Praktijkcase Voogd & Voogd

‘De wijze waarop je functioneringsgesprekken houdt, heeft een enorme sociale impact’

Genomineerd Werkgever van het jaar 2009 – Voogd & Voogd traint teamleiders

Voogd & Voogd | Training Functioneringsgesprekken

Voogd & Voogd is dit jaar genomineerd voor ‘Een Gouden Schild’. Als bedrijf doe je het dan beslist goed. De nominatie in de categorie ‘Werkgever van het jaar 2009’ straalt ook een beetje op ons – IMK Maatwerk – af want we werken al meerdere jaren samen aan de ontwikkeling van hun medewerkers. Voogd & Voogd is een gevolmachtigd assurantiebedrijf en ICT-dienstverlener. Het bedrijf vormt de logistieke en commerciële schakel tussen 18 verzekeringsmaatschappijen en ruim 1500 assurantietussenpersonen. Een unieke positie die met ambitie wordt ingevuld en uitgebouwd.

Zelfstandigheid bevordert creativiteit en besluitvaardigheid

Voogd & Voogd is een zeer dynamische organisatie met bijna 200 man personeel. De afdeling P&O is recent een actie gestart om de teamleiders van haar ICT-bedrijf meer handvatten te geven bij het voeren van de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Lia Molendijk, teamleider P&O: “Wij doen als bedrijf heel veel aan opleiding. Ten eerste moeten onze mensen hun verzekeringskennis natuurlijk op peil houden, maar daarnaast werken we continu aan een betrokken en ambitieuze bedrijfscultuur. Geen 9-tot-5-mentaliteit, maar meedenken en met ideeën komen. Daar werken we aan. Als je de creativiteit en besluitvaardigheid van je mensen wilt bevorderen, moet je je teamleiders zo zelfstandig mogelijk laten werken. Binnen duidelijke kaders natuurlijk. Dat is onze insteek en daar helpt IMK Maatwerk ons bij.”

>> In 7 stappen van vraagstuk naar resultaat, hoe doen wij dat?

Weten wat je aan elkaar hebt

“Het goede van IMK Maatwerk is dat ze een breed opleidingspakket hebben. Nagenoeg alles wat we vragen, is in huis. De inhoud kan waar nodig dus goed gecombineerd worden. Doordat we elkaar nu al bijna 4 jaar kennen, weten we precies wat we aan elkaar hebben. Geen poeha, geen wolligheden, echt praktijkgericht. We doen veel maatwerk en Het IMK maakt er altijd maatwerk van. We zitten vooraf rond de tafel, bespreken onze wensen en dan schrijven zij een plan. Wanneer je de verslagen van de beoordelingsgesprekken na de training ziet, dan zie je in een jaar tijd flinke vooruitgang. Echt heel inspirerend.”

Grip op de gesprekken

John Borsboom is manager Voogd & Voogd Diensten, de ICT-tak van het bedrijf. Over de training zelf zegt hij: “Het waren twee intensieve dagen. Dus geen zware dagen, maar intensieve dagen. ’t Was gewoon jammer dat het voorbij was. De groep had het gevoel echt iets bereikt te hebben. We gingen terug naar onze werkplek met voldoende handvatten voor dit deel van het werk. Vooral het feit dat je nu weet hoe je je goed moet voorbereiden, maakt heel veel uit. Je begint nu volledig ‘in control’ aan een functioneringsgesprek.”

Op alle situaties voorbereid

“Dankzij de cursus weten we niet alleen hoe we ons moeten voorbereiden, maar ook hoe we het gesprek zelf in fases kunnen opbouwen. En hoe we het in een verslag kunnen weergeven. Omdat we de meest gevoelige gevallen in een rollenspel hebben geoefend, en dit met de camera ook hebben vastgelegd en geëvalueerd, ben je eigenlijk niet meer zo snel verrast. Je herkent de situatie en past het geleerde toe! Dat geeft teamleiders meer zelfvertrouwen.”

Geen verrassingsgesprek

“Als een medewerker in een beoordelingsgesprek verrast is over de gegeven feedback, weet je dat je zélf iets verkeerd hebt gedaan. Een beoordelingsgesprek mag geen verrassingsgesprek zijn. De dingen die naar voren komen, moeten allang bij de medewerker bekend zijn uit voorgaande evaluaties van het dagelijks werk. Een beoordelingsgesprek wordt op deze manier een bevestigingsgesprek, waarin je samen de verdere lijnen voor de toekomst uitzet.”

Groeien van zelfvertrouwen

“Veel van onze leidinggevenden zijn doorgroeiers, mensen die zich hebben ontwikkeld van uitvoerend naar leidinggevend werk. Als je je directe collega’s van voorheen ineens moet beoordelen, heeft dat natuurlijk een enorme sociale impact. Voor jezelf en voor de anderen. Nu je die stap met behulp van de training met een vertrouwd gevoel kunt zetten, haal je veel spanning weg. Dit is waarschijnlijk ook een van de redenen dat de deelnemers zo blij zijn met alle praktische tips en de gezamenlijke oefeningen tijdens de training.”

Lees nog meer inspirerende klantverhalen