Inleiding De (directie) secretaresse vervult een spilfunctie in de organisatie. Zij is van alles op de hoogte en anderen verwachten dat ook van haar. Ze functioneert tussen de directie, managers, collega’s en klanten. Zij organiseert alles tot in de puntjes, is pro-actief, initiatiefrijk, heeft een groot gevoel van verantwoordelijkheid en is communicatief sterk. Bovendien is zij vaak het luisterend oor van het bedrijf en moet daarom goed kunnen omgaan met emoties, weerstanden en conflicten. Veel secretaresses zijn in de praktijk deze functie ingerold zonder specifieke opleiding of intensieve begeleiding. Zeker wanneer de organisatie groeit. Om ervoor te zorgen dat de secretaresse dan in topvorm komt en blijft, heeft IMK Opleidingen deze cursus ontwikkeld.
Programma Organisatie en planning
• Het belang van uw centrale rol als secretaresse
• Organisatiestructuur, communicatielijnen en bedrijfsorganisatie
• Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• Perfecte bureauorganisatie
• Planning, prioriteiten en time management
• Agendabeheer, post en archief
• Vergaderingen voorbereiden, voeren en notuleren
Communicatie en servicemanagement
• Interne en externe klantgerichtheid
• Het communicatieproces: verbaal en non-verbaal
• Kracht van positief denken en benaderen
• Gesprekstechnieken
• Zakelijke correspondentie
• Interne correspondentie: memo’s en e-mails
• Klantgericht en professioneel telefoneren
• Telefoon filteren voor het management
Samenwerken en processen sturen
• Omgaan met en herkennen van verschillend gedrag
• Samenwerken met leidinggevende en/of directie
• Stijlen van leidinggeven, delegeren
• Assertief handelen
• Omgaan met emoties, weerstanden en conflicten
• Feedback geven en ontvangen
Aan het eind van de cursus wordt er geëvalueerd aan de hand van de leerdoelen.
Voor wie De cursus is speciaal ontwikkeld voor (directie) secretaresses die geen specialistische secretaresse-opleiding hebben gevolgd en meer grip op hun functioneren willen krijgen. U bent meegegroeid met de organisatie of juist gegroeid ín de organisatie. Alles wordt professioneler en ook de eisen die men aan uw functie stelt, worden hoger. De cursus is bijzonder geschikt wanneer van u wordt verwacht dat u alles tot in detail organiseert en goed met alle partijen communiceert. U zoekt geen lange, theoretische (taalkundige) opleiding, maar juist een korte, sterk praktijkgerichte cursus die uw persoonlijke effectiviteit verhoogt.
Trainers De cursus wordt gegeven door zeer ervaren trainers met uitgebreide kennis van communicatie en organisatie binnen het secretaressevak.
Wat leer ik Na het volgen van deze cursus bent u beter in staat om:
- Structuur aan te brengen in de complexiteit van alle werkzaamheden
- Prioriteiten te stellen en te focussen op kwaliteitsverbetering
- Inzicht te creëren in alle belangrijke aspecten die zich op het secretariaat voordoen
- Effectiever te communiceren met alle partijen
- Slagvaardig te handelen als spil van de organisatie
- Sturing te geven aan uw eigen werk, werk van collega’s en het werk van uw baas
Werkwijze Er wordt gewerkt in groepen van gemiddeld 10 deelnemers. Het maximum is 18. Bij IMK Opleidingen begint het leren al direct na inschrijving. Wij bieden u een breed leerconcept, waarvan de training de kern vormt. Vooraf ontvangt u digitaal een preview van het lesmateriaal inclusief voorbereidingsopdracht. De training zelf is bijzonder interactief, met de nadruk op het toepassen van de theorie. Zelfanalyses, oefeningen, discussies en ervaringsuitwisseling maken het leerproces persoonlijk en zeer praktijkgericht. Tussentijds onderhoudt u contact met uw leerpartner en/of medecursisten en werkt u aan een specifieke opdracht. Na afloop is het toepassen in de werksituatie van groot belang. U kunt blijven sparren met uw leerpartner en nog zes weken gebruik maken van e-coaching met uw trainer.
Persoonlijk Stappen Plan
U legt stapsgewijs uw verbeterideeën vast, op basis van prioriteit en tijdpad. Met behulp van uw PSP brengt u het geleerde in de praktijk, stimuleert u persoonlijke groei en formuleert u actiepunten richting de organisatie.
Praktijkgerichte (half)jaaropleiding op MBO+ niveau met diploma.
Opleiding Management Assistent B™ Doorgroeien naar een leidinggevende of adviserende rol Praktijkgerichte (half)jaaropleiding op HBO denk- en werkniveau met diploma.
