1 oktober 2026

Veel teams maken dezelfde fout. Ze kiezen eerst een AI-tool en gaan dan bedenken wat ze ermee kunnen doen. Draai het om! Zet eerst je werkzaamheden op een rij en bepaal daarna wat je uitbesteedt aan AI.

Begin bij het doel, niet bij de tool

AI is een middel, geen doel. Je kiest ook niet je bestek uit voordat je weet wat je gaat eten. Een AI-tool kies je ook pas als je weet waarvoor je hem wilt gebruiken. Breng daarom eerst in kaart waar je team nu veel tijd aan kwijt is en welke taken steeds terugkomen en zich laten automatiseren.

Werkzaamheden die je kunt uitbesteden

Binnen welke werkgebieden kun je AI inzetten?

Kernwerk

Dit is het werk waar je je geld mee verdient.

Een marketingbureau maakt campagnes, een bouwbedrijf bouwt huizen en wij als opleider verzorgen trainingen. AI versnelt de voorbereiding, de uitwerking en een deel van het denkwerk.

Voorbeeld: een trainer verzamelt de intakeformulieren van de verschillende deelnemers en vraagt AI om terugkerende vragen en leerwensen in kaart te brengen en te verwerken in de standaardopzet.

Communicatie

Alles wat met communiceren te maken heeft, intern en extern.

Mails, verslagen, klantcontact, social media en marketing. Dit is voor de meeste teams een mooi startpunt, omdat het om tekst draait. En in tekst is AI een kei.

Voorbeeld: transcripts en aantekeningen van klantgesprekken worden ingevoerd in AI, die er vervolgens een eerste opzet voor de offerte van maakt.

Ondersteunende processen

De taken op de achtergrond die het bedrijf draaiende houden.

Facturen verwerken, declaraties inboeken, HR-taken, ontwikkelgesprekken voorbereiden, enzovoort. Vaak repetitief en daarom uitstekend geschikt voor AI.

Voorbeeld: een leidinggevende laat AI een ontwikkelgesprek voorbereiden op basis van eerdere notities en functie-eisen.

Ontdek hoe AI jouw organisatie kan ondersteunen

Hoe vind je nu de taken die zich lenen voor AI binnen jouw team, afdeling of organisatie als geheel?

Loop de drie werkgebieden langs, noteer alle taken waar jij en je teamleden op dagelijkse basis mee bezig zijn en stel jezelf per onderdeel deze vragen:

  • Welke digitale taken komen vaak terug?
  • Waar gaat veel tijd in zitten?
  • Wat draait om tekst, beeld of data?
  • Waar beleef je maar weinig plezier aan?

De taken die op meerdere van deze vragen “ja” scoren, zet je bovenaan. Dát zijn de taken waar je een AI-werkwijze omheen gaat ontwikkelen.

Ter inspiratie een aantal taken die zich uitstekend lenen voor AI:

  • E-mails naar klanten professioneel verwoorden
  • Offertes op maat schrijven en versturen
  • Adresstickers en pakbonnen van nieuwe bestellingen verzamelen en printen
  • Klantinformatie updaten in het CRM
  • Teksten vertalen of herschrijven naar een andere doelgroep
  • Vergaderingen notuleren, samenvatten en versturen
  • Cijfers uit een spreadsheet uitleggen in gewone taal
  • Ruwe notities omzetten naar een net verslag of eerste concept
  • Simpele beeldbewerking, zoals een logo, formaat of kleur veranderen

Begin klein en bouw dan uit

Pak niet alles tegelijk aan en maak er ook geen gigantisch project van. Kies één proces of een paar taken om mee te starten. Iets wat vaak terugkomt en waar de tijdwinst meteen zichtbaar is. Wanneer je dit succesvol door AI laat overnemen, zul je merken dat er direct enthousiasme ontstaat in het team.

Vanuit zo’n eerste succes breid je daarna stap voor stap uit naar meerdere taken. Zo groeit het AI-gebruik mee met wat je team wil en aankan, zonder dat je in één keer alles omgooit.

Ontwikkel je vaardigheden

Wil je met AI aan de slag om jouw kantoorwerk sneller en slimmer uit te voeren? Volg dan één van onze AI-trainingen!

Van individueel AI-gebruik naar een gezamenlijke aanpak. Ontdek in deze gratis whitepaper hoe je als team succesvol werkt met AI.

Download
Whitepaper AI als team gebruiken