Hoe geef ik taken uit handen zonder de grip te verliezen?

Een cursist vraagt zich het volgende af:
Als teamleider vind ik het lastig om te delegeren. Hoe belangrijk dit ook is, ik merk dat ik moeite heb om anderen taken toe te vertrouwen. Het liefst doe ik het allemaal even zelf. Dan weet ik precies wat er gedaan is en dat dit op de juiste manier gebeurt. Mijn medewerkers begrijpen niet alles even goed en er worden fouten gemaakt. Het gevolg is dat ik als een soort politieagent de boel in de gaten houd. Zo wil ik eigenlijk helemaal niet zijn en ik kom daarnaast in tijdnood. Ik wil graag werk aan anderen overlaten, maar ik wil ook grip houden op de kwaliteit. Soms wordt het me wat te veel, wat moet ik nu doen?

IMK Trainer Christine Meijer antwoordt:
Beste teamleider,
Delegeren is de kunst van het loslaten. Veel leidinggevenden hebben daar moeite mee. U geeft controle uit handen, u moet op uw mensen vertrouwen. Ook weet u dat u verantwoordelijk bent en aangesproken wordt op de mogelijke fouten. Niet gemakkelijk dus. Ik geef u enkele inzichten en vaardigheden die helpen om beter te kunnen loslaten, zonder dat het resultaat in gevaar komt.

Als eerste is het belangrijk dat u inziet dat NIET delegeren geen optie is. Misschien redt u zich op de korte termijn, omdat u het zelf snel en goed kunt afhandelen. Maar u kunt niet al het werk van uw medewerkers blijven doen. U wilt dat de medewerkers zich ontwikkelen en dat ze door samen te werken tot sterke teamresultaten komen.
Fouten zult u moeten accepteren en gaan zien als een ‘investering in leren’. Op de lange termijn profiteert u daar absoluut van.
En hoe zit het met de schade op korte termijn? Als u op de juiste manier delegeert, is de schade zeer beperkt te houden. Veel leidinggevenden denken dat ze delegeren, maar doen in feite aan ‘afschuiven’. Na een korte, bondige uitleg mag de medewerker ergens mee aan de slag en wordt daarmee in feite in het diepe gegooid. De leidinggevende verwacht een goede aanpak, namelijk precies zoals hij of zij het zelf ook zou doen. De uitkomst is dan meestal niet best.

Hieronder treft u enkele tips om op een goede manier te delegeren:

  • Delegeren is niet werk verdelen of afschuiven, maar een verantwoordelijkheid van uzelf (of een ander) aan een medewerker overdragen.
  • Kies hiervoor een enigszins ervaren medewerker uit die klaar is voor extra verantwoordelijkheid. Bij onervaren medewerkers kunt u nog niet delegeren, maar zult u ze intensief moeten begeleiden. Dat is een andere stijl van leidinggeven.
  • Geef de goede instructies met onder andere een duidelijk doel, kwaliteitsnormen en deadline. Vul de procedure niet letterlijk in, maar vraag naar de aanpak van de medewerker en praat daar samen over.
  • Geef de medewerker dan ook ruimte om het op zijn of haar eigen manier aan te pakken, zolang de doelen, kwaliteit en deadline wordt gehaald.
  • Spreek rapportage momenten af, waarbij de medewerker laat zien hoever hij/zij is.
  • Stuur bij waar nodig en geef complimenten waar het goed gaat.

Delegeren gaat dus nooit zonder controleren, want als leidinggevende blijft u eindverantwoordelijke. Het is de kunst om de medewerker niet het gevoel te geven dat u hem/haar controleert. Noem het daarom rapportage of afstemmen. Dat voelt juist goed voor de medewerker. Hij of zij wordt niet in het diepe gegooid, heeft de kans om vragen te stellen, krijgt aandacht en kan trots laten zien wat er is bereikt. Het is ook een kans voor u als leidinggevende om complimenten te geven, waardoor de motivatie toeneemt en er steeds meer een professioneel team ontstaat. Op deze wijze bent u echt aan het leidinggeven en helpt u collega’s zich te ontwikkelen.

Natuurlijk begrijp ik dat de praktijk wel eens wat spannender is en dat het niet altijd zo perfect verloopt, zoals hierboven aangegeven. Toch hoop ik dat deze inzichten en vaardigheden u weer een paar stappen verder helpen. Het zal niet van de ene op de andere dag gaan, maar iedere stap vooruit heeft al direct effect.

Er is natuurlijk nog veel meer te zeggen en te leren rond dit thema. Mocht u meer willen weten over effectief delegeren, schrijf u dan in voor één van de trainingen of opleidingen.

Klik hier voor meer informatie of bel ons op 0172 – 42 34 56.