Een goed begin is het halve werk. Hoe meer je investeert in een goede landing, hoe groter de kans dat een nieuwe medewerker lang bij je blijft werken. De moeite waard dus!
Inhoud
Wat is onboarding?
Onboarden is de periode waarin een nieuwe medewerker de tijd krijgt om zich in te werken en zich thuis te gaan voelen in de organisatie. Dat gebeurt niet zomaar: een goede onboarding is doordacht en persoonlijk.
Een goede landing
Goed landen in een organisatie gaat over:
- “Voel ik me hier welkom?”
- “Begrijp ik wat er van me verwacht wordt?”
- “Mag ik mezelf zijn?”
- “Snap ik hoe mensen hier met elkaar omgaan?”
- “Durf ik vragen te stellen?”
Praktische tips voor een goede onboarding
Een onboardingprogramma hoeft niet heel formeel te zijn. Juist verrassende en persoonlijke momenten kunnen het verschil maken. We zetten verschillende ideeën voor je op een rijtje waarmee nieuwe collega’s goed kunnen landen.
Preboarding
Tip 1: Laat het team iets persoonlijks voorbereiden
Stuur in de periode voor de eerste werkdag een welkomstmail namens het team met tips van collega’s. Laat iedere collega bijvoorbeeld één praktische tip opschrijven die ze zelf graag hadden gekregen toen ze begonnen.
Tip 2: Zorg voor een goede voorbereiding
In de periode voor de eerste werkdag kun je al verschillende zaken voorbereiden:
- De nieuwe medewerker toevoegen aan systemen, maillijsten en aftekenlijsten.
- Zorgen dat alle werkbenodigdheden beschikbaar zijn.
- Maken van afspraken zonder meteen de agenda vol te plannen.
- Zorgen dat de leidinggevende de nieuwe collega opvangt op de eerste werkdag.
- Spreek af hoe laat de nieuwe medewerker start op de eerste werkdag en waar hij of zij zich kan melden. Haal degene bijvoorbeeld op bij de ingang.
- Regel een rustige, vaste werkplek. Zeker voor introverte medewerkers is het heel fijn om een eigen plek te hebben. Als de collega meer gewend is, kun je overschakelen op flexplekken.
- Organiseer lunchwandelingen met collega’s in plaats van formele voorstelrondjes.
Houd de medewerker op de hoogte van alles wat je al geregeld hebt, zo voelt diegene zich superwelkom!
Inwerkperiode
Tip 3: Voorkom informatie overload op de eerste werkdag
Op de eerste werkdag kun je de neiging hebben om de nieuwe medewerker alles te vertellen over allerlei systemen, beleidsdocumenten, de Teams-structuur en een rondleiding te geven, inclusief voorstelrondjes. Dat is begrijpelijk, maar werkt averechts.
Het werkt beter om de focus te leggen op:
- welkom voelen
- rust
- kennismaken
- opstarten
- kleine stapjes
Een nieuwe medewerker hoeft niet alles meteen te begrijpen en te weten (vertel dat ook expliciet).
Tip 4: Laat collega’s hun gebruiksaanwijzing delen
Vraag niet alleen aan de nieuwe medewerker om zich voor te stellen. Laat ook bestaande collega’s iets delen zoals:
- “Hier krijg ik energie van”
- “Zo werk ik het prettigst”
- “Hier kan ik slecht tegen”
- “Als ik gestrest ben, dan…”
Dat haalt veel spanning weg, maakt het persoonlijk en voorkomt dat de nieuwkomer het gevoel heeft dat alle aandacht naar hem of haar uitgaat.
Tip 5: Geef een mini-opdracht waarmee iemand meteen iets toevoegt
Geef een kleine opdracht waarmee iemand snel het gevoel heeft dat hij iets kan bijdragen (passend bij zijn of haar rol):
- Schrijf een vacaturetekst voor …
- Wat vind je van onze klantcommunicatie?
- Ontwerp een afbeelding voor social media
Zo voelt de nieuwe medewerker zich direct nuttig en van toegevoegde waarde.
Tip 6: Organiseer een ‘mislukkingen-lunch’
Laat collega’s (ook de leidinggevende!) vertellen wat er misging in hun beginperiode, welke blunders ze maakten, welke dingen ze verkeerd begrepen en over de fouten waar ze van leerden. Dat haalt veel spanning weg.
Integratie
Tip 7: Geef iemand een cultuurbuddy
Koppel de nieuwe medewerker aan een collega die empathisch is, veiligheid biedt en integer is. Iemand waaraan de nieuwe medewerker vragen kan stellen als:
- Waarom reageerde die manager zo kortaf?
- Hoe gaan collega’s hier meestal met elkaar om?
- Kun je me nog een keer uitleggen wat al die afkortingen betekenen?
Het is vaak moeilijk om grip te krijgen op de ongeschreven regels en op deze manier help je daarbij.
Tip 8: Vertel over de onzichtbare hiërarchie en verhoudingen
In bijna elke organisatie bestaan een onzichtbare hiërarchie en verhoudingen. Wees daar eerlijk over en vertel:
- wie veel invloed heeft
- wie rust brengt
- wie alles weet
- wie je beter eerst even kunt bellen
- welke afdeling gevoelig ligt
Zo voorkom je dat iemand het allemaal zelf moet uitzoeken.
Tip 9: Stel verrassende vragen
Vaak vragen we “Hoe gaat het?”. Het antwoord dat je meestal zult krijgen is: “Goed hoor.” En dan weet je eigenlijk nog niets.
Vragen zoals hieronder leveren meer informatie op:
- Wat verrast je?
- Wat kost energie?
- Wanneer voelde je je al onderdeel van het team?
- Wat is nog onduidelijk?
- Waar twijfel je over maar spreek je nog niet uit?
- Wat deed jouw vorige werkgever slim?
- Wat moeten wij vooral niet doen?
- Welke gewoontes zou jij hier toevoegen?
Het effect van een goede onboarding
Als iemand goed wordt ontvangen door zijn nieuwe werkgever, dan zie je dat dit een positief effect heeft op:
- Behoud van medewerkers: veel mensen weten al in de eerste weken of ze zichzelf ergens lang zien werken of dat het totaal niet past.
- Meer werkplezier: als je je veilig voelt, neem je meer initiatief, denk je mee, leer je sneller en geef je eerder aan wat minder lekker loopt.
- Minder verzuim: een goede landing voorkomt overprikkeling, stress en afhaken.
- Betere samenwerking: mensen die goed worden ingewerkt, begrijpen sneller hoe het team werkt, durven collega’s makkelijker op te zoeken, voelen zich onderdeel van het team en bouwen sneller vertrouwen.
- Hogere productiviteit: als je mensen goed begeleidt, verliezen ze minder energie aan zoeken, twijfelen, aanpassen, onzekerheid en sociale spanning waardoor er meer energie overblijft voor het werk zelf.
- Positief beeld van de organisatie: mensen herinneren zich niet de PowerPoint, het HR-handboek en het organogram maar vertellen thuis dat ze echt aandacht krijgen, zich welkom voelen en tijd krijgen om te landen.
Lees ook: 5 manieren om ChatGPT te gebruiken tijdens je onboarding
Een onboardingprogramma leren maken
Wil je aan de slag met een eigen onboardingprogramma dat naadloos aansluit op jouw organisatie en nieuwe medewerkers?
- Lees verder in ons blogartikel ‘Een onboarding programma maken in 4 stappen’
- Of schrijf je in voor de training Onboarding. Op basis van jouw eigen praktijk ga je aan de slag met het opzetten van een programma waarmee jij jouw nieuwe medewerkers op een kwalitatief goede manier laat starten in hun nieuwe baan.
Twijfel je welke training, cursus of opleiding het beste past bij jouw leerwens? Onze studieadviseurs denken graag met je mee.
Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?
Ontdek de training
