De deadline van je project is inmiddels ruimschoots gepasseerd. Maar het einde is nog steeds niet in zicht. Waarom gaat het toch steeds weer mis? In dit artikel vind je de belangrijkste redenen en tips om je volgende project wél binnen de deadline af te ronden.
Waarom projecten niet op tijd afkomen
Laten we eerst eens ontleden waarom projecten vaak niet op tijd afkomen. Volgens onze trainers van de cursus Projectmanagement zijn dit de belangrijkste redenen.
1. Meteen in de actiestand
Een veelvoorkomend probleem bij het werken in projecten is dat projectleden direct in de actiestand schieten. Er wordt meteen met onderzoek en uitvoering gestart, terwijl het projectdoel nog helemaal niet helder is. Stop en ga terug naar de tekentafel!
2. Geen grip op de planning
De projectplanning wordt aan het begin van het project netjes opgemaakt en naar alle betrokkenen opgestuurd. Maar wanneer projectleden niet regelmatig aan de planning herinnerd worden, zien we dat de planning vaak vergeten wordt. ‘Huh, de deadline is volgende week al!’
3. Scope creep
Wanneer het projectresultaat niet helder is, ligt scope creep op de loer. Van buitenaf worden er steeds meer werkzaamheden toegevoegd, waardoor het project groter wordt, meer tijd kost dan gepland en dus vertraagt. ‘Jullie zijn nu toch bezig, dus doe dit er meteen even bij’, wordt gedacht. Niet beseffend dat het project gigantisch uitdijt, doordat er uit allerlei hoeken ‘kleine toevoegingen’ worden gedaan.
4. Geen focus
Veel projectleden voeren de projectwerkzaamheden uit naast hun reguliere werk. In het begin wordt het enthousiasme voor het project uitgesproken en de belofte om tijd vrij te zullen maken. Maar al snel blijkt het reguliere werk de volle aandacht nodig te hebben. ‘Ik doe het er wel even bij’, wordt gedacht. Maar dat komt er vaak niet van, waardoor milestones gemist worden en de planning in de soep loopt.
5. Botsende belangen
Een andere veelgehoorde reden is dat projectmedewerkers de vrijheid krijgen om aan een project mee te werken, maar er geen tijd voor wordt gereserveerd. Voor de lijnmanager van de projectmedewerker heeft het project geen prioriteit en wil er dus ook geen tijd voor vrijmaken.
6. Expertise mist
Een laatste reden van beginnend projectmedewerkers is dat ze de vaardigheden en expertise missen om een goede tijdsinschatting te maken van hun werkzaamheden. Ze zijn leergierig, maar missen de ervaring. Hierdoor duren taken langer dan gepland of blijken zelfs niet uitvoerbaar te zijn.
Tips voor je volgende project
Hoe kun je zorgen dat jou dit allemaal niet overkomt? Bij deze de tips van onze experts.
Tip 1. Start met een plan van aanpak
Eerst denken, dan doen. Wat ga je ontwikkelen, implementeren of veranderen? Voordat het projectteam aan de slag gaat, maak je een helder plan. Daarbij hoort een doel, een overzicht van de werkzaamheden, een taakverdeling en een tijdsplanning. Kom samen en bespreek het plan van aanpak tijdens een kick-off meeting, zodat iedereen op dezelfde lijn zit.
Tip 2. Communiceer vooraf met stakeholders
Wil een medewerker graag meedoen aan het project, maar wil zijn manager er geen tijd voor reserveren? Dan heb je als projectleider twee opties: de manager overtuigen of een andere projectmedewerker zoeken met soortgelijke vaardigheden met een manager die wél meewerkt. Als er geen tijd vrijgemaakt kan worden, staat je projectplanning direct op losse schroeven.
Tip 3. Accepteer niet zomaar aanvullende werkzaamheden
Heb je vooraf bepaald wat de projectscope is? Laat als projectleider dan niet zomaar toe dat er werkzaamheden aan toegevoegd worden die hier buiten vallen. Komt er toch een verzoek? Bepaal dan samen met andere stakeholders of het verzoek zwaarwegend genoeg is om de projectscope aan te passen. Bespreek ook welke werkzaamheden uit het originele plan wegvallen door de wijzigingen, zodat de tijdsplanning niet in gevaar komt.
Tip 4. Houd de projectplanning top-of-mind
Een belangrijke taak voor de projectleider is om projectleden regelmatig bewust te maken van de planning. Zo blijven milestones en deadlines in het zicht. Bijvoorbeeld door de planning fysiek aan de muur te hangen of door elke week een update te mailen. Om het extra overzichtelijk te maken kun je hiervoor een Gantt-chart gebruiken.
Tip 5. Ruim tijd in voor leren
Bestaat het projectteam (deels) uit onervaren projectleden of staan er taken op de planning die jullie nog niet eerder hebben uitgevoerd? Houd dan in de planning een marge aan voor uitzoekwerk, fouten maken en training. Maak je planning niet te strak, maar houd juist rekening met uitloop door onervarenheid.
Volgende keer beter
Lukt het je zelfs met deze tips niet om je project op tijd af te ronden? Achterhaal dan waardoor het kwam en zie het als een les. Tijdens je volgende project kun je hier rekening mee houden, zodat het bij je volgende project niet nog eens gebeurt. Succes!
Wil je je vaardigheden als projectleider verder aanscherpen? Schrijf je dan in voor de training Leidinggeven aan projecten.
Je hebt een team vol gemotiveerde, capabele mensen. En toch loopt de samenwerking stroef. Ontdek waarom én wat je eraan doet.
Download whitepaper
