1 november 2020

Dit jaar wilde ik verdieping aanbrengen in mijn vak als strategisch HRM’er. Door de coronacrisis kreeg die verdieping een heel andere lading. In mijn maandelijkse blogs vertel ik je er alles over.

Waar te beginnen?

Je pakt vaak de rol die nog niet wordt ingenomen. In het begin van de coronacrisis, toen de contouren van ‘het nieuwe normaal’ zich langzaam begonnen af te tekenen, wist ik heel even niet waar ik moest beginnen. Zoveel dingen om rekening mee te houden en zoveel zaken te regelen. Wat is nu mijn belangrijkste verantwoordelijkheid? Welke rol pak ik vanuit HR?

Ik wist: die rol is voor mij!

Tijdens de eerste twee spoedvergaderingen, waarover ik in mijn vorige blog vertelde, kreeg ik daar eigenlijk direct antwoord op. Mijn mede MT-leden stortten zich volledig op onze financiële positie en de mogelijkheden voor het aanpassen van onze producten en diensten. We hadden te maken met een veranderde klantvraag én met gesloten grenzen en alle gevolgen van dien. Zij analyseerden in razend tempo hoe ze de bestellingen door konden laten gaan en hoe we konden bezuinigen waar nodig en mogelijk. Eén rol bleef heel duidelijk liggen: wie zorgt er voor het personeel? En ik wist: die rol is voor mij!

Om de organisatie zo goed mogelijk draaiende te houden, konden we absoluut niet zonder ons personeel. Zij hadden volop vragen en kampten met onzekerheid en dat veroorzaakte behoorlijk wat onrust. Mensen moesten thuis gaan werken of juist aangepaste werkplekken krijgen. Vele medewerkers hadden opeens fulltime hun kinderen thuis of waren mantelzorger. Wij als directie moesten laten zien dat we hun veiligheid en welzijn bovenaan hadden staan.

Mensen willen gehoord worden

Ik was duidelijk de verbindende factor tussen de directie en de medewerkers. Sinds het begin van deze crisis plan ik elke week in mijn agenda tijd in om medewerkers en teamleiders te bellen. We komen elkaar niet meer tegen bij de koffieautomaat of in de wandelgangen. Dus ik zoek ze telefonisch op.

Ik ben vooral een luisterend oor. Brandjes zelf blussen, daar ben ik al snel mee gestopt. Dat kostte ongelooflijk veel tijd en mensen lossen het uiteindelijk prima zelf op. Ik kan wel gaan bedenken welke vervangende werkzaamheden een team uit de productie thuis kan oppakken, maar dat weten ze toch het beste zelf. Bovendien merkte ik dat mensen vooral gehoord willen worden. Als ze vervolgens zelf tot een oplossing komen – al dan niet met wat activerende vragen van mijn kant – dan stimuleert dat de betrokkenheid, het zelfvertrouwen en het werkplezier.

Op die manier weten we: varen we nog de juiste koers?

Organisatie gs banner rd met pijl - IMK Opleidingen
Belangrijke geluiden die ik in deze gesprekken hoor/waarneem, deel ik vervolgens in ons multidisciplinaire coronateam. Dit team staat als een huis. Van alle afdelingen in onze organisatie zit er iemand in het team. De rollen zijn helder. Waar de andere teamleden vooral inhoudelijk en financieel kijken, ben ik de verbindende factor tussen het personeel en het management.

We informeren elkaar over de laatste ontwikkelingen en houden elkaar scherp met onze kritische blik. We blijven de resultaten meten: zowel wat betreft het welzijn van de medewerkers als de kosten/baten-balans. Op die manier weten we of we nog de juiste koers varen en kunnen we tijdig bijsturen. En wat ook interessant is: wat kunnen we behouden in het tijdperk na corona, omdat het zo goed blijkt te werken?

Ik zal een voorbeeld geven. We konden helaas niet iedereen een budget geven om een thuiswerkplek in te richten, dat liep te hoog in de papieren. Maar we hebben wel op individueel niveau meegedacht. Zo konden alle medewerkers die thuis gingen werken, een afspraak maken om kantoorbenodigdheden af te halen. En bij twee mensen die in de risicogroep vallen en daardoor extra voorzichtig waren, hebben we het zelfs laten bezorgen.

Onze veerkracht wederom op de proef gesteld

Als coronateam zorgen we voor duidelijke communicatie en transparantie over keuzes die we maken en hoe we ervoor staan als organisatie. We spelen meteen in op nieuwe maatregelen en ook op vragen vanuit het personeel of juist vanuit de directie. De tweede golf is in volle gang en de veerkracht van ons coronateam en ons voltallige personeel wordt wederom op de proef gesteld. Ik merk dat de wekelijkse gesprekken weer serieuzer worden en de zorgen van medewerkers nemen toe. Maar we blijven met elkaar in gesprek en dankzij ieders inzet ik heb alle vertrouwen in onze organisatie en de toekomst.

Hoe gaat het bij jou? Heb jij ook een coronateam? Lukt het jullie om wendbaar te zijn en het personeel erbij te betrekken? Ik ben benieuwd.

Kim van Alphen - IMK OpleidingenGroeten,
Kim van Alphen,

HRM-adviseur

Ps. Volg je me al op LinkedIn?