Met AI kun je slimmer en sneller werken. Het kan routinematige taken overnemen en is je sparringpartner bij denkwerk. Zo hou je meer tijd over én verhoog je de kwaliteit van je werk. In dit artikel delen we verschillende toepassingen van AI in de praktijk.
1. Vergadering notuleren en samenvatten
Laat AI je vergadering notuleren en vervolgens omzetten naar een overzichtelijke samenvatting met besluiten en actiepunten per persoon. Die kun je na afloop direct versturen naar de aanwezigen. Er zijn verschillende AI-tools die dit voor je kunnen doen, zoals Fireflies.ai en Otter.ai.
2. Klantgesprek verwerken tijdens de terugrit
Direct na een klantbezoek spreek je in de auto je bevindingen in via de mobiele app van ChatGPT. Vraag daarna om een gespreksverslag te maken, een mail op te stellen met een samenvatting voor je manager en een follow-up mail voor de klant op basis van een standaardtemplate. Eenmaal terug op kantoor staat alles voor je klaar.
3. Cijfers begrijpelijk maken
Upload een spreadsheet en vraag AI om de opvallende trends, afwijkingen en mogelijke oorzaken te benoemen in gewone taal. Handig als je met cijfers werkt maar geen analist bent.
Voorbeeldprompt: “Hier is een overzicht van onze verkoopresultaten van het afgelopen kwartaal. Wat zijn de drie meest opvallende trends of afwijkingen en wat zouden mogelijke oorzaken kunnen zijn?”
4. Content hergebruiken
Je kunt AI gebruiken om bestaande content op verschillende manieren te hergebruiken. Neem bijvoorbeeld één keer een interview op en laat AI de transcriptie uitwerken. Die transcriptie laat je herschrijven naar drie blogartikelen voor je website, die artikelen worden samen een nieuwsbrief en de beste quotes worden social posts.
Voorbeeldprompt: “Dit is de transcriptie van een interview. Schrijf er drie korte blogartikelen, elk met een eigen invalshoek, in dezelfde schrijfstijl als op onze website. Vat daarna samen in een nieuwsbrief die ik kan versturen naar onze klanten. Geef daarna aan welke drie quotes het meest geschikt zijn voor sociale media.”
5. Vacatureteksten en standaarddocumenten schrijven
Om een goede AI-tekst te schrijven, is het vooral belangrijk om voldoende context mee te geven. Geef daarom de functie-eisen, het aanbod en de bedrijfscultuur mee en laat AI een eerste versie voor een nieuwe vacature maken. Dit werkt ook goed voor onboardingmateriaal, handleidingen of standaard klantcommunicatie.
Voorbeeldprompt: “We zoeken een accountmanager voor een schildersbedrijf in Alphen aan de Rijn. De cultuur is informeel en resultaatgericht. We bieden 3000 euro op basis van 40 uur, 32 vakantiedagen en een opleidingsbudget van 1000 euro. Schrijf een wervende vacaturetekst van ongeveer 300 woorden.”
6. Moeilijk gesprek voorbereiden en oefenen
Oefenen helpt om jezelf goed voor te bereiden. Voor moeilijke gesprekken kun je je partner of een vriend vragen, maar je kunt ook AI gebruiken. Beschrijf de situatie en vraag om de reacties van de ander te simuleren. Geef eerst wat achtergrondinformatie en ga daarna het gesprek aan. Oefen je antwoorden, vraag om verbeteringen en laat AI meekijken of je boodschap overkomt zoals bedoeld.
Om het nog realistischer te maken, gebruik je de audiofunctie en oefen je het gesprek door te spreken.
Daarnaast kun je AI gebruiken als coach. Vraag niet alleen om het gesprek te simuleren, maar ook om advies over je aanpak. Beschrijf het type persoon tegenover je en vraag hoe je je communicatie daarop kunt afstemmen. Zo bedenk je vooraf hoe je je boodschap het beste brengt bij precies deze persoon.
Voorbeeldprompt: “Ik ga morgen een gesprek voeren met een medewerker over zijn functioneren. Dit zijn de belangrijkste punten die ik wil bespreken. Speel eerst de rol van de medewerker en reageer zoals iemand zou doen die zich verrast en enigszins defensief voelt, zodat ik mijn reacties kan oefenen. Geef me daarna advies over hoe ik dit gesprek het beste kan aanpakken bij iemand die snel in de verdediging schiet.”
7. Documenten samenvoegen en analyseren
Gooi je losse aantekeningen, bulletpoints, mailconversaties en foto van het whiteboard in je AI-tool naar keuze en laat er een gestructureerd document van maken. Handig om opdrachten waar wat meer overleg mee gepaard gaat te structureren en helderheid te krijgen.
Voorbeeldprompt: “Dit zijn mijn ruwe aantekeningen na een strategische sessie met het team. De e-mails voorafgaand zijn ook bijgevoegd. Maak er een gestructureerd verslag van met een korte inleiding, de belangrijkste conclusies en een voorstel voor vervolgstappen.”
8. Enquêtes en surveys samenvatten
Heb je een vragenlijst uitgestuurd? Zeker bij open vragen kan het analyseren van de resultaten nogal wat tijd in beslag nemen. Daar kun je AI voor gebruiken. Upload de ruwe antwoorden en vraag AI om antwoorden te bundelen en een conclusie te schrijven. Handig voor bijvoorbeeld een klanttevredenheidsonderzoek of medewerkerssurvey.
Voorbeeldprompt: “Dit zijn de open antwoorden uit ons klanttevredenheidsonderzoek. Identificeer de vijf meest genoemde thema’s, benoem opvallende uitschieters en schrijf een conclusie van maximaal één alinea.”
9. E-mails schrijven en herschrijven
Moeite om de juiste toon te vinden? Plak een ruwe gedachte of een te directe conceptmail in ChatGPT en vraag om een heldere, vriendelijke versie. Of geef een lange mailwisseling mee en vraag om een samenvatting en een passend antwoord.
Voorbeeldprompt: “Dit is een ruwe versie van een mail die ik wat bot vind klinken. Herschrijf hem in een professionele maar vriendelijke toon, waarbij de boodschap helder blijft.”
10. Foto’s aanpassen zonder vormgever
Heeft je vormgever het veel te druk? Haal zelf een logo weg uit een productfoto, pas de kleur van een object aan of voeg iets toe aan een afbeelding. Gemini doet dit in seconden voor je en is bijzonder vormvast.
Voorbeeldprompt: “Verwijder het logo op de jas van de persoon in deze foto. Pas verder niets aan.”
11. Terugkerende taken automatiseren met AI-agenten
Voor taken die je telkens op dezelfde manier uitvoert, kun je een stap verder gaan dan losse prompts. Met een AI-agent automatiseer je een vaste handeling, zodat die op de achtergrond voor je gebeurt. Dat is bijvoorbeeld te bouwen met Microsoft Power Automate of Copilot Studio, Zapier, Make of n8n.
Een mooi voorbeeld is vertalen. Door een slimme workflow te bouwen, wordt een Duitstalige mail automatisch vertaald naar het Nederlands. En jouw antwoord wordt automatisch terugvertaald naar het Duits.
Tip: maak coaches van je early adopters
In elk team zitten mensen die nieuwe tools sneller oppakken dan de rest. Zet die early adopters in als interne coaches. Laat ze hun kennis delen en collega’s op weg helpen.
Ontwikkel je vaardigheden
Wil je met AI aan de slag om jouw kantoorwerk sneller en slimmer uit te voeren? Volg dan één van onze trainingen!
- Cursus Slimmer werken met ChatGPT — Meer doen in minder tijd door het gebruik van ChatGPT. Leer efficiënter werken en bespaar tijd.
- Cursus Slimmer werken met Copilot — Leer sneller en effectiever werken met AI in Microsoft 365.
- Cursus Slimmer werken met AI-tools — Nog geen favoriete AI-tool gekozen? Leer de juiste AI-tool kiezen en gebruiken voor elke taak.
- Cursus Contentcreatie met AI — Vergroot je creativiteit en leer professionele content ontwikkelen met behulp van AI.
Sneller, creatiever en efficiënter werken op kantoor met gebruik van AI? Download gratis de whitepaper en ontdek praktische tips, tools en prompts.
Download whitepaper
