Wat is delegeren en waarom is het zo belangrijk?

Als leidinggevende kun je niet alles zelf doen. Dus zul je moeten delegeren. Maar taken loslaten is makkelijker gezegd dan gedaan. Wat is delegeren precies, wanneer doe je het en wat levert het op? In dit artikel lees je er alles over.

Wat is delegeren?

Delegeren betekent dat je als leidinggevende taken en verantwoordelijkheden overdraagt aan je teamleden. Eigenlijk is het de kunst van het loslaten: je verdeelt het werk en vertrouwt erop dat anderen het goed uitvoeren. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het zeker niet altijd.

Delegeren wordt ook wel omschreven als overdragen, toewijzen, toevertrouwen of doorgeven.

Wat is delegeren niet?

Delegeren is geen werk afschuiven of de vervelende klusjes aan anderen geven. In het ideale geval verdeel je het werk zo dat teamleden doen waar ze goed in zijn en waar ze energie van krijgen. Delegeer je vanuit gemakzucht? Dan zul je snel merken dat het vertrouwen van het team en de sfeer afnemen.

Wanneer kun je delegeren?

Delegeren is niet in elke situatie geschikt. Het hangt vooral af van de ervaring en mate van zelfstandigheid van de medewerker.

We onderscheiden vier leiderschapsstijlen die elkaar opvolgen naarmate iemand meer ervaring opbouwt:

• Instrueren — Voor iemand die een taak nog nooit heeft gedaan. Je geeft stap voor stap uitleg.
• Begeleiden — Voor starters of stagiaires die nog ondersteuning en sturing nodig hebben.
• Stimuleren — Voor ervaren medewerkers die de taak kennen, maar nog wat aanmoediging kunnen gebruiken.
• Delegeren — Voor medewerkers die de taak goed kennen, weinig sturing nodig hebben en zelfstandig kunnen werken.

Delegeren is dus de laatste stap in dit proces.

Een veelgemaakte fout bij beginnend leidinggevenden is om van instrueren direct over te stappen naar delegeren en daarmee dus twee stappen over te slaan. Medewerkers hebben tijd nodig om de taak eerst te leren. Goede communicatie is daarbij van groot belang.

Lees ook: Situationeel leiderschap en de vier leiderschapsstijlen nader uitgelegd

Waarom is delegeren zo belangrijk?

Misschien heb je als leidinggevende het gevoel dat je zelf het beste weet hoe het werk gedaan moet worden. Dat kan zo zijn, maar taken aan anderen toevertrouwen heeft meer voordelen dan je zou denken.

• Efficiëntie. Wie alles zelf probeert te (blijven) doen, raakt overbelast.
• Teamontwikkeling. Door taken over te dragen geef je medewerkers de kans om nieuwe vaardigheden te leren en zichzelf te ontwikkelen.
• Tijdwinst. Delegeren geeft je de ruimte om je te concentreren op je eigen werk: leidinggeven, niet uitvoeren.
• Werkplezier. Medewerkers ervaren meer plezier wanneer een leidinggevende vertrouwen heeft in hun capaciteiten. De vrijheid om het werk op hun eigen manier uit te voeren, draagt daar ook bij.
• Innovatie. Door te blijven doen zoals je het deed, blijven de resultaten ook hetzelfde. Anderen brengen zo hun eigen kijk en werkwijze mee en komen zo tot nieuwe ideeen.

Niet delegeren is geen optie

Op de korte termijn red je het misschien nog zonder te delegeren. Maar op de lange termijn is het geen houdbare situatie. Je kunt niet al het werk van je medewerkers blijven doen.

Een belangrijk inzicht: als leidinggevende blijf jij eindverantwoordelijk, maar dat betekent niet dat je alles zelf moet doen. De kunst is om voortgang te volgen zonder de medewerker het gevoel te geven dat je hem of haar in de gaten houdt. Noem het daarom geen controle, maar afstemmen of rapporteren. Dat voelt meteen anders. De medewerker krijgt aandacht, kan vragen stellen en mag laten zien wat er bereikt is. Jij kunt complimenten geven en bijsturen waar nodig.

Lees ook: Zo voorkom je dat je alles zelf blijft doen als leidinggevende

Wat heb je nodig om goed te delegeren?

Effectief delegeren begint met een aantal basisvoorwaarden:

• Wederzijds vertrouwen — Er moet een basis van vertrouwen zijn tussen jou en de medewerker.
• Controle loslaten — Micromanagement ondermijnt het doel van delegeren.
• Fouten accepteren — Fouten horen bij het leerproces. Zie ze als leermomenten, niet als mislukkingen.
• Motivatie — De medewerker moet gemotiveerd zijn om de taak aan te pakken.
• Duidelijke verantwoordelijkheid — Maak helder dat de medewerker verantwoordelijk is voor de uitvoering.
• Bevoegdheid — Geef de nodige bevoegdheden om beslissingen te nemen die bij de taak horen.
• Voldoende tijd — Zorg dat de medewerker de taak naast zijn of haar andere werk kan uitvoeren.

Delegeren is een teken van kracht

Delegeren is geen zwakte. Juist niet! Het is een teken dat je anderen vertrouwt en de ruimte geeft om te groeien. Wie dat goed doet, houdt overzicht, bouwt aan een sterk team en laat zien wat leidinggeven echt inhoudt.

Klaar om aan de slag te gaan? Lees dan Delegeren kun je leren: 10 praktische tips voor concrete handvatten.

Beter worden in delegeren?

Nu je weet wat delegeren is en waarom het zo belangrijk is, wil je er natuurlijk meteen mee aan de slag!

• Schrijf je in voor de opleiding Middle Management A. Daarin komt leiderschap en delegeren uitgebreid aan de orde.
• Stuur je aan op de werkvloer? In de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer leer je verschillende leiderschapsstijlen flexibel in te zetten en ontwikkel je leiderschapsvaardigheden als motiveren en stimuleren, delegeren en communiceren.
• Ben je teamleider op kantoor? Dan moet je voortdurend switchen tussen rollen en taken en is alles zelf willen doen een valkuil. In de training De effectieve teamleider werk je aan een aantal essentiële leiderschapsvaardigheden en competenties en ontwikkel je jouw persoonlijk leiderschap.

Onze studieadviseurs helpen je graag om de juiste keuze te maken. Je kunt ze bereiken via advies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.

Start je binnenkort in een leidinggevende functie? Of ben je benieuwd of leidinggeven bij jou past? Bereid je voor met deze whitepaper.

Download whitepaper

Veelgestelde vragen