Klantverhaal Probiblio

ProBiblio_logo_100Duidelijke verwachtingen door training functioneringsgesprekken

Leidinggevenden van bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland kunnen sinds 2011 een training volgen voor het houden van beoordelings- en functioneringsgesprekken. Dit gebeurt via ProBiblio, full-service dienstverlener voor bibliotheken, dat de training aanbiedt. “Een gezamenlijke trainingsaanpak kan voor andere organisaties ook heel waardevol zijn”, tipt Mireille Dorn, adviseur opleiding en ontwikkeling van ProBiblio.

>> In 7 stappen van vraagstuk naar resultaat, hoe doen wij dat?

“Verwachtingen tussen medewerker en leidinggevende worden explicieter besproken”

ProBiblio in Hoofddorp (160 medewerkers) draagt  met een breed pakket van producten en diensten bij aan de kwaliteit van 46 bibliotheken. Onder andere op het gebied van trainen en opleiden van medewerkers. Door centrale inkoop profiteren bibliotheken niet alleen van kostenbesparing, maar ook van onderlinge kennisdeling.

Wat was de aanleiding voor de trainingen?

“Bij bibliotheken is een flinke cultuurverandering gaande. De vaak traditionele organisaties maken een flinke professionaliseringsslag. Ze willen onder andere transparanter en meer resultaatgericht werken. Verwachtingen tussen medewerkers en leiddinggevenden moeten daarvoor steeds explicieter worden besproken. Op verzoek van verschillende bibliotheken hebben wij een nieuw format ontwikkeld voor beoordelings- en functioneringsgesprekken. Maar wij willen leidinggevenden ook in de praktijk op weg helpen om de beoogde resultaten te halen.”

Hoe zagen de trainingen eruit?

“In 2011 is bij twee bibliotheken een maatwerk training gegeven en drie hebben gezamenlijk deelgenomen aan een open training. De trainingen duurden twee dagen. De eerste dag bestond uit bespreken van de theorie en vooral uitgebreid oefenen van de gesprekken tijdens rollenspellen, opdrachten en ervaringsuitwisseling. Onze praktijk stond daarbij centraal. Later volgde een terugkomdag om opgedane ervaringen te bespreken, delen en nieuwe vragen te stellen.”

Was de open training met meerdere bibliotheken nuttig?

“Absoluut. Dit blijkt vooral voor kleinere organisaties met een kleiner managementteam erg nuttig. Het zorgt voor een extra kruisbestuiving van kennis en ervaring. Het werkt goed zolang groepen niet groter worden dan zo’n twaalf personen.”

Hoe zijn de trainingen bevallen?

“Zeer goed. Leidinggevenden zijn goed op weg geholpen om functioneringsgesprekken voor te bereiden, uit te voeren en op te volgen vanuit de nieuwe visie. Erg waardevol is dat zij afspraken nu SMART kunnen formuleren. Daardoor kunnen leidinggevendende effecten straks ook echt duidelijk meten. Ook geeft de nieuwe aanpak meer mogelijkheden om medewerkers te binden en boeien en hun persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Wij zijn ook erg tevreden over IMK Opleidingen, waar wij door eerdere ervaringen nu eigenlijk haast automatisch hebben aangeklopt. Doordat zij goed inleven in de praktijk van bibliotheken, kregen wij uitstekend opleidingsadvies over de juiste aanpak. Dit zorgt ook dat de trainingen goed aansluiten bij de dagelijkse praktijk van bibliotheken.”

Wat kunnen andere organisaties leren van jullie aanpak?

“De gezamenlijke inkoop van een training kan heel interessant zijn. Door vragen van verschillende bibliotheken te bundelen, konden wij zorgen voor gezamenlijke inkoop. Dat zorgt niet alleen voor efficiency, maar geeft ook meer mogelijkheden om van elkaar te leren. Dat gebeurde bij ons bijvoorbeeld tijdens de open training. We willen in 2012 zeker doorgaan met de trainingen en ook de open training voor meerdere bibliotheken willen we dan graag weer inzetten.”

>> Lees meer over de training Beoordelings- en functioneringsgesprekken voeren

Lees nog meer inspirerende klantverhalen