16 april 2020

De coronacrisis leidt tot ingrijpende veranderingen op het werk. Iedereen moet, als het werk het toe laat, thuiswerken. Ook als je nog op je werklocatie werkt omdat jouw werkzaamheden niet vanuit huis kunnen, is het anders dan anders. De werkwijze is vaak veranderd, omdat jullie regels van het RIVM naleven. Bij al deze veranderingen lopen we tegen heel wat belemmeringen aan, ook als je werkplek niet thuis is.

Uit onderzoek van Analitqs zijn een aantal veel voorkomende problemen naar voren gekomen waar werknemers tegenaan lopen in deze tijd. Analitiqs is een van verschillende gratis tools waarmee je eenvoudig monitort hoe het met je medewerkers gaat. Wij hebben de 5 meest voorkomende problemen waar werknemers tegenaan lopen op een rij gezet en geven tips wat een werkgever eraan kan doen.

  1. Thuiswerkplek is niet op orde
  2. Psychische belasting corona
  3. Gebrek aan sociale contacten
  4. Veiligheid op de werkplek is onvoldoende
  5. Het vele video vergaderen is intensief

1. Thuiswerkplek is niet op orde

Thuiswerken - IMK OpleidingenDe meeste mensen die nu thuis werken, zitten op een geïmproviseerde werkplek. Het bureau (vaak de keukentafel) is niet in hoogte verstelbaar en de eetkamerstoel is er niet voor gemaakt om zo lang achter elkaar op te zitten. Daarnaast wordt er veelal op een laptop gewerkt zonder los toetsenbord. Het gevolg is dat er rug, nekklachten of andere lichamelijke klachten kunnen ontstaan.

Neem contact op met je medewerkers om zicht te krijgen op de thuiswerkplek. Met simpele aanpassingen maak je de thuiswerkplek geschikter. Denk aan een tweede beeldscherm, los toetsenbord en muis en een headset om te bellen. Om kosten te besparen kunnen medewerkers wellicht tijdelijk de bureaustoel en het scherm van kantoor gebruiken. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers de thuiswerkplek optimaal kunnen inrichten en voorkom je uitval door lichamelijke klachten als Corona achter de rug is.

2. Psychische belasting corona

Er is zijn meer angst- of stressklachten en medewerkers hebben regelmatig last van somberheid sinds de komst van het coronavirus. Medewerkers maken zich druk om bijvoorbeeld:

  • de onzekerheid rondom de coronacrisis;
  • hun inkomen;
  • de staat van de zorg;
  • de gezondheid van naaste familie en vrienden.

Daarnaast is de werksituatie veranderd en ook dit kan stress opleveren. Enkele voorbeelden van stressoren zijn bijvoorbeeld als je met mensen werkt kan de angst dat je zelf besmet raakt en/of het virus doorgeeft aan anderen meespelen. Als je thuiswerkt met het hele gezin kan het combineren van werk met thuisscholing en de constante aanwezigheid van de partner en kinderen stressvol zijn.  Of juist de andere kant, een medewerker die alleen woont kan zich eenzaam voelen. Iedere medewerker loopt tegen zijn eigen stressfactoren aan en gaat hier op zijn eigen manier mee om.

Als werkgever is het belangrijk je medewerkers goed in kaart te hebben. Plan regelmatig een gesprek in met je medewerkers. Vraag hoe het gaat op werkgebied en geef de ruimte als zij iets over hun privésituatie willen vertellen. Waar lopen de medewerkers tegenaan? Wat hebben ze nodig? Waarin kan jij ze ondersteunen? Door zicht te houden op de psychische gesteldheid van je medewerkers, voorkom je dat ze straks te kampen krijgen met een burn-out.

3. Gebrek aan sociale contacten

Communiceren - IMK OpleidingenNaar het werk gaan is voor veel mensen een sociale aangelegenheid. Je bent ‘onder de mensen’. Nu werkt een groot deel vanuit huis. Er wordt wel praktisch overleg gepleegd over lopende zaken via telefoon of video conference, maar het sociale aspect blijft veelal onderbelicht. ‘Ik mis de gesprekken met collega’s die een werkdag gezellig maken.’ Voor veel mensen is het sociale aspect een grote drijfveer om te werken.

Hoe kun je, als werkgever, ervoor zorgen dat ook het sociale aspect van het werk belicht wordt tijdens thuiswerktijd.

  • Regel elke ochtend een check-in met je team om te bespreken hoe iedereen erbij zit en wat er speelt.
  • Laat de vrijdagmiddagborrel doorgaan via de digitale weg.
  • Neem ’s middags contact met elkaar op via de digitale weg en doe een opdracht. Een workout oefening of beantwoord een vraag met elkaar. Maximaal 5 minuten is genoeg.

Op deze manieren blijf je in contact en blijft de medewerker zich verbonden voelen met het bedrijf. Je voorkomt eenzaamheid. We doen het samen.

4. Veiligheid op de werkplek is onvoldoende

Als thuiswerken niet mogelijk is, is het zaak de maatregelen toe te passen op het werk. En hoe doe je dat als de werkzaamheden dit niet altijd toelaten? Bij werken in de zorg is 1,5 meter afstand bewaren praktisch niet haalbaar. En denk ook eens aan het werken in de smalle gangpaden in een magazijn. Zo zijn er tal van situaties te bedenken.

De werkgever maakt (in overleg met de preventiemedewerker en de ondernemingsraad) een overzicht van specifieke risicosituaties en stellen hier beschermende maatregelen bij op. Een aantal voorbeelden van deze maatregelen kunnen zijn: in de kantine de stoelen 1,5 meter bij elkaar vandaan, eenrichtingsverkeer in het magazijn, werken in vaste en kleinere ploegen enz.). Verder kun je speciale werkinstructies opstellen voor deze situaties. Zo gelden er voor de zorg speciale werkinstructies en hebben de medewerkers persoonlijke beschermingsmiddelen. Ook geeft de pakketdienst het pakketje niet meer af, maar zet het bij de deur op de grond. Daarnaast kun je als bedrijf de klanten duidelijke instructies geven hoe om te gaan met jouw medewerkers, denk bijvoorbeeld aan een monteur. Zo kunnen zij op een veilige manier hun werk blijven uitvoeren.

5. Het vele video vergaderen is intensief

Het vergaderen via de digitale weg is anders dan fysiek vergaderen. Het vraagt veel van de concentratie en het werkritme. Vooral omdat de meeste van ons het niet gewend zijn digitaal te vergaderen. Daarnaast wordt er ook veel telefonisch overlegd. Sommige medewerkers hebben het gevoel dat ze alleen nog maar aan het overleggen zijn en niet meer aan hun gewone werkzaamheden toekomen.

Als werkgever kun je jouw medewerkers tips geven hoe zij het vergaderen effectiever kunnen inzetten.

  1. Plan het videobellen en de belmomenten in. Zo kan je buiten deze afspraken ongestoord werken.
  2. Spreek, tijdens een videovergadering, een start- en eindtijd af en hou je aan de agenda.
  3. Verdeel de vergadermomenten over de werkdag en de week. Zo voorkom je dat je de hele een hele dag aan het bellen bent.
  4. Houdt een korte pauze na een gesprek. Ga koffie halen, doe een work-out of ga even naar buiten.
  5. Zet in de gezamenlijke agenda wanneer je niet gestoord wilt worden of zet je telefoon op stil. Op kantoor doe je de deur dicht als je niet gestoord wilt worden. Nu zien collega’s het niet, dus moet je het zelf aangeven.

Leidinggeven op afstand

Geef je leiding aan team die nu ook met name vanuit huis werkt, dan kun je voor nieuwe uitdaging staan. Zoals hoe bewaak je prioriteiten, hoe weet je hoe het echt met je teamleden gaat en hoe behoud je het teamgevoel? Tijdens de 2-daagse training Leidinggeven op afstand krijg je handvatten hiermee aan de slag te gaan.