Op afstand werken is voor veel bedrijven inmiddels heel normaal. Toch merk je misschien dat overleggen via Teams nog niet altijd even soepel verloopt. Met een paar slimme instellingen en afspraken haal je veel meer uit je online vergaderingen. In dit artikel delen we tien praktische tips voor Microsoft Teams.
1. Doel, agenda en informatie vooraf delen
Deze eerste tip is niet echt een Teams-tip, maar hij is te belangrijk om over te slaan. Een goed overleg begint namelijk met een goede voorbereiding.
- Zorg dat je een duidelijk doel en een heldere agenda hebt en deel die vooraf met de deelnemers.
- Stuur ook belangrijke documenten van tevoren toe. Zo hoeft niemand tijdens de vergadering nog stukken te lezen en kun je meteen de inhoud induiken.
Meer algemene vergadertips lees je hier →
2. Nodig deelnemers uit via Outlook
Een losse link naar je vergadering rondsturen? Het is beter om deelnemers altijd uit te nodigen via Outlook.
Een afspraak in Outlook blokkeert automatisch tijd in ieders agenda, voegt de juiste deelnamelink toe, stuurt vooraf een herinnering en laat deelnemers accepteren of weigeren. Zo weet je van tevoren wie er komt. Verzet je de vergadering? Dan wordt de nieuwe tijd bij iedereen automatisch bijgewerkt.
Bij een los linkje moet je iedereen zelf informeren. Je loopt dan het risico dat mensen het vergeten of op het oude tijdstip inloggen.
3. Stel de juiste vergaderinstellingen in
Vooraf kun je per vergadering verschillende instellingen kiezen. Handig, want zo houd je grip op het verloop.
Dit zijn de belangrijkste opties:
- Wie er in de lobby wacht – Bepaal wie binnen mag druppelen en wie eerst even in de wachtruimte staat.
- Wie er mag presenteren – Geef alleen de juiste personen de rol van presentator.
- Wie er mag praten of chatten – Kies of deelnemers actief mogen meedoen of alleen luisteren.
Vooral bij grotere groepen zijn deze instellingen belangrijk. Ze voorkomen chaos en zorgen dat de vergadering gestructureerd blijft.
4. Neem de leiding
Bij een digitale meeting waar niet iedereen elkaar kent, kan het even ongemakkelijk zijn als nog niet iedereen binnen is. Zorg daarom dat je zelf ruim op tijd aanwezig bent. Dan kun je de eerste small talk opvangen. Een alternatief is om iedereen in de lobby te laten wachten tot de groep compleet is. Zo kun je daarna meteen van start.
5. Gebruik AI als notulist
Laat AI het notuleren doen, zodat alle deelnemers hun volle aandacht bij het gesprek kunnen houden.
- Heb je een betaalde Copilot-licentie? Dan zit de AI al in Teams. Copilot maakt dan tijdens het overleg direct slimme notities. Na afloop krijg je automatisch een overzicht van de actiepunten en wie wat gaat doen.
- Je kunt ook externe tools gebruiken, zoals HappyScribe. De AI neemt dan plaats als deelnemer in de vergadering, notuleert en stuurt na afloop de samenvatting naar je inbox.
- Of je zet de standaard transcriptiefunctie aan met live ondertiteling en laat de tekst achteraf door je favoriete AI-tool omzetten naar een verslag. Die functie vind je tijdens de vergadering onder de drie puntjes, bij ‘Taal en spraak’.
6. Stel een timer in
Zeker in kantooromgevingen hebben vergaderingen vaak een strikte eindtijd, omdat deelnemers daarna alweer een ander overleg hebben. Om de tijd te bewaken kun je een timer instellen. Die staat dan bij iedereen in beeld. Zo begrijpt iedereen dat de vergadering voorbij is zodra de timer afloopt.
De timer vind je tijdens de vergadering onder de drie puntjes.
7. Geef presentaties met PowerPoint
PowerPoint en Teams werken goed samen. Start je een diavoorstelling, dan zien de deelnemers alleen de dia. Jijzelf ziet ondertussen ook je notities, je kunt een laserpointer gebruiken, inzoomen en alvast de volgende slide zien. Dat werkt dus eigenlijk hetzelfde als bij een live presentatie.
8. Deel je scherm, niet je hele bureaublad
Wil je iets laten zien tijdens het overleg? Deel dan alleen het venster dat je nodig hebt, en niet je volledige bureaublad. Zo voorkom je dat deelnemers meekijken met binnenkomende berichten, je mailbox of andere openstaande tabbladen. Dat houdt de aandacht bij waar het om gaat.
In Teams kies je bij het delen simpelweg voor een specifiek venster in plaats van je hele scherm.
9. Spreek gedragsregels af
Loop je met je team steeds tegen dezelfde problemen aan? Dan helpt het om samen gedragsregels af te spreken.
- Bijvoorbeeld dat iedereen op ‘Hand opsteken’ drukt om iets te zeggen, in plaats van elkaar te onderbreken.
- Of dat iedereen standaard de microfoon uit heeft en die alleen aanzet om iets te zeggen.
Zulke afspraken houden het overleg rustig en overzichtelijk.
10. Snel samenvatten en delen achteraf
Vat meteen na de meeting de belangrijkste punten en actiepunten samen en deel die met de deelnemers. Hoe sneller je dit doet, hoe verser alles nog in het geheugen zit. Ook zorg je er zo voor dat enthousiasme voor een idee niet verloren gaat.
Heb je bij tip 5 de aantekeningen met AI laten maken? Dan is dit een kwestie van minuten. Plan meteen ook eventuele vervolgmeetings in.
Leer vergaderen als een pro
Is vergaderen een belangrijk onderdeel binnen jouw team of afdeling? Vraag dan de Incompany training Effectief vergaderen en overleggen aan. Leer wat écht effectief vergaderen is, bespaar kostbare tijd en voorkom vergaderfrustraties.
Je hebt een team vol gemotiveerde, capabele mensen. En toch loopt de samenwerking stroef. Ontdek waarom én wat je eraan doet.
Download whitepaper
