Samen met IMK Opleidingen hebben we 31 functies herschreven

Doorgroei van telefoniste naar HR-coördinator

Toyota Van Ekris is een bedrijf met 80 medewerkers verdeeld over 4 vestigingen. Mariska begon ooit als telefoniste, groeide door naar de financiële administratie en rolde van daaruit HR in. “De algemeen directeur zei op een gegeven moment: ‘Ik denk dat jij geen cijfermens bent, maar meer een mensen-mens.’ Vanaf dat moment ben ik de HR-functie gaan oppakken.”

Alle HR-processen op orde hebben

“Eerst ben ik twee HRM-trainingen gaan volgen bij IMK Opleidingen, met veel succes. Daardoor wist ik al best goed wat ik wilde aanpakken. In ons bedrijf word je als HR-coördinator gelukkig overal bij gevraagd. Ik zit bijvoorbeeld vaak bij de directie aan tafel. HR is bij ons een serieus thema. “

“Dat is ook niet voor niets: we hebben 80 medewerkers in dienst, verdeeld over 4 vestigingen, en dat worden er misschien nog meer. Ik wil graag alle HR-processen binnen ons bedrijf op orde hebben. Maar hoe pak ik dat aan, in combinatie met mijn dagelijkse werk? Ik wil ook nog de werving en selectie op gang brengen, maar welke kanalen zetten we in? Hoe richt ik onze onboarding in? Ook de ziekteprotocollen moeten op orde zijn, en ik wilde aan de slag met het herschrijven van ons personeelshandboek.” 

Kortom… veel plannen en ambities. Maar waar begin je?

Functiebeschrijvingen als fundament

Mariska wist dat ze met functieprofielen wilde beginnen. “Want in mijn ogen hang je daar alles aan op. Nieuwe mensen aannemen gaat bijvoorbeeld veel beter als je functies beschreven hebt. Denk aan functies als Eerste monteur, Tweede monteur of Diagnose specialist. En ook als we iemand intern willen laten doorgroeien, kunnen we met een goede functiebeschrijving veel beter kijken en bespreken wat een medewerker nodig heeft om die stap te maken.”

Meteen aan de slag

In vier maanden heeft Mariska samen met onze HR-specialist Kristel van Dam gezorgd dat die functiebeschrijvingen er kwamen. “Echt zo fijn! Ik hoefde haar alleen de functies door te geven, en zij zorgde dat er profielen kwamen. We zagen elkaar tussentijds regelmatig en bespraken dan de voortgang. Daarna ging Kristel meteen weer aan de slag.

Zo kwamen we tot mijn verrassing op maar liefst 31 functieprofielen. Tegelijk hield Kristel mij ook scherp: zij tipte mij bijvoorbeeld om ook een Stagiair profiel te maken. Ook hebben we alle profielen in samenspraak met onze coördinatoren gemaakt en bij hen getoetst: kloppen ze? Dat leidde nog tot wat aanscherpingen.”

Antwoord op alles

Bij IMK Opleidingen kijken we graag verder dan de klantvraag ”Zoals: wat zet je eigenlijk allemaal in een functieprofiel? Kristel had daar antwoord op. Niet alleen taken en verantwoordelijkheden, maar ook: aan wie draag je verantwoording af? En overkoepelende informatie zoals de visie en missie van Van Ekris, en onze kernwaarden.

In het hele traject dacht Kristel aan alles en nam mij veel werk uit handen. Ook was het fijn om af en toe met haar te kunnen sparren over andere HR-vragen. Ik mis dat in de praktijk vaak, omdat ik deze functie in mijn eentje doe. Kristel dacht bijvoorbeeld met mij mee over het bepalen van onze kernwaarden, maar ook over kleine praktische dingen, zoals calamiteitenverlof en hoe dat wettelijk geregeld is.”

Volgende stap

“Ik ben nu aan het bedenken welk onderdeel ik hierna wil oppakken. Ik wil onder andere met onze werving en selectie aan de slag en met de ontwikkelgesprekken. Want in de toekomst willen wij toe naar meerdere gesprekken per jaar met medewerkers. We willen dat die gesprekken wederzijds zijn: wat heb jij nodig, wat wil je? Zodat het niet alleen draait om je functioneren, maar vooral om het hebben van een gelijkwaardig gesprek met je leidinggevende. Wat mij betreft gaan we ook dit snel en goed optuigen samen met de IMK Opleidingen.”