25 februari 2026

Kantoorwerk draait voor een groot deel om tekst: mails schrijven, rapporten maken, ideeën uitwerken, data uitleggen, enzovoort. En precies daar blinkt AI op dit moment vooral in uit. In dit artikel laten we verschillende mogelijkheden en voorbeeldprompts zien.

1. E-mails en berichten schrijven

Veel mensen gebruiken AI inmiddels om e-mails sneller en duidelijker te formuleren.

Typische taken waar je AI voor kunt inzetten, zijn:

  • Een eerste concept laten maken dat jij aanscherpt
  • Lastige mails vriendelijker of professioneler formuleren
  • Lange mails inkorten naar de kern
  • Meerdere varianten voorleggen (formeel, luchtig, zakelijk, empathisch)
  • Standaardmails personaliseren (zoals bij het uitbrengen van een offerte)

Een simpele prompt als: “Herschrijf deze tekst in een duidelijke en vriendelijke toon, waarbij de nadruk ligt op samenwerking en positiviteit.” maakt van een boze mail een professioneel bericht.

2. Teksten (her)schrijven

AI is bijzonder sterk in het opzetten van ruwe versies van teksten die jij daarna afrondt. Je kunt bijvoorbeeld vragen:

  • “Maak van deze vergadernotities een verslag voor mijn manager.”
  • “Schrijf een inleiding voor een beleidsstuk over X op basis van de inhoud.”
  • “Zet dit transcript om in een korte blogpost.”

Het voordeel zit vooral in snelheid: waar jij al snel een uur aan het typen, schrappen en finetunen bent, heb je nu binnen enkele seconden een stevige basis om op verder te bouwen.

Tip: geef altijd aanvullende context mee over over de schrijfstijl en het doel van de tekst. Bijvoorbeeld door eerder geschreven teksten te uploaden als voorbeeld en uit te leggen wie de doelgroep is.

3. Lange teksten samenvatten

Of het nu gaat om een lang artikel, beleidsdocument, adviesrapport, onderzoek of mailwisseling: AI haalt razendsnel de kern naar boven. Dat bespaart jou veel lees- en uitzoekwerk.

Typische toepassingen:

  • Lange artikelen samenvatten in de vijf belangrijkste punten
  • Rapport samenvatten voor je manager of team
  • Meerdere documenten laten vergelijken
  • Checken of bepaalde informatie genoemd wordt

4. Van notities naar acties

Veel mensen maken notities. Heel goed, maar daarna blijven ze maar al te vaak liggen. Met AI verander je losse krabbels in duidelijke vervolgstappen. Bijvoorbeeld zo:

  • “Maak van deze aantekeningen een actielijst per persoon.”
  • “Zet dit om in een follow-up mail naar de klant.”
  • “Vat het gesprek samen en geef 3 aanbevolen vervolgstappen.”

Dit werkt ook uitstekend wanneer je AI gebruikt op je mobiel. Bijvoorbeeld na een klantgesprek op locatie. Op de terugweg spreek je snel je belangrijkste bevindingen in, je verstuurt het naar ChatGPT en vraagt om er een verslag van te maken en een samenvatting voor je manager. Eenmaal terug op kantoor zijn je aantekeningen dan al zo goed als uitgewerkt en gedeeld. Meer hierover in een later hoofdstuk.

5. Data begrijpelijk maken

AI is geen rekenmachine, maar wel een uitstekende uitlegmachine. Je kunt tabellen en cijfers (bijvoorbeeld uit Excel) delen en vragen:

  • “Wat valt op in deze data?”
  • “Geef me trends, afwijkingen en mogelijke oorzaken.”
  • “Leg deze cijfers uit op een manier die een niet-specialist snapt.”

Ideaal als je zelf geen analist bent, maar wel regelmatig met cijfers werkt.

6. De onderschatte kracht van de camera

Een van de grootste eye-openers bij veel deelnemers in onze trainingen is hoeveel AI kan met tekst op foto’s.

Denk bijvoorbeeld aan

  • Een foto van een whiteboard vol ideeën
  • Post-its van een brainstorm
  • Flip-over vellen van een strategische sessie
  • Afbeeldingen van procesflows of schema’s

Als jij de foto uploadt met een duidelijke instructie zoals:

“Dit zijn de aantekeningen uit een brainstorm over onboarding. Vat ze samen, structureer ze en maak een conceptverslag plus een korte presentatie voor het MT.”

… dan doet AI in een minuut wat jou normaal minstens een uur kost.

Vooral de mobiele apps van ChatGPT en Copilot zijn hier extreem handig voor.

Conclusie

AI verandert de manier waarop je schrijft en leest. Jij blijft de expert, maar houdt door AI in te zetten veel meer tijd over voor denkwerk. Voor iedereen die veel met tekst werkt, geeft AI daarom een geweldige productiviteitsboost!

Ontwikkel je vaardigheden

Wil je met AI aan de slag om jouw kantoorwerk sneller en slimmer uit te voeren? Volg dan één van onze trainingen!

Sneller, creatiever en efficiënter werken op kantoor met gebruik van AI? Download gratis de whitepaper en ontdek praktische tips, tools en prompts.

Download whitepaper
whitepaper ai