8 december 2020

Klaar met dit jaar: tijd voor een nieuw beoordelingssystematiek

Het einde van het jaar is meestal een mooi moment om terug te kijken en nieuwe plannen voor het komende jaar te maken. Terugblikken heb ik al volop gedaan, zie mijn eerdere blogs. Eerlijk gezegd ben ik wel klaar met dit jaar. De crisis is er nog steeds, maar we raken langzaam gewend aan de steeds weer veranderende omstandigheden waarbinnen we ons werk doen. Er ontstaat eindelijk ook weer ruimte voor lange termijn vraagstukken. Met veel plezier zet ik daar mijn tanden in.

We willen de juiste mensen op de goede plek

Bij ons staat het vernieuwen van onze beoordelingssystematiek al langere tijd op de agenda. In het huidige systeem hebben alle medewerkers in het voorjaar een functioneringsgesprek en na de zomer een beoordelingsgesprek. Veel leidinggevenden zien hier tegenop. Het kost ontzettend veel tijd en ze weten niet goed waar ze het over moeten hebben. We hebben wel formulieren, maar die gebruiken ze niet altijd. En als het wel gebeurt, dan blijken die formulieren toch een beetje gedateerd en te algemeen. Hoogste tijd dus voor vernieuwing.

Beoordelings- en functioneringsgesprek voeren - IMK OpleidingenWe staken met het MT en een aantal leidinggevenden van verschillende afdelingen de koppen bij elkaar. We vroegen onszelf: wat willen we hiermee? Waar moeten de gesprekken over gaan en belangrijker: waar moeten ze toe leiden? Gelukkig waren we het daar allemaal snel over eens. We willen de goede mensen op de juiste plek. We willen dat medewerkers met plezier en betrokkenheid de beste resultaten behalen. En we denken dat te bereiken door volop mogelijkheden te bieden tot ontwikkeling.

Nadelen huidig beoordelingssysteem

Om een nieuw systeem te ontwerpen, moeten we eerst de nadelen van het huidige systeem helder maken. Die nadelen strekken verder dan de weerstand onder de leidinggevenden. In het selectieproces bij een vacature zoeken we natuurlijk naar een match op basis van kennis, gedrag en competenties. Zodra we die match hebben gevonden, verdwijnt dit al snel weer naar de achtergrond. Iemand wordt ingewerkt en krijgt jaarlijks een beoordeling. Als het niet voldoende of goed is, dan kijken medewerker en leidinggevende waar het beter kan. Eigenlijk ben je dan al te laat. Het zelfvertrouwen en de motivatie zijn al gedaald en het wordt hard werken om dit weer te herstellen.

Nog een nadeel van het huidige systeem: te vaak wordt een medewerker overvallen door een slechte beoordeling. Die had geen idee dat hij of zij zo matig presteerde. En ook vaker dan wenselijk verrast een medewerker zijn leidinggevende met een andere baan. Dat geeft duidelijk aan dat er te weinig wordt gecommuniceerd.

Zo lang mogelijk gelukkig en effectief

Tijd - IMK OpleidingenTerug naar onze werkgroep. Eindelijk kon ik mijn idee pitchen, waar ik me al langere tijd in verdiept had. Ik stelde voor om de gesprekken niet meer jaarlijks te doen, maar het hele jaar door. Hiermee laten we het onderdeel zijn van een grotere cyclus. Die cyclus begint als iemand wordt aangenomen en eindigt als die persoon weer uit dienst gaat, om welke reden dan ook. In die tussenliggende tijd willen we de beste talenten en kwaliteiten naar boven halen. Dat doen we door regelmatig goede gesprekken te voeren. Als we medewerkers vaker spreken, dan hebben we het eerder in de gaten als hun ontwikkeling stagneert. En dan kunnen we dus ook eerder bijsturen.

Die gesprekken krijgen ook een andere inhoud en vorm. Het worden ontwikkelgesprekken, op persoonlijk niveau en op teamniveau, waarbij we die ontwikkeling monitoren en bijsturen. Zo weten leidinggevenden altijd wat er speelt en blijven medewerkers zo lang mogelijk gelukkig, effectief en betrokken bij de organisatie. (Lees ook mijn eerdere blog Boeien en binden van medewerkers.)

Dat kost toch veel meer tijd?

Toen ik was uitgesproken, keek ik om mij heen. Ik zag bij de leidinggevenden vooral fronsende blikken. Ik vroeg hen om een eerste reactie. Dat kost toch verschrikkelijk veel extra tijd? Als het goed gaat met een medewerker, dan is dat toch niet nodig? Een medewerker heeft toch ook een eigen verantwoordelijkheid als het om zijn of haar ontwikkeling gaat? Wij hoeven ze toch niet continu aan het handje mee te nemen?

Toen schrok ik wel even. Ik ging zo op in mijn verhaal, dat ik niet had gemerkt dat de groep bedenkingen had. Razendsnel dacht ik na over hoe ik ze kon overtuigen. Ik besloot om een voor een op de bezwaren in te gaan. Ik zei dat ik hun reactie begreep. Niemand wil dat het nog meer tijd gaat kosten. Ik denk juist dat zo’n continu-cyclus prettiger is, omdat gesprekken dan ook kort kunnen zijn. Bij regelmatig contact pak je de draad van het vorige gesprek gemakkelijker weer op. En dat kan ook even in een informele setting.

Voor ik het wist, was ik opnieuw langere tijd aan het woord. Nu moest ik echt ruimte maken voor reacties. Wil je weten of ik iedereen aan boord kreeg voor dit nieuwe beoordelingssysteem? En hoe we dit allemaal vorm gaan geven? Volgende keer vertel ik hier verder over. Hou mijn blog in de gaten.

Hoe hebben jullie de beoordelingscyclus ingericht? En hoe bevalt dat voor jullie? Zijn jullie met duurzame inzetbaarheid bezig? Ik ben heel benieuwd. Tot de volgende blog!

Kim van Alphen - IMK Opleidingen

 

Groeten,

Kim van Alphen

HRM-adviseur

Ps. Volg je me al op LinkedIn?