt wel eens tegen tijdgebrek aan. Niets is zo frustrerend als aan het einde van de dag constateren dat je wéér niet aan die ene taak bent toegekomen. “Tijd kun je niet managen,” legt trainer Riet Harteveld uit. “Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag. Het is allemaal een kwestie zelfmanagement, van discipline.”

 Drie vragen kunnen helpen bij het organiseren van je werk.
1. Waarom doe ik het nu?
2. Waarom doe ik het nu?
3. Waarom doe ik het nu?

“Het begint ermee overzicht te krijgen van je taken. Welke taken zijn belangrijk bij het uitoefenen van je functie? Het kost wat tijd om in kaart te brengen, maar daarna heb je ruimte en rust in je hoofd om daadwerkelijk aan de slag te gaan. 

Kijk daarna kritisch naar je huidige activiteiten. Welke zaken kun je eventueel delegeren? Het inwerken van iemand anders is voor velen een drempel. ‘Het kost zoveel tijd en in die tijd had ik het allang zelf kunnen doen’, is vaak de reactie. Maar wie één keer goed investeert in het inwerken van een ander, heeft daarna toch zijn handen vrij voor andere zaken.

Tenslotte is het stellen van prioriteiten voor iedereen een must. Welke taken zijn belangrijk en wat is urgent? Idealiter heeft iedereen een week, maand én half jaarplanning. Plan je agenda niet helemaal vol. Laat twintig procent open voor onverwachte zaken. Plan vergaderingen zoveel mogelijk voor een lunchpauze of aan het einde van de werkdag. Dan wil iedereen zo efficiënt mogelijk de agenda bijhouden. En vraag jezelf af: moet je echt de hele vergadering bijwonen? 

E-mail is een van de grootste valkuilen bij timemanagement. Er komt een e-mail binnen en meteen kijk je waar dit over gaat. Want het zou wel eens belangrijk kunnen zijn. Hiermee gaat veel tijd verloren. Plan vaste momenten op de dag om je e-mail te bekijken en laat je er tussendoor niet door afleiden. Anders raak je steeds uit je concentratie. 

Is het wel echt zo dat je altijd bereikbaar moet zijn? Licht je collega’s in als je een taak hebt waar je je aandacht echt even bij moet houden. Vraag begrip en geef aan wanneer ze je weer kunnen bereiken. Je zult zien dat sommige zaken dan zelfs al zijn opgelost. Even niet bereikbaar zijn hoeft niet ten koste te gaan van de klantgerichtheid. Als de klant weet dat hij twee uur later antwoord krijgt, is dat echt niet zo erg.”

Hoe efficiënt gaat u te werk? Doe hier de test >>
Klik hier voor meer informatie over de training Timemanagement & Stresspreventie >>