15 februari 2021

In veel branches werken we momenteel letterlijk en figuurlijk op afstand. We zoomen en skypen heel wat af. Hoe kun je ook online met aandacht een goed gesprek voeren? Wij geven een aantal tips. 

Tip 1: Stem het middel af op het doel. 

Als je een gesprek gaat voeren en je wilt dat het een goed gesprek wordt, dan is de voorbereiding het halve werk. Ook als je dit gesprek op afstand voert. Dit doe je door – naast de inhoud – vooraf stil te staan bij je intentie en motivatie; waarom wil je het gesprek voeren en wat wil je ermee bereiken? Dergelijke vragen helpen je om het gesprek met aandacht te voeren. Vervolgens kun je kiezen welk contactmiddel daar het beste bij aansluit: telefoneren, beeldbellen, of toch liever een afspraak maken op een plek waar je op gepaste afstand kunt praten. 

Tip 2: Zorg dat je ongestoord kunt praten. Afleiding - IMK Opleidingen

Bij een gesprek wat echt aandacht vraagt, is het wel zo prettig als je niet wordt afgeleid. Kies een zo rustig mogelijke omgeving voor je gesprek en kondig je gesprek aan bij je eventuele huisgenoten. Neem een paar minuten om je hoofd leeg te maken en met focus en energie het gesprek in te gaan.  

En dan ga je met volle aandacht het gesprek in. Nu is het de kunst om te voorkomen dat je aandacht en je gedachten alle kanten uit vliegen. Hoe kun je gefocust en geconcentreerd blijven? 

Tip 3: Op één plek tegelijk zijn. 

De Benedictijner monniken hanteren in hun kloosterleven een levensregel: op tijd beginnen, op tijd stoppen en de tijd daartussen je aandacht volledig richten op de voorgenomen of geplande bezigheid. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. De dagindeling in het kloosterleven van de Benedictijnen bestaat in feite uit een continue training in discipline om te beginnen, te stoppen en tussentijds de aandacht op de activiteit van het moment te richten. Ook jij kunt jezelf trainen in het sturen en richten van je aandacht. Die kan maar op één plek tegelijkertijd zijn. 

Tip 4: Wissel verschillende manieren van luisteren af. 

Aandacht en luisteren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Als we luisteren, kunnen we onze aandacht bewust richten en verleggen: op onszelf (ik-gericht), op onze gesprekspartner (ander-gericht) of op de interactie tussen ons (globaal gericht). 

Bij ik-gericht luisteren verzamel je informatie of check je of je de ander goed begrijpt. Bijvoorbeeld:

  • Klopt het dat je nu in de afgelopen week niet aan dit project gewerkt hebt?
  • Ben je in het afgelopen jaar niet bij klant x geweest?
  • Begrijp ik goed dat het thuiswerken je goed bevalt? 

Bij ander-gericht luisteren stel je open vragen en vraag je door op wat de ander vertelt. Open vragen zijn bijvoorbeeld:

  • Welke werkzaamheden sluiten goed aan op je competenties?
  • Waar kan ik je mee helpen?
  • Hoe kijk jij aan tegen werken op afstand met je collega’s?

Als je doorvraagt kun je kort en krachtig zijn: Hoezo?Oh ja, vertel eens…Hoe komt dat?. Of je herhaalt de laatste zin of het laatste woord van de ander. Veel meer is vaak niet nodig om je gesprekspartner door te laten praten. 

Bij globaal luisteren stel je vragen stellen over alles wat je waarneemt of ervaart qua energie of onderbuikgevoel. Bijvoorbeeld: 

  • Ik ervaar ons gesprek als stroef, jij ook?
  • Ik merk dat ik mijn aandacht er niet goed bij kan houden, hoe is dat voor jou?
  • Ik heb het gevoel dat we in kringetjes draaien, jij?

We noemen dit ook wel meta communiceren. 

Luisteren - IMK OpleidingenDe ene soort van luisteren is niet beter dan de andere. Elke soort aandacht heeft zijn functie. De kracht zit hem in het bewust schakelen tussen de drie soorten van aandacht. Als je alleen maar ik-gericht luistert heb je grote kans dat de ander voelt dat hij weinig ruimte krijgt voor zijn inbreng. Dan kan hij reageren met zich afhankelijk opstellen, stiller worden en mogelijkerwijs afhaken. Als je alleen maar ander-gericht luistert, zal de gesprekspartner in eerste instantie alle ruimte voelen, en als hij graag of gemakkelijk praat, de ruimte ook vullen. Wanneer dit echter te lang duurt, zal hij afdwalen, onzeker worden of je nog wel luistert, of zich afvragen wat jij ervan vindt. 

Tip 5Richt je aandacht bewust op die ander en het gesprek. 

We voeren bijna al onze gesprekken met medewerkers momenteel op afstand. En meer dan ooit willen we goed contact en verbinding met elkaar houden. Dat bereik je door je gesprekken, net als de Benedictijner monniken, gedisciplineerd en met gerichte aandacht te voeren. Juist in video- en telefoongesprekken is het belangrijk om je aandacht bewust te richten: of op jezelf, of op de ander of globaal. En ook om je aandacht te kunnen verleggen van zien naar horen naar ervaren (intuïtief luisteren).

Logo IPV - IMK OpleidingenDit artikel is een bewerking van het hoofdstuk De drukte voorbij uit het boek Gesprekken die werken; impact met een goed gesprek (Thema, 2018), geschreven door Ineke van den Berg en Tineke Kanters van IPV Training & Advies.