Als HR-professional voer je dagelijks gesprekken met mensen uit de organisatie. Een medewerker die vastloopt, een conflict oplossen tussen teamleden of een vakantieverzoek op een onhandige datum. Zeker bij lastige gesprekken is het belangrijk om de juiste woorden te kiezen.
Tijdens gesprekken bouw je aan vertrouwen. Heel belangrijk, want HR gaat naast regels ook over mensen. In dit artikel lees je vijf zinnen die je misschien zelf wel eens gezegd hebt (of in ieder geval gedacht) en ontdek je waarom ze niet werken.
1. “Zo zijn nu eenmaal de regels”
Deze zin sluit het gesprek al af voordat het begonnen is. De medewerker hoort: hier valt niet over te praten. En jij komt over als een robot die alleen maar doorgeeft wat er van bovenaf wordt bepaald. Dat vergroot de afstand binnen organisatielagen.
Bijna elke regel bestaat om een reden. Leg die uit. Vaak is er ook meer ruimte dan op het eerste gezicht lijkt. Of is er een andere oplossing die wél binnen het beleid past.
Zeg liever: “Deze regel bestaat omdat [reden]. Ik snap dat dat voor jou vervelend uitpakt. Laten we samen kijken wat er wél mogelijk is.”
2. “Dat is een probleem tussen jullie”
Een conflict tussen twee medewerkers is inderdaad niet jouw conflict. Toch is het een onderdeel van jouw werk. Je schuift dus ook je rol in het proces van je af.
De oplossing moet van de medewerkers zelf komen, dat klopt. Maar wie zorgt dat ze het gesprek aangaan? Wie let erop dat het gesprek goed verloopt? Wie checkt achteraf of de situatie opgelost is? Het proces begeleiden is iets anders dan het probleem overnemen.
Zeg liever: “De oplossing moet van jullie samen komen. Ik help jullie graag om dat gesprek goed te voeren. Zullen we meteen een rustig moment inplannen?”
3. “Daar gaan we bij HR niet over”
Kan kloppen. Maar voor de medewerker die met een vraag bij je komt, voelt dit alsof de deur in zijn gezicht wordt dichtgegooid. Als je zelf het antwoord niet weet, help de medewerker dan op weg om de juiste persoon of afdeling te vinden. Zo blijf je benaderbaar en komt iemand de volgende keer weer naar je toe.
Zeg liever: “Dit ligt buiten mijn vakgebied, maar ik weet wie je hierbij kan helpen. Ik breng jullie met elkaar in contact.”
4. “Iedereen wordt hetzelfde behandeld”
Deze zin klinkt eerlijk, maar wordt vaak gebruikt om een gesprek af te kappen. Gelijk behandelen betekent namelijk niet dat iedereen precies hetzelfde krijgt. Het betekent dat je bij iedereen vanuit dezelfde uitgangspunten kijkt naar wat er nodig is.
Een medewerker met een chronische ziekte heeft andere hulp nodig dan een collega zonder klachten. Iemand die voor een ziek familielid zorgt, heeft andere afspraken nodig dan iemand zonder die zorgtaken. Dat is geen voortrekken, maar maatwerk. Iedereen precies hetzelfde behandelen zorgt in de praktijk juist voor ongelijkheid.
Zeg liever: “We kijken bij iedereen vanuit dezelfde uitgangspunten. Hoe dat er in jouw situatie uitziet, kan anders zijn dan bij je collega. Want jullie situaties zijn ook anders.”
5. “Dat komt wel goed”
De medewerker die zich zorgen maakt over zijn baan of over een reorganisatie, hoort door deze opmerking vooral dat zijn zorg niet serieus wordt genomen.
Eerlijk zijn over wat je nog niet weet, werkt beter dan een belofte die je misschien niet kunt waarmaken. Mensen kunnen veel onzekerheid aan, zolang ze weten waar ze aan toe zijn en wanneer ze meer horen.
Zeg liever: “Ik kan je nu nog niet zeggen hoe dit afloopt. Maar ik zoek vanmiddag uit wanneer er meer duidelijk wordt. Dat laat ik je dan meteen weten.”
Waar het echt om gaat
Wat deze vijf zinnen gemeen hebben? Ze zorgen voor afstand. Ze gooien de deur dicht, in plaats van het gesprek te openen.
Meestal gebeurt het niet expres. Vaker door tijdsdruk, door je lastige positie tussen directie en werkvloer, of omdat zo’n zin eruit is voordat je het doorhebt. Herkennen is daarom de eerste stap. En daarna: bewust kiezen voor woorden die de deur openhouden.
Moeite mee? Dan is de training Verbindend communiceren echt iets voor jou. Of om samen met je collega’s te volgen als incompany training!
Krijg inzicht en ontdek praktische tools en strategieën om AI direct toe te passen in het HR-vakgebied.
Download de whitepaper
