Feedback geven aan een collega, hoe doe je dat?

Samenwerken leidt tot de meest succesvolle resultaten en collega’s kunnen elkaar behoorlijk beïnvloeden. En dat is niet altijd positief. Roddelen, te laat komen, de baas spelen, niet houden aan afspraken, slecht communiceren, het kan van alles zijn. Maar hoe spreek je je collega erop aan als je last hebt van zijn of haar gedrag? In dit artikel lees je hoe je feedback kunt geven aan een collega zonder dat jullie samenwerking gevaar loopt.

Feedback geven met een praktisch stappenplan

Feedback geven aan een collega vraagt om een goede voorbereiding: je wilt natuurlijk niet dat er gedoe ontstaat en dat het moeilijk wordt om ontspannen met elkaar om te gaan. Met een praktisch stappenplan wordt feedback geven een stuk eenvoudiger.

De feedbackstappen op een rijtje:

1.   Beschrijf concreet het gedrag van de ander.
2.   Geef aan welk effect dit op jou of het bedrijf heeft.
3.   Geef de ander de ruimte om te reageren en vraag: ‘Begrijp je dit?’,  ‘Herken je dit?’
4.   Zoek samen naar een oplossing of geef aan welk ander gedrag je zou wensen

We nemen Hans als voorbeeld. Hij merkt dat zijn collega Jolanda de laatste tijd erg negatief praat over hun leidinggevende Martin. Ze praat vaak en veel over wat Martin allemaal niet goed doet in haar ogen. Hans heeft zelf geen problemen met hun leidinggevende, maar merkt toch dat hij met andere ogen naar Martin gaat kijken en zelf ook negatiever begint te praten. Hij heeft plezier in zijn werk gehad en wil dat graag zo houden. Daarom wil hij Jolanda aanspreken op haar gedrag.

Hij doet dat volgens bovenstaand stappenplan en bereidt dat voor.

Stap 1: Beschrijf concreet het gedrag van een ander en geef een voorbeeld.

Hans noteert wat hij ongeveer gaat zeggen: “Jolanda, ik merk dat je de laatste tijd negatief praat over Martin. Gisterochtend was het eerste wat je zei toen je binnenkwam: ik hoop dat Martin de hele dag in overleg zit, dan heb ik tenminste geen last van hem.”

Stap 2: Geef aan welk effect dit op jou of het bedrijf heeft.

Vervolgens noteert hij wat voor effect haar negatieve houding op hem heeft: “Ik merk dat me dat een negatief gevoel geeft en dat ik minder zin heb in de werkdag. Ik heb het gevoel dat ik met jou moet meepraten om het gezellig te houden terwijl ik zelf helemaal geen problemen heb met Martin.”

Stap 3: Geef de ander ruimte om te reageren en vraag: “Begrijp je dit?’ of “Herken je dit?”

Stap 4: Zoek samen naar een oplossing of geef aan welk ander gedrag je zou wensen.

Vooral stap 3 en 4 zijn belangrijk in het feedbackproces. Deze zorgen ervoor dat je samen in gesprek gaat. Bij de laatste stap kom je tot afspraken voor de toekomst.

Het feedbackgesprek

Hans heeft zich in het weekend voorbereid en op maandagochtend vraagt hij aan Jolanda of ze iets kunnen bespreken. Hij doorloopt de eerste twee stappen van het stappenplan en vraagt of Jolanda herkent wat hij zegt. Ze schrikt, zegt dat ze niet goed weet wat hij bedoelt. Hij geeft het voorbeeld van de vorige dag en dat geeft herkenning. Ze zegt dat ze niet eens door had dat ze zo negatief deed en dat ze het vervelend vindt dat Hans daar last van heeft. Ze praten erover door en bespreken ook dat Jolanda het beste met haar leidinggevende in gesprek kan gaan. Ook zal Hans het haar zeggen als ze weer de neiging heeft te negatief te doen.

Feedback geven aan een collega met de Feedbackburger

Feedback geven aan een collega kan ook met een ander model: de feedbackburger.

Je start met het broodje, een positieve boodschap. Daarna beleg je het broodje met een verbeterpunt. Gebruik hierbij EN. Je sluit af met een algemeen positief punt. Het voordeel van deze manier van feedback geven is dat je de feedbackontvanger in een neutrale of positieve stemming brengt, waardoor hij meer openstaat voor de boodschap. Door ook af te sluiten met een positieve boodschap, is de kans groter dat de feedbackontvanger iets zal doen met de feedback.

Als Hans feedback zou geven aan Jolanda volgens de feedbackburger, dan zou dat er als volgt uit kunnen zien:

‘Ik werk graag met je samen.’

EN

‘Ik zou het heel fijn vinden als je je problemen direct met Martin zou bespreken.’

EN

‘Over het algemeen ben je positief en opgewekt.’

Ze zeggen weleens: “Feedback is een cadeautje”. Zo kan het niet altijd voelen, zeker als het om kritische of opbouwende feedback gaat. Maar toch: door feedback te geven, geef je de ander inzicht in zijn gedrag en prestaties. Je maakt het onbekende bekend en verkleint de blinde vlek.

Als je feedback wilt geven aan een collega is het goed om het volgende te onthouden:

• Breng de boodschap in de ik-vorm en vanuit jezelf. Betrek er geen anderen bij (“Tom vindt ook dat je teveel roddelt”). Jij hebt een mening en die mag je geven. Als anderen er ook last van hebben, dan mogen ze zelf feedback geven.
• Wees concreet en benoem een specifieke situatie.
• Wacht niet te lang na de specifieke situatie want dan kan de ander zich moeilijk herinneren wat er gebeurde.
• Geef alleen feedback over gedrag dat veranderbaar is. Het heeft geen zin om een        stotterende collega te vragen om sneller te praten.
• Geef de feedback persoonlijk. Dus 1-op-1 en in een aparte ruimte op een moment dat voor jullie beiden goed uitkomt.

Bereid jezelf goed voor en denk na welke methode je wilt gebruiken. Als je de stappen uitschrijft, merk je al gauw met welke methode je de feedback het beste kunt overbrengen. Feedback geven aan een collega kan spannend  zijn, maar de ervaring leert dat het vrijwel altijd iets oplevert.

Podcast: Eerste hulp bij feedback geven

Wil je na het lezen van dit artikel nog veel meer weten over het geven van feedback. En in het bijzonder positieve feedback en complimenten geven? Luister dan onze podcast Eerste hulp bij feedback geven.

Meer weten over feedback geven aan een collega?

Tijdens veel van onze trainingen wordt feedback geven behandeld. Bijvoorbeeld tijdens de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer, als leidinggevende is het namelijk belangrijk dat je in staat bent om goed feedback te geven aan je medewerkers. Maar ook in de training Persoonlijke effectiviteit gaat het over het geven en ontvangen van feedback, en hoe je dit op een zelfverzekerde manier kunt doen. Op zoek naar een training die volledig de focus heeft op feedback? Kijk dan bij onze training Feedback geven. En het goede nieuws is dat al deze drie trainingen kosteloos te volgen zijn via het STAP-budget.

De meest gestelde vragen over feedback