14 januari 2026

Grensoverschrijdend gedrag. Het is een beladen onderwerp. Toch komt het helaas in bijna elke organisatie voor. Ook bij de organisatie waar Ans op de HR-afdeling werkt. De vraag is: wat is nu precies haar rol en die van de vertrouwenspersoon?

Inhoud

Wat is grensoverschrijdend gedrag precies?

Grensoverschrijdend gedrag is gedrag dat iemand als ongewenst, onveilig of bedreigend ervaart. Dat kan fysiek zijn, maar veel vaker gaat het om woorden, houding of machtsmisbruik.

Soms is het gedrag groot en duidelijk, zoals discriminatie, seksuele opmerkingen, schreeuwen en pesten.
Soms is het gedrag moeilijker te herkennen: een grap die te ver gaat, roddelen, buitensluiten, ongewenste opmerkingen.

Belangrijk om te weten: het gaat niet om de bedoeling, maar om de ervaring van de ander. Wat voor de één een grapje is, kan voor de ander een grens zijn.

Melding van grensoverschrijdend gedrag

Medewerkers stappen meestal niet meteen naar hun leidinggevende. Ze twijfelen. Ze schamen zich. Of ze zijn bang voor gevolgen. HR voelt dan veiliger.

Dat gold ook voor de medewerker die zich bij Ans meldde. Ans realiseerde zich direct een aantal dingen:

Ik word in vertrouwen genomen,
Ik moet luisteren zonder oordeel,
Ik bevind me in een lastige positie waarbij ik heel goed moet balanceren tussen de medewerker en de organisatie.

Ze vond het pittig vanwege meerdere redenen: ze heeft niet eerder te maken gehad met dit soort meldingen én ze moet zichzelf ook zien te verhouden tot het feit dat grensoverschrijdend gedrag ervaren wordt binnen de organisatie.

De rol van HR bij grensoverschrijdend gedrag

HR zorgt ervoor dat het proces juist verloopt. Dat betekent dat mensen serieus genomen worden en dat de organisatie haar verantwoordelijkheid neemt.

Dit zijn de belangrijkste taken:

1. Luisteren en serieus nemen

Als iemand zich meldt, is de eerste stap simpel maar cruciaal: luisteren. Je hoeft het niet op te lossen of te relativeren, maar wel te erkennen.: “Goed dat je dit bespreekbaar maakt.”

2. Uitleg geven over opties

Medewerkers weten vaak niet wat ze kunnen doen. Jij kunt uitleggen welke stappen de medewerker kan zetten en wat HR wel en niet kan betekenen.

Vervolgstappen kunnen zijn:

Doorverwijzen naar de vertrouwenspersoon.
De medewerker besluit (eventueel met ondersteuning) zelf het gesprek aan te gaan met de ander. Dit kan alleen, met hulp van de vertrouwenspersoon of met een leidinggevende erbij.
De medewerker doet een formele melding: HR legt vast wat er gemeld is, bespreekt vervolgstappen met de directie of het MT waarbij privacy en zorgvuldigheid voorop staan. Bij ernstiger situaties kan besloten worden tot onderzoek. Dit kan intern of door een externe partij gedaan worden.

3. Bewaken van zorgvuldigheid

Als er vervolgstappen komen, zorg jij dat:

Procedures gevolgd worden.
De privacy gewaarborgd blijft.
Er geen overhaaste conclusies worden getrokken.

4. Signalen delen

Zonder namen te noemen kun je patronen signaleren:

Komen meldingen vaker uit één team?
Gaat het om dezelfde thema’s?

Dat is waardevolle input voor beleid en MT-gesprekken.

Belangrijk om te onthouden:

De melder bepaalt het tempo.
Niet elke stap hoeft gezet te worden: niet handelen is óók een keuze, zolang die bewust en zorgvuldig is.
Vertrouwelijkheid is cruciaal.

De rol van de vertrouwenspersoon

Ans vertelde ook over de rol van de vertrouwenspersoon, die:

Luistert naar de medewerker waarbij alles wat gezegd wordt, vertrouwelijk blijft.
Helpt gevoelens te ordenen.
Mogelijke vervolgstappen bespreekt.
De medewerker kan ondersteunen bij gesprekken of meldingen.
Kan doorverwijzen als dat nodig is. Bijvoorbeeld naar een psycholoog of een arts.

De vertrouwenspersoon doet niets zonder toestemming van de melder.

De samenwerking tussen HR en de vertrouwenspersoon

Ans realiseert zich dat ze op papier wel weet wat de vertrouwenspersoon doet, maar dat ze degene niet kent en dat ze eigenlijk geen idee heeft of medewerkers de vertrouwenspersoon weten te vinden. Ze besluit contact op te nemen om te bespreken hoe ze beter kunnen samenwerken. Het liefste wil ze een duidelijke rolverdeling afspreken en regelmatig afstemmen (op hoofdlijnen).

Daarnaast gaat ze aan de slag met de interne communicatie hierover. Er is al wel een protocol, maar of alle medewerkers daarvan weten is de vraag.

De actiepunten van Ans

Zorgen dat er een heldere uitleg komt op intranet of een andere goed vindbare plek over wat grensoverschrijdend gedrag is, wie de vertrouwenspersoon is en hoe iemand zich kan melden.
Afspreken dat de vertrouwenspersoon zich binnen de organisatie zich voorstelt en uitlegt waarvoor medewerkers bij hem terecht kunnen.
Signalen (anoniem) delen met het MT om het gesprek te openen over cultuur, leiderschap en veiligheid.

Ook al was Ans er nog niet mee in aanraking geweest, komt ook in haar organisatie grensoverschrijdend gedrag voor. En dat zal in veel organisaties zo zijn. Het is goed om je te realiseren dat je het als HR-medewerker niet perfect hoeft te doen. Maar wel zorgvuldig: door helder te zijn over jouw rol, goed samen te werken met de vertrouwenspersoon en kleine preventieve stappen te zetten.

Meer leren?

We hebben meerdere mogelijkheden om je HR-kennis en vaardigheden te vergroten:

Opleiding Human Resource Management A: na het volgen van deze opleiding ken jij alle ins en outs van het HR-vak en ontwikkel je jezelf tot een proactieve HR-professional met échte toegevoegde waarde.
Training Impactvolle gesprekken voeren: het voeren van goede gesprekken op de werkvloer kan veel problemen oplossen en voorkomen. Deze training helpt je om de gespreksvoering te verbeteren.
Cursus Vertrouwenspersoon basismodule: meer weten over het vak van een vertrouwenspersoon of heb je belangstelling om zelf vertrouwenspersoon te worden? In deze basismodule leer je de basisbeginselen en oefen je met gesprekstechnieken.

Twijfel je welke opleiding, training of cursus het beste bij je past? Neem dan contact op met onze studieadviseurs via advies@imkopleidingen.nl of bel 0172 – 42 34 56.